Таким чином, за своєю суттю матеріальні запаси є формою існування матеріального потоку.

Запаси слугують для того, щоб послабити безпосередню залежність між постачальником, виробником та споживачем і забезпечити безперервність відтворювального процесу. Наявність запасів дозволяє забезпечити виробництво сировиною, що постачається оптимальними за розмірами партіями, здійснювати переробку сировини в готову продукцію оптимальними розмірами, своєчасно виконувати поставки готової продукції замовникам. Незважаючи на те, що утримання запасів пов'язане зі значними витратами, підприємці змушені їх створювати (на формування матеріальних запасів щорічно витрачається більше ніж третина сукупного суспільного продукту).

У системі логістики запаси класифікуютьсяна виробничі, що ув’язують безперервність споживання ресурсів з дискретністю їх надходження від постачальників,та товарні, що ув’язують інтервали надходження продукції від постачальників з інтервалами відпускання її споживачам. Виробничі запаси, у свою чергу, поділяються на запаси, необхідні безпосередньо на виробництві, та транспортні запаси, тобто ті, що створюються при транспортуванні вантажів. Специфічним видом запасів є державні резерви, що формуються для гарантованого забезпечення упродовж деякого часу необхідного рівня споживання населенням основних видів споживчих товарів у непередбачених випадках (природні катаклізми, війни і тощо).

На підприємствах розрізняють три рівні виробничих запасів:

1 Запаси готової продукції - дозволяють службі збуту забезпечувати більш короткі строки поставок, ніж повний цикл постачання та виготовлення цієї продукції. Вони вирівнюють нерегулярності або зупинки виробництва. Достатні запаси готової продукції дозволяють уникнути або відстрочити наслідки призупинення виробництва через ремонт, простої, страйки та ін. Крім того, вони є регулятором виробництва у випадку сезонних коливань попиту, що дає можливість, якщо це бажано, працювати на постійному рівні продуктивності.

2 Запаси незавершеного виробництва (наприклад, напівфабрикатів власного виробництва)– формуються на різних стадіях виробництва таким чином, що зупинка процесу на будь-якій стадії не призводить до раптової зупинки всіх наступних операцій виробничого процесу.

3Запаси купованих матеріальних ресурсів – виробничі запаси (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів)- дозволяють шляхом зниження періодичності замовлень користуватися торговельними знижками для одержання великих партій ресурсів та "спекулювати" на коливаннях цін чи курсах кон’юнктури для сировинних матеріалів. Вони забезпечують захист проти збоїв у постачальників, наприклад, при закупівлях у монополістів.

Класифікація за виконуваною функцією запасів дозволяє розділити виробничі та товарні запаси на декілька груп, таких як: поточні, підготовчі, страхові, сезонні, перехідні.

Поточні запаси забезпечують безперервність постачання необхідними матеріальними ресурсами виробничого процесу між їх двома черговими поставками, а також забезпечити торгівлю та споживачів товарами між двома черговими відправками товарів. Поточні запаси складають основну частину виробничих та товарних запасів, їх величина постійно змінюється.

Підготовчі запаси (або буферні запаси)виділяються з виробничих запасів за потреби додаткової їх підготовки перед використанням у виробництві (наприклад, сушіння лісу). Підготовчі запаси товарних засобів виробництва формуються у випадку необхідності підготувати матеріальні ресурси до їх відправки у виробничий процес.

Страхові запаси (або гарантійні запаси) призначені для безперервного постачання споживачів у випадку непередбачених обставин: відхилення в періодичності та величині партій поставок від запланованих, зміни інтенсивності споживання, затримки поставок та ін. На відміну від поточних запасів, розмір гарантійних запасів - величина постійна і залежить від умов виконання конкретних поставок. За нормальних умов роботи ці запаси не використовуються і є недоторканними.

Сезонні запаси утворюються при сезонному характері виробництва продукції, її споживання або транспортування. Сезонні запаси повинні забезпечити нормальну роботу організації під час сезонної перерви у виробництві, споживанні або транспортуванні продукції.

