Концепция логистики в управлении проектам

Ресурсы являются одним из важнейших управляемых ресурсов проекта и, соответственно, система управления ресурсами выступает в качестве основной в ряду подсистем управления проектами. По сути логистический подход к обеспече­нию оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в управлении проектами в области ресурсного обеспечения. Проект, как система функционирует в пределах жизненного цикла, имеет:

1. «вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая и рассматриваемые в настоящей главе материально-технические и трудовые, а также финансовые и временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, технологии и разнообразные ограничения по входным параметрам;

2. комплекс взаимосвязанные процессов обработки этих ресурсов с учетом ограничений и критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями;

3. «выход», являющийся собственно результатом проекта.

В рамках управления проектом функционируют материальные потоки ресурсов и сопровождающие потоки информации, которые отражают эффективность процессов управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ.

Таким образом, логистика, имея целью повышение эффективности функционирования системы управления проектом, является его неотъемлемой частью и занимается управлением потоками материальных ресурсов (8).

Важнейшими общими задачами логистики в управлении проектами являются:

1. создание интегрированной системы управления материальными потоками на основе информационных потоков;

2. разработка методов управления движением ресурсов и контроля материальных потоков;

3. определение стратегии и технологии физического распределения ресурсов по работам проекта;

4. стандартизация полуфабрикатов и упаковки;

5. прогнозирование объемов поставок, перевозок и складирования;

6. выявление дисбаланса между потребностями и возможностями закупки и поставок;

7. оптимизация технической и технологической структур транспортно-складских комплексов.

Примеры частных задач логистики в управлении проектами:

1. создание минимальных запасов;

2. сокращение времени хранения продукции в запасах;

3. сокращение времени перевозки продукции и т. д.

В подсистемах управления проектом с позиций логистического подхода взаимоувязываются с учетом интересов каждого участника такие вопросы, как:

1. разработка общей концепции распределения ресурсов;

2. выбор формы снабжения;

3. размещение складского хозяйства;

4. выбор вида транспорта и типа транспортных средств;

5. организация транспортировки ресурсов и продукции;

6. выбор рациональных направлении перевозок;

7. выбор пунктов поставок;

8. выбор рационального радиуса складского обслуживания;

9. дислокация складских систем (центральных, региональных, перегрузочных) и т. п.

В принципе выбор конкретной формы организации управления материальными ресурсами зависит от специфики проекта.

Логистическая подсистема управления проектами ориентирована на материальные (ресурсные) потоки, то есть по сути является подсистемой управления ресурсами. Структура логистической системы в рамках управления проектом приведена на рис. 20.6.2.

Вопросы управления закупками, поставками, запасами рассмотрены в предыдущих разделах данной главы. В текущем разделе основное внимание будет уделено требованиям к логистическим элементам системы управления ресурсами в рамках управления проектами.

Требования к закупкам. Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно ресурсы, материалы необходимы для реализации проекта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех участников проекта, и решить следующие задачи:

1. анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

2. определение метода закупок;

3. согласованность цены и заключение договора;

4. установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;

5. организация размещения ресурсов на складах.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта и минимизацией складских запасов.

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики в управлении проектами является удовлетворение потребностей работ проекта в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом.

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на бюджет проекта, а опоздание в закупках может сорвать план реализации проекта или привести к необходимости его изменения).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на бюджет проекта и устойчивость его реализации).

3. Соблюдение требований проекта по качеству ресурсов.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими менеджера-Ми команды проекта, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию реализации проекта.

После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структура материально-технического снабжения, менеджер по закупкам выбирает способ закупок и организует поставки.

Требования к поставщикам. Имеется два основных критерия выбора поставщика:

1. стоимость приобретения продукции или услуг;

2. качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, на пример, изменение репутации и имиджа команды проекта, социальную значимость сферы деятельности по проекту, перспективы роста и развития команды и т. п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданно го промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60. К ним относятся:

удаленность поставщика от потребителя; LJ сроки выполнения текущих и экстренных заказов; ¹ наличие у поставщика резервных мощностей;

организация управления качеством продукции у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе поставщика; риск забастовок у поставщика;

способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования; J кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Требования к доставке ресурсов. Очевидно, что решающей частью этой системы является транспортное обеспечение поставок ресурсов. К основным пара­метрам системы относятся: место концентрации грузов, порт отгрузки, морское транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутрен­няя автотранспортная или железнодорожная компания.

