Унифицированные системы документации
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация документовзаключается в установлении
единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация документов— это форма юридического
закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Суть унификациисводится к сокращению неоправданного
многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизациизаключается в возведении в норму,
обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72
на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).
С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, внесший существенные изменения в оформление
управленческой документации | в связи с | компьютеризацией |
делопроизводства. | ||
В настоящее время | действует ГОСТ | Р 6.30-2003. |
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов.
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
•разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
•внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;
•внедрение разработанных ОКТЭИ;
•ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов
– это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения
данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны
предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его
создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех
реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет
совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения
документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и
таблица.
Трафарет– это способ фиксации постоянной информации в виде
связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета– способ представления унифицированного текста, при
котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица– разорванный текст, расположенный по определенному
принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг;
- жизни и здоровья;
- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемой продукцией;
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации, совместимости автоматизированных баз данных, в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм
документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление
единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико- экономической и социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления
(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращения количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами,
механизации и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (автопротоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные,
долговременные, временные).
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (приказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, дубликаты, оригиналы).
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию
унифицированных систем документации (УСД) – совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико- экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действует восемь УСД:
•унифицированная система организационно-распорядительной документации;
•унифицированная система банковской документации;
•унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
•унифицированная система отчетно-статистической документации;
•унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
•унифицированная система документации по труду;
•унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
•унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единый
нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.
На основании Табеля создается Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых
для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.
Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:
- бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
- электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 3359;