Перехідні запаси - це залишки матеріальних ресурсів на кінець звітного періоду. Вони призначені для забезпечення безперервності виробництва та споживання у звітному й наступному періодах до чергової поставки.

Класифікація за часом розподіляє запаси на такі види:

– максимальний бажаний запас визначає рівень запасу, економічно оптимальний у даній системі управління запасами. Цей рівень може перевищуватися. В різних системах управління максимальний бажаний запас використовується як орієнтир для розрахунку обсягу замовлення;

– неліквідні запаси - так називають виробничі або товарні запаси, які довго не використовуються і утворюються в результаті погіршення якості товарів під час зберігання, а також морального зношення.

До основних функцій товарно-матеріальних запасів належать такі:

1) функція регулювання процесу. Деякі запаси є необхідними, оскільки потрібен час, щоб закінчити одну виробничу операцію і більш чи менш тривалий час для переходу до іншої операції;

2) економічна функція. Деякі види запасів на будь-якому рівні забезпечують незалежність окремим робочим місцям, дільницям, цехам, спрощують процеси виробництва і/або розподілу. Проте зниження цих запасів до мінімуму вимагає певних змін в організації та фінансуванні (управління якістю, обслуговування, оновлення матеріалів, професійна підготовка персоналу тощо);

3) функція упередження. Буферні запаси потрібні у випадках, коли запаси споживаються прогнозованим, але змінним чином і якщо бажано згладити ці коливання зменшенням або збільшенням запасів, а не змінами виробничої системи (технічними, технологічними і т. ін.);

4) функція захисту від випадковостей. Інколи створюються аварійні запаси, призначені для захисту від коливань у строках поставок і коливань попиту в ті ж періоди, для забезпечення безперервності виробничого процесу при непередбачених його порушеннях;

5) функція "виробництва".Товарно-матеріальні запаси можуть бути невід’ємною частиною виробничого процесу у випадку, якщо є потреба у періоді прихованого розвитку, необхідного для проведення хімічної реакції чи перетворення продукту (наприклад, дозрівання вина).

Ефективне використання запасів досягається при правильній організації управління ними, яке включає:

1 Розробку науково обґрунтованих норм запасів.

2 Планування запасів.

3 Облік, аналіз та контроль за станом запасів.

4 Оперативне (поточне) регулювання запасів.

Норма запасу– мінімальна але достатня кількість матеріальних елементів, що забезпечують безперервність виробництва та обігу.

Запаси нормуються диференційовано для кожного виду (найчастіше для поточного, підготовчого, страхового запасів). Вимірюються запаси за допомогою натуральних або вартісних показників, іноді запаси вимірюються у днях запасу.

Норму поточного виробничого запасу часто встановлюють на основі визначеного планового інтервалу поставки, тобто проміжку часу між двома суміжними поставками партій ресурсів (товарів).

Методи розрахунку планового інтервалу поставки:

а) при рівномірному інтервалі поставки (графічне зображення процесу подано на рис. 4.1):

, (4.1)

де - плановий інтервал поставки, дн.; - величина партії поставки продукції в натуральному вимірі; - планове середньодобове споживання продукції в натуральному вимірі;

Розмір

запасу

Рисунок 4.1 - Графік зміни виробничих запасів при рівномірному інтервалі поставки, рівних обсягах поставок та рівномірному середньодобовому споживанні

б) при нерівномірному інтервалі поставки:

, (4.2)

де - середньозважений інтервал поставки, дн.; - фактичний інтервал поставки; - розміри партії надходження за минулий період; 1,2,...,n - кількість фактичних надходжень поставок за минулий період.

Норма середнього поточного виробничого запасу (рис. 4.1) розраховується за формулою

, (4.3)

де - норма поточного виробничого запасу в натуральному вимірі.

