Глава 3. Документ и его место в системе управления

3.1. Понятия «документ», «информация»

3.2. Способы документирования

3.3. Система документации и управления

3.1. Понятия «документ», «информация»

документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым

понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед – т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же

это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.

Документ– явление сложное и древнее. Его появление,

эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин, а курс “Документоведение и документационное обеспечение управления” открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации.

В рамках данного материала остановимся лишь на значении

документа, чтобы понять, почему он заслуживает такого

углубленного изучения. Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе “Документоведение”. И хотя определения будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Понятие “информация”не менее сложно, чем документ и в его

определении также много вариантов. Пока для целей введения в специальность ограничимся определением, данным в Федеральном законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. В нем информация определяется как “сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления”. Естественная потребность человека – сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал.

Информация побуждает человека к размышлению, к осмысливанию событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что

информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав, о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.д.

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь

информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Шпионаж - это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее основе предпринять какие-либо предупреждающие действия. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король.

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи.

XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы,

финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие “информационные ресурсы”.Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.