Выбор независимого подрядчика для предоставления услуг по организации доставки и концентрации грузов не отличается от выбора любого другого постав­щика. Ключевым моментом, пожалуй, является то, что компания-подрядчик долж­на быть конкурентоспособной и ориентированной на сотрудничество, умело под­держивающей надежную связь и высокое качество услуг. Место расположения не­зависимого подрядчика должно находиться где-то посредине между поставщиком и потребителем и быть связанным с морским портом или аэропортом. Выбор ком­паний, осуществляющих морские грузоперевозки, базируется на компромиссе меж­ду стоимостью и уровнем обслуживания, предлагаемым в ближайшем порту назна­чения (с учетом стоимости перевозок от поставщика до потребителя). На основа­нии всего комплекса факторов принимается системное решение. Система должна обладать достаточной гибкостью, чтобы затраты на переключение с одного постав­щика на другого имели приемлемую величину.

Транспортировка является важным элементом логистической цепочки закуп­ки — поставки — транспорт — распределение ресурсов. Новый подход к транс­порту как к составной части более крупной системы, т. е. логистической цепи, привел к необходимости рассматривать его в разных аспектах. С точки зрения изучения эффективности работы отдельных видов транспорта интерес представля­ют перевозки грузов между пунктами отправления и назначения на каждом из них (например, от одной железнодорожной станции до другой, из порта в порт или с терминала на терминал). Однако с позиции организации перевозок целесо­образно анализировать весь процесс перевозки от грузоотправителя до грузополу­чателя (по системе «от двери до двери»). Если же учитывать интересы проекта, то здесь необходимо принимать в расчет не только перевозку на магистральных видах транспорта, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, подачу мате­риалов на работы проекта и все связанные с этим процессы информации, сопро­вождающие материальный поток. Такой подход способствует оптимальному выбо­ру транспортных услуг, ибо качество перевозок, как правило, в большей мере от­ражается на общих расходах, чем себестоимость перевозок.

Требования к системе запасов ресурсов. Говоря о подсистеме логистики, занимающейся запасами материальных ресурсов, необходимо увязать понятие за­пасов с предметом науки логистики, т. е. с движением материального потока, в рамках которого эти запасы создаются. Независимо от того, являются ли матери­альные потоки внешними по отношению к проекту или внутренними, при фикса­ции места их нахождения мы сталкиваемся с понятием запасов. Можно сказать, что запас — это форма существования материального потока.

Фиксация места нахождения запаса не ограничивает второго параметра движения - времени. Особенностью логистики является изучение запаса как постоянно меняющегося во времени объекта. Актуален и вопрос трансформации запасов из одного вида в другой, связанной с изменением их пространственного положения.

Таким образом, классификация запасов необходима для решения по крайней мере двух задач:

1) конкретизации объекта изучения в рамках заданного материального потока;

2) управления запасами в рамках заданной логистической системы.

Критериями классификации могут стать два параметра, определяющих понятие движения. Это — пространство и время. Параметр количества запаса неотделим от параметра времени. Параметр качества запаса связан с конкретной потребностью и не приводит к выделению видов запасов.

Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления. Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения работ проекта каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

1. учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

2. определение размера гарантийного (страхового) запаса;

3. расчет размера заказа;

4. определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

1. система управления запасами с фиксированным размером заказа;

2. система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

В таблице 20.6.3. приведено сравнение основных систем управления запасами в логистических системах.

Требования к складам для хранения ресурсов. Хранение запасов при традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Склады рассматриваются не изолировано, а как интегрированная составная часть логистической цели. Основные требования к складам включают:

1. обеспечение качественного хранения ресурсов и доставку их по месту назначения в срок;

2. минимизацию издержек хранения.

Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:

1. Содержание складских помещений:

а) амортизация складских зданий;

б) амортизация складского оборудования;

в) затраты на профилактический ремонт;

г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д) страхование зданий и земельный налог;

е) арендная плата.

2. Затраты на обслуживающий персонал:

а) заработная плата складских рабочих и служащих;

б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3. Затраты на транспортные средства:

а) амортизация;

б) расходы на топливо и энергию;

в) расходы на профилактический и текущий ремонт;

г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. Убытки от хранения запасов:

а) охрана складов и старение материалов;

б) коррозия и другие потери;

в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки);

г) кражи;

д) потери вследствие понижения цен;

е) страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система материально-технического снабжения постоянно, оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.

Одной из важнейших проблем логистики является оптимизация баланса затрат, запасов и качества обслуживания (поставок). На рис. 20.6.3. приведена иллюстрация зависимости затрат на выполнение заказ на ресурсы в комплексе от показателей поставок, в том числе от размера разовой поставки ресурса.

Удельный вес затрат на хранение и транспорт в общей структуре затрат имеет превалирующее значение, поэтому именно они учитываются при оптимизации затрат. Затраты на транспортировку снижаются при росте разового размера поставки, а затраты на хранение такой партии в свою очередь растут. Баланс затрат достигается в точке пересечения линий b и с, т. е. при равенстве затрат на хранение и транспортировку.