Розповсюдженою є типова методика нормування виробничих запасів. Ця методика дозволяє враховувати вплив на норму запасу не тільки інтервалів поставок, а й нерівномірності споживання матеріалів. Це досягається завдяки тому, що розрахунки ведуться на основі різного обліку руху матеріальних ресурсів. При відносно рівномірному споживанні ресурсів - облік проводиться за місяцями, при нерівномірному споживанні облік проводиться за конкретними датами.

Норму підготовчого виробничого запасу визначають за формулою

, (4.4)

де - час для звичайних операцій (вивантаження матеріалів, їх приймання, оформлення документів і т. ін. - за рекомендацією типової методики цей час дорівнює одному дню); - час на спеціальні підготовчі операції (сушіння, розморожування, хімічне очищення, сортування і т. ін.).

Норму страхового виробничого запасу визначають різними методами.

Найбільш поширеним є метод, в основу якого покладений розрахунок середньозваженого середньоквадратичного відхилення фактичних інтервалів поставок від середньої запланованої величини:

, (4.5)

де - фактичний інтервал поставки; - середній інтервал поставки; - розміри партії надходження за минулий період; - планове середньодобове споживання продукції в натуральному вимірі; 1,2,...,n - кількість фактичних надходжень поставок за минулий період.

Відповідно до теорії математичної статистики норма страхового запасу, обчислена за цією формулою, гарантує безперебійність постачання виробництва на 68,3%.

За типовою методикою страховий запас встановлюється в розмірі 25% від максимального відхилення рівня поточного запасу перед поставками від його середньої величини.

Норма виробничого запасу дорівнює сумі розглянутих вище запасів:

(4.6)

Дуже важливим елементом формування раціональної системи управління запасами є вирішення проблеми визначення оптимальної величини запасів. Разом з цим задача оптимізації величини запасів зводиться не стільки до "підгонки" запасів до умов, що склалися, скільки до активної зміни умов з метою максимально можливого скорочення запасів з урахуванням мінімізації витрат. Таким чином, критерієм оптимізації величини запасів повинен бути мінімум сукупних витрат на збереження запасів і повторення замовлення. Даний критерій враховує три фактори, які впливають на величину сукупних витрат:

1 Площа складських приміщень.

2 Витрати на збереження запасів.

3 Вартість виконання замовлення.

У логістиці розроблена велика кількість оптимізаційних моделей виробничих запасів. Найбільш поширеною є так звана формула Уїлсона. За її допомогою прагнуть мінімізувати повні змінні витрати на управління запасами.

Повні змінні витрати на управління запасами - сума витрат на виконання замовлення і витрат на збереження товарно-матеріальних запасів на складі.

Витрати на виконання замовлення. Це витрати на виконання одного замовлення, помножені на кількість здійснених замовлень протягом періоду часу, який розглядається.

Витрати на збереження товарно-матеріальних запасів на складі. Припустимо, що запаси безперервно змінюються від замовленої величини Q до 0, а потім знову зростають до Q (при надходженні нового замовлення).

Відповідно, середній рівень запасів дорівнює Q/2 протягом усього часу, який розглядається.

У зв’язку з тим, що витрати на збереження одиниці товару залежать від ціни закупівлі цього товару, витрати на збереження будуть дорівнювати Q/2 і СН. Тоді повні змінні витрати на утримання запасів дорівнюватимуть

, (4.7)

де D - попит на товар з боку замовника (шт.) за одиницю часу; L - витрати на реалізацію замовлення, грн; H - витрати на збереження товару за одиницю часу у відсотках від С; С - витрати на придбання одиниці товару, грн.; Q - обсяг замовлення, шт.

При цьому D та Н передбачаються однорідними, тобто такими, що належать до одного і того ж періоду часу.

Ця функція Q проходить через екстремум у точці, де її перша похідна дорівнює нулю:

. (4.8)

Звідси оптимальний обсяг замовлення (партії поставки), при якому витрати на управління запасами будуть мінімальними, дорівнюватиме

. (4.9)