Информационными потоками

Информатизация управления информационными потоками основана на применении систем электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота – это специальное программное обеспечение, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде.

Базовой единицей СЭД является электронный документ, представляющий собой совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженную регистрационной карточкой. Такая карточка является неотъемлемым атрибутом СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т.д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его.

Как правило, СЭД состоит из трех основных комплексов функциональных задач: хранение электронных документов, групповая работа над документом, документооборот (рисунок 2.12).

Рис. 2.12. Функциональность системы электронного документооборота

Первый комплекс обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск документа по его атрибутам и содержанию, составление отчетов и др.), второй – осуществляет уведомление исполнителей о событиях и версиях, связанных с обработкой документа, а также разграничение прав доступа к документу, третий – предназначен для настройки бизнес-процессов и маршрутизации документов.

Кроме того, в СЭД предусматриваются: поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), интеграция с почтовыми системами, защита документов с помощью шифрования и электронной подписи и др.

Основная задача СЭД состоит в управлении информационными потоками предприятия. Решение этой задачи позволяет сократить время прохождения документов, автоматизировать контроль исполнения и повысить его качество, формализовать процессы прохождения документов и привести их в соответствие с бизнес-процессами предприятия.

В сфере управления документооборотом можно выделить два основных направления – управление жизненным циклом документов и управление маршрутом движения документов на предприятии.

Жизненный цикл документа представляет собой описание применения документа в ходе бизнес-процесса в целях управления этим процессом.

Пример жизненного цикла документа «Заказ на предпроектное обследование и разработку технического задания (ТЗ) на создание информационной системы (ИС)» представлен на рисунке 2.13.

Управление жизненным циклом документа позволяет отслеживать время его обработки, сохранение достоверности во время движения по предприятию, сохранение и систематизацию в корпоративной документальной информационной системе.

В свою очередь управление маршрутом движения документов позволяет проследить получение документа сотрудником, участвующим в его обработке, контролировать сроки исполнения, организовать автоматическую пересылку документа от одного исполнителя к другому в соответствии с установленными правилами.

Рассмотрим пример системы электронного документооборота NauDoc (разработчик NAUMEN, г. Екатеринбург).

Рис. 2.13. Жизненный цикл документа «Заказ на предпроектное обследование и разработку ТЗ на создании ИС»

Система электронного документооборота NauDoc осуществляет ведение электронного документооборота предприятия и управление работой с документами.

К числу основных функциональных возможностей пакета относятся:

· Создание, обработка и хранение документов на основе построения единого централизованного хранилища с выделением тематических разделов.

· Контроль исполнения. Назначение заданий пользователям, контроль и формирование отчетов по исполнению. Каждое задание содержит информацию, позволяющую своевременно проводить контроль исполнительской дисциплины: инициатор задания, исполнитель, соисполнитель, контролер задания, дата назначения, дата окончания, переносы даты окончания задания, назначенные подзадания и другая информация.

· Настройка бизнес-процесса (workflow). Администратор системы имеет возможность создавать многоэтапные процедуры обработки документов с назначением ответственных за каждый этап, использованием шаблонов документов и возможностью контроля этапов прохождения для каждого из инициированных бизнес-процессов. В ходе использования деловой процедуры происходит передача результатов выполнения текущих задач между рабочими местами участников бизнес-процесса.

· Регистрация электронных и бумажных документов. Любой электронный или бумажный документ регистрируется в журнале регистрации с заполнением учетной карточки документа.

· Групповая работа с документами (group work). Все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи, участвующие в работах по документу, получают доступ к документу в процессе работы. При организации групповой работы с документом наиболее часто используемой возможностью является организация уведомлений о появлении новых версий редактируемого документа.

· Управление правами доступа. Заведение нового пользователя в систему и его включение в группы пользователей осуществляет администратор системы. За предоставление доступа к отдельному разделу отвечает редактор раздела.

· Уведомление о событиях. Пользователи получают уведомления о постановке документов на контроль, получении входящей почты, назначении заданий и других событиях в системе. Уведомления высылаются на адрес электронной почты, пейджер или сотовый телефон (SMS).

· Полнотекстовый и атрибутивный поиск документа. Поиск производится в реквизитах и содержании документов, а также во вложенных файлах следующих форматов doc, xls, pdf, rtf, ppt, html.

· Архивирование документов. Документы с истекшим сроком службы помещаются в архив, доступ к ним возможен в режиме просмотра архива.

· Маршрутизация документа на основе его жизненного цикла (docflow). Переходы между этапами жизненного цикла документа могут сопровождаться автоматическим назначением заданий исполнителям, выполнение заданий может инициировать автоматический переход на другой этап жизненного цикла. Настройка маршрутизации документа доступна администратору системы.

Объекты хранения располагаются в едином корпоративном хранилище. Структура хранилища представляет собой древовидную иерархию, состоящую из отдельных папок и содержащихся в них объектов (рисунок 2.14). Самый верхний уровень занимает папка «Доступные документы», которая содержит в себе все остальные папки и является для них корневой. Каждая папка также может содержать различные объекты, включая вложенные папки.

Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище документов, которое содержит только те объекты, к которым данный пользователь имеет доступ. Эти объекты пользователь может создать самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей.

Управление правами доступа осуществляется на основе стандартных ролей – «Редактор», «Писатель», «Автор»и «Читатель».

Распределение прав в папке между перечисленными ролями приведено в таблице 2.2.

– документ; – папка; – сайт; – изображение;

– документ на web-сайте; – деловая процедура

Рис. 2.14. Структура единого корпоративного хранилища документов

Таблица 2.2.

Распределение полномочий в папке по ролям

Для организации электронного документооборота географически распределенного бизнеса необходимо иметь Web-браузер и возможность Internet-подключения.

В качестве технологической платформы и среды система NauDoc использует:

· сервер приложений Zope, распространяемый на принципах промышленного решения с открытыми исходными кодами (Open Source), ориентированный на построение веб-порталов и систем управления контентом;

· интерпретируемый, объектно-ориентированный, высокоуровневый язык программирования Python;

· операционную систему – Linux и Unix платформы, Windows.

Контрольные вопросы:

1. Охарактеризуйте основные методологии моделирования бизнес-процессов.

2. Приведите содержательную постановку и математическую модель формирования производственной программы.

3. Предложите инструментальные средства решения задачи формирования производственной программы.

4. Охарактеризуйте структуру системы моделей денежных потоков.

5. Представьте блок-схему имитационного моделирования притоков денежных средств на расчетном счете предприятия.

6. Приведите содержательную постановку и оптимизационную математическую модель формирования плана платежей.

7. Предложите инструментальные средства решения задачи формирования плана платежей.

8. Охарактеризуйте основные комплексы функциональных задач систем электронного документооборота.

9. Проанализируйте функциональные возможности системы электронного документооборота на примере NauDoc.