Выбор программ для внедрения бухучет.

Рассмотрим общие достоинства, недостатки и возможности универсального, специального и специализированного программного обеспечения для разработки бизнес-плана.

Приобретать дорогостоящее специальное программное обеспечения – статистические программные продукты только для разработки одного бизнес-планов или только для бизнес–планирования – нецелесообразно и затратно. Если данное программное обеспечение имеется у организации или оно будет востребовано после приобретения (не только для бизнес-планирования, но и для статистических расчетов, анализа, обработки результатов исследований), то оно может использовано для разработки расчетно-аналитической части бизнес-плана.

Выбор в пользу универсального программного обеспечения (наиболее вероятно, что