Організація взаємодії як функція менеджменту

Організація взаємодії - це процес створення структури управ­ління підприємством, яка дає можливість персоналу об'єднати свої зусилля для досягнення певних цілей.

Організація як функція менеджменту передбачає розподіл зав­дань між керівництвом підприємства, окремими підрозділами або працівниками і встановлення взаємодії між ними.

Організація забезпечує ефективну діяльність підприємства. Це передбачає формування системи управління та її органів - підроз­ділів апарату управління, включаючи розподіл між ними функцій, прав і відповідальності, раціональне співвідношення керуючої і ке­рованої підсистем підприємства, взаємозв'язок між елементами цієї системи управління, об'єктами управління та іншими системами; ефективне використання управлінських процесів; розробку рішень та їх виконання; регламентацію управлінських робіт - процедур оброблення інформації, застосування засобів оргтехніки.

Виділяють два основних елементи в організації управління. Пер­ший - організація взаємодії та розподіл повноважень, другий - по­будова організаційних структур управління підприємством. Ці еле­менти взаємопов'язані та взаємозумовлені. В їх основу покладено функції апарату управління підприємства.

Функції апарату управління - це особливий вид діяльності уп­равлінських працівників, які забезпечують виконання поставлених перед колективом підприємства завдань.

Організація взаємодії та повноважень ґрунтується на взаємовід­носинах повноважень, які пов'язують вищі рівні управління з ниж­чими і забезпечують можливість розподілу і координації завдань.

Засобом, за допомогою якого керівництво встановлює відноси­ни між рівнями повноважень, є делегування.

Делегування повноважень полягає в тому, що менеджер надає право безпосередньо підлеглим йому особам самостійно здійсню­вати певні дії або приймати відповідні рішення. Отже, делегування повноважень передбачає делегування обов'язків і прав, тобто час­тину своїх функцій і прав, необхідних для їх виконання, менеджер передає підлеглим. Відповідальність найчастіше не делегується. її зберігає цей менеджер перед вищим керівництвом, незалежно від того, кому і які функції він делегував.

Отже, менеджер, що делегував свої повноваження, несе відпо­відальність за рішення і дії, які здійснили особи, яким були делего­вані ці повноваження. У свою чергу, ці особи несуть відпові­дальність перед менеджером.

Очевидно, що одне з найважливіших завдань менеджера будь-якого рангу - вибрати безпосередньо підлеглих йому осіб, здатних виконувати делеговані їм повноваження. Свої обов'язки і права ме­неджер може делегувати не тільки безпосередньо підлеглим йому особам. Так, для виконання або вирішення будь-якого завдання може бути організована тимчасова група (команда), керівник якої керівни­кові підприємства безпосередньо не підпорядкований. Разом з тим, на період виконання керівник підприємства може надати йому певні повноваження, в тому числі й такі, що передбачають дії від його імені.

Делегуванню підлягають не всі обов'язки і права, а лише та їх частина, яка не є прерогативою менеджера (наприклад, видання наказів, підпис деяких звітних документів тощо).

При делегуванні слід додержуватись відповідності виконуваних обов'язків обсягу наданих підлеглому працівникові прав. Якщо обсяг цих обов'язків перевищує права працівника, то виникає ре­альна загроза їх невиконання; коли прав більше, ніж обов'язків, то створюється атмосфера безвідповідальності, безконтрольності і зло­вживань.

Найбільш доцільно використовувати делегування в таких ситу­аціях:

1) зайнятість не дає змоги менеджеру самому розв'язати проблеми;

2) менеджер бачить і розуміє, що підлеглий може виконати пев­ну роботу краще за нього;

3) менеджер намагається сприяти зростанню професійної май­стерності підлеглих;

4) менеджеру необхідно вивільнити час для вирішення інших завдань.

Делегування повноважень не знімає з ме­неджера відповідальності за результати роботи, за те, що і як роб­лять його підлеглі. Вміння брати на себе відповідальність - важливий елемент го­товності менеджера до виконання своїх функцій. Особливо це сто­сується тих випадків, коли рішення приймають в умовах супереч­ливих поглядів і рекомендації, недостатньої інформації, коли велике значення мають інтуїція, передбачення, досвід, довіра до підлеглих.