Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

Система ОРД (Организационно-распорядительная документация). Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда

рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

- подсистема организационной (организационно - правовой) документации;

- подсистема распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов,

как:

- устав (регулирует деятельность организаций, учреждений,

обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

- положение об организации;

- штатное расписание;

- должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации – фиксирует результаты

планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых

документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

Система информационно – справочной и информационно-

аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно- распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие.

В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы – отчет. Достаточно широко используется также отчетный доклад.

Кадровая информационно – документационная система состоит из

широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно- справочными документами, в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.).

Основную массу документов этой системы составляют

персональные документы, к числу которых относятся:

- документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

- документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.;

- документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес

администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

- служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению ученых степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);

- документация по прохождению воинской службы;

- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д.

Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно- технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся:

- отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-теxнологических и

экспериментально-проектных работ;

- отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

- программы научно-исследовательских работ;

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

- монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;

- депонированные рукописи;

- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.).

Система проектно - конструкторской документации. Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей, обусловленных:

- характером изображаемого предмета (чертежи предметов

промышленного производства, объектов капитального строительства);

- степенью подробности изображения (генеральные планы,

габаритные чертежи, собственно чертежи);

- полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. В конструкторской документации, к примеру, чертеж детали, наряду со спецификациями (содержат сведения о составе сборочной единицы, комплекса или комплекта), является основным видом документов. Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи.

К важнейшим видам технических документов относятся также:

- схемы – документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;

- ТУ (содержат требования к изделию, его изготовлению,

контролю и т.п.);

- пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений);

- расчеты (содержат расчеты параметров и величин для

обоснования конструктивных решений);

- инструкции и др.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т.д.).

Технические описания – содержат информацию об особенностях

изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, дается обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчеты, инструкции, схемы, графики и т.д.

Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса. Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

- операционные (фиксируют одну производственную операцию);

- общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);

- цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

- карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат информацию о названии

проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции.

На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т.п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.

В систему технологической документации входят также графики

работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов. К технологическим документам относится и эксплуатационная документация,

регламентирующая порядок использования оборудования, содержащая правила техники безопасности и т.п.

Система документов, связанных со сферой обслуживания и

потребления, способствующая использованию технических средств. В эту систему входят:

- паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации

и пр.;

- промышленные каталоги;

- прейскуранты (прайс-листы);

- рекламные чертежи, рисунки и т.д.

Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной группы документов выделяют:

- картографическую документацию;

- инженерно - геологическую документацию;

- топографо - геодезическую документацию;

- почвенную документацию;

- гидрологическую документацию;

- аэрокосмосъемочную документацию.

К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и др., имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты (карта

- чертеж поверхности Земли, небесного тела или звездного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико- географическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т.д.

Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов)

представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.

Патентная документация и стандарты – составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют правовое значение.

Патентная документация представляет собой совокупность

сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства.

По мере ускорения научно-технического прогресса значение

патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше 80% содержащейся в ней информации не публикуется в каких- либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.

Исторически далекими предшественниками патентной

документации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были жалованные грамоты – привилегии, которые

предоставлялись ,главным образом, монастырям и реже – отдельным лицам.

Основными видами патентной документации в нашей стране

являются:

- авторское свидетельство;

- патент (от лат. patens – свидетельство, грамота).

До начала 1990-х гг. в СССР выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в Российской Федерации выдаются патенты – документы, удостоверяющие официальное признание чего- либо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осуществляется государственным патентным ведомством (Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам). Патент на изобретение в Российской Федерации действует в течение 20 лет. Он является объектом купли-продажи, т.е. товаром. Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.

К патентной документации примыкают документы на товарные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак, удостоверяющее исключительное право владельца на соответствующий товарный знак.

Кроме рассмотренных, существует еще несколько десятков

функциональных систем документации, состоящих из большого по объему и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных удовлетворять соответствующие потребности общества.

Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объективно регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества.