Организация переговоров

Взаимодействие между участниками инвестиционного процесса, находящимися под влиянием различного рода экономических и других обстоятельств, приводит к применению старых и появлению новых рабочих и личных отношений, возникновению сложных хозяйственных ситуаций, в разрешении которых каждая сторона имеет особые интересы и старается отстоять их — все это вызывает необходимость переговоров.

Переговоры представляют собой способ установления взаимосвязи между людьми, позволяющий через взаимопонимание, совместный анализ проблемы находить взаимоприемлемое решение.

Ведение переговоров требует навыков особого поведения, такта, умения быть хорошим психологом, так как основная цель переговоров состоит в достижении определенного соглашения, отвечающего интересам обеих сторон и получении результатов, удовлетворяющих всех участников. Переговоры должны служить взаимной пользе, строиться на принципах справедливости, способствовать взаимообогащению и взаиморазвитию сторон.

Виды переговоров весьма разнообразны. Однако, все они обычно включают следующие этапы:

1. подготовка переговоров;

2. проведение переговоров;

3. решение проблемы (завершение переговоров);

4. анализ итогов переговоров.

/. Подготовка переговоров очень ответственный процесс, определяющий степень их успеха. На данном этапе необходимо тщательно изучить:

1. основные цели переговоров;

2. партнеров по переговорам;

3. предмет переговоров;

4. сложившуюся ситуацию и условия проведения переговоров;

5. организационные вопросы.

Проделанная работа позволит:

1. выработать собственную позицию на переговорах;

2. спрогнозировать и проанализировать возможную позицию партнеров;

3. спрогнозировать и оценить возможные результаты переговоров;

4. разработать пути реализации переговорной стратегии;

5. решить организационные вопросы.

Выработка собственной позиции базируется на глубоком осмыслении обсуждаемой проблемы, ее ясной оценке, четком видении предмета и целей переговоров, Здесь необходимо подготовить предложения, которые будут выдвигаться в ходе переговоров; определить степень возможных уступок и компромиссов, позиции, которые необходимо отстоять; наметить

возможные приемы воздействия на партнеров; выработать линию поведения в случае возникновения горячей дискуссии или если переговоры зайдут в тупик, или партнерами будет проявлено недоверие к предоставленной информации и т. п. Целесообразно разработать несколько вариантов сценариев хода переговоров, особенно когда предстоят трудные и ответственные переговоры.

В ходе решения организационных вопросов необходимо уделить внимание формированию протокольной группы, в обязанности которой входит организация протокольных мероприятий (организация встреч, обслуживание переговоров, ведение записей и т. п.).

2. Проведение переговоров в свою очередь может быть подразделен на ряд этапов (9):

1. встреча и установление контакта;

2. ориентация;

3. обсуждение (аргументация);

4. выработка решения.

Встреча и установление контакта — это начальный этап переговоров. Делегацию встречают на вокзале или в аэропорту и размещают в гостинице. В зависимости от уровня руководителя делегации, ее встречает либо глава делегации принимающей стороны, либо один из участников переговоров. Процедура приветствия обычно заключается в обмене рукопожатиями, причем первым руку подает встречающий.

Любые переговоры несут определенную психологическую нагрузку, что находит отражение в поведении участников, поэтому для установления контактов переговоры целесообразно предварять короткой беседой, в ходе которой участники должны продемонстрировать доброжелательность и открытость для общения, обменяться визитными карточками.

Этап ориентации открывает деловую часть переговоров. Стороны обмениваются информацией, разъясняя собственные позиции. Это позволяет полностью раскрыть суть проблемы, подлежащей разрешению, определить противоречия в целях и интересах сторон, выявить разницу позиций. На этом этапе необходимо пробудить заинтересованность партнера, вовлечь его в круг совместных интересов. На этапе обсуждения следует определить границы возможной договоренности, аргументировано доказав оппоненту какие из его предложений не могут быть приняты и почему.

Выработка решения завершает деловую часть переговоров. На этом этапе происходит согласование позиций и трансформация интересов партнера в окончательное решение.

На этапах обсуждения и разработки решения следует учитывать социально-психологическое воздействие эффектов контраста и ассимиляции.

Действие эффекта контраста проявляется в том, что если одна из сторон подчеркивает отличие собственных взглядов на возможную совместную деятельность от взглядов партнера, то в результате она психологически удаляется от него. Подчеркивание схожести позиций способствует сближению с партнером — это эффект ассимиляции. Зная это, участники переговоров могут различными способами представить свою позицию. Известны следующие способы подачи позиции:

1. открытая позиция;

2. закрытая позиция;

3. подчеркивание общности в позициях;

4. подчеркивания различий в позициях.

Достижению успеха в переговорах способствует подчеркивание единства позиций, а также умение слушать и убеждать.

3. Завершение переговоров, этап, на котором при условии их позитивного протекания, следует лаконично, в обобщенной форме повторить основные обсуждавшиеся вопросы, отметить позиции, по которым достигнуто обоюдное согласие. Это делается для того, чтобы убедиться в правильном понимании сторонами основных положении будущего соглашения. Целесообразно подчеркнуть прогресс, достигнутый в ходе переговоров, и наметить перспективы дальнейшего

сотрудничества.

В случае неудавшейся попытки прийти к соглашению, не следует подводить итоги по тем позициям, где отсутствовали положительные результаты. Завершая переговоры, необходимо найти тему, представляющую обоюдный интерес и создающую максимальное поле возможностей для открытого общения, чтобы сгладить ситуацию и оставить приятное впечатление о себе в памяти партнера для возможных деловых контактов в дальнейшем.

4. Анализ итогов переговоров является завершающей фазой. Он позволяет:

1. сравнить достигнутые результаты с поставленными целями;

2. определить действия, которые необходимо предпринять исходя из достигнутых результатов;

3. сделать выводы, касающиеся деловых, личных, организационных аспектов проведения переговоров и разработать рекомендации для продолжения проводившихся переговоров или подготовки будущих.

Анализ итогов переговоров может проводиться на следующих уровнях:

1. на уровне делегации;

2. на высшем уровне руководства фирмой;

3. самоанализ.

Анализ проводимый на уровне делегации, осуществляется непосредственно по окончании переговоров. Он служит для оценки процесса и результатов переговоров, обмена мнениями, определения первоочередных мер и действий, связанных с достигнутыми итогами (назначение ответственных за реализацию соглашения и определение сроков исполнения).

Основные цели анализа на высшем уровне руководства фирмой можно свести к следующим:

1. обсуждение представленного отчета о результатах, достигнутых в ходе переговоров и выявление отклонения от первоначально намеченных и согласованных с руководством позиций;

2. оценка информации о принятых мерах и назначенных ответственных;

3. получение дополнительных сведений о партнере по переговорам;

4. определение целесообразности продолжения переговоров исходя из представленных обоснований.

Самоанализ целесообразно проводить каждому участнику переговоров. Он позволяет извлечь необходимые уроки, критически взглянуть на ситуацию, сложившуюся в ходе переговоров, оценить уровень подготовки в целом и собственные действия на различных этапах переговорного процесса с целью совершенствования тех личных качеств и навыков, которые в дальнейшем могут способствовать повышению эффективности переговоров.