Система документации и управление
Однако один документ – это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. “Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению” составляет систему документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения, п. 34).
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например,
прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально- техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика
той или иной сферы деятельности.
Некоторые системы документации будут являться предметом отдельного изучения в процессе подготовки документоведа, например бухгалтерская, статистическая, таможенная и т.д.
Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами. Сегодня многие работы по составлению и оформлению документов, их обработке и хранению проводятся с внедрением компьютерных технологий и требуют специальных знаний и умений. Таким образом, мы подошли ко второй части названия нашей специальности – документационное обеспечение управления. Специалист готовится к работе именно в
сфере управления, так как информационные потоки там наиболее крупные и нуждаются в организации.
Но фиксируют информацию, имеющую официальный характер, не
как попало. От документа требуется подтверждение его
подлинности. Он сразу должен иметь юридическую силу. Поэтому и документ с древнейших времен составляют по особым правилам, первоначально выработанным традициями, а затем установленными нормативными актами.
В нашем государстве документы, сохранившиеся от периода до образования централизованного государства (IX-XV вв.) – договора, жалованные, ссудные, вкладные и т.п. грамоты и другие документы, показывают, что их составление уже тогда требовало определенных навыков, умения. Их не мог составить любой человек. В Судебнике 1550 г. и Соборном уложении 1649 г. имеются статьи, посвященные порядку составления документов.
В процессе становления и укрепления централизованного государства складывается единая система центральных и местных правительственных учреждений, выполнявших административные, военные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы были связаны с высшим государственным органом и между собой. Они постоянно обменивались документами: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим и между равностоящими. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению документов, но и работе с ними.
В XVI веке слово “дело” начинает употребляться как собрание
документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово “дело” зафиксировано в документах 1584 г. (Словарь русского языка (XI-XVII вв.) Вып.4. – М.: Институт русского языка АН СССР, 1977, с. 207) .
В XVII веке первоначально в устной речи появляется термин “делопроизводство”, означающий сам процесс решения (производство) дела, “дело производить”, решать вопрос, с XVIII века термин “делопроизводство” начинает широко применяться.
XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Государство растет, расширяется. Петр I, побывав за границей, внедряет зарубежный опыт построения и работы госаппарата в России. Новые органы власти и управления должны работать более оперативно и, следовательно, увеличивается поток документов, фиксирующих и отражающих их деятельность. Выделяются специальные структурные подразделения, регулирующие документопотоки – канцелярии. Процесс документирования и работы с документами начинает законодательно регулироваться и первым таким документом считается Генеральный регламент 1720 г., а в XIX веке все процессы документирования и работы с документами скрупулезно расписаны в нормативных актах.
Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей – документов. Естественно, что работа
с ними требует больших трудозатрат и привлечения все большего количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объемов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке и именно в это время изобретаются новые средства связи – телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX в. начинается применение пишущих
машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним.
ХХ век приносит коренные изменения в организацию труда.
Возникает понятие научная организация труда – НОТ, которое
касается и сферы управления и в первую очередь – делопроизводства. Согласно НОТ всякую работу надо поставить наилучшим образом, выполнять ее легче, быстрее и качественнее. В 1920-е годы возникают первые оргпроектные работы по документационному обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации.
Но настоящей революцией в сфере управления можно считать
последнюю четверть ХХ века – внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов. Требования к структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно- документационного обеспечения управления, резко возросли.
Таким образом, мы установили, что с развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все
более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Международный стандарт Р ИСО 15489-1
– 2007 “Управление документами. Общие требования” и определяет
документ как “зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательств при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности”. Параллельно с усложнением процесса управления увеличиваются и усложняются задачи служб, работающих с документами, и все большие требования предъявляются к лицам, занимающимся этим трудом.
Но и с самого начала появления официального документа, его составление, оформление, хранение требовало специальных знаний. Эту работу всегда могли выполнять только профессионалы.
Контрольные вопросы:
1. Понятие «документ»?
2. Понятие «информация»?
3. Понятие «информационные ресурсы»?
4. Понятие «документирование»?
5. Документ и управление?
6. Система документов и управление?
7. Документационное обеспечение управления?
8. Международный стандарт на управление документацией?
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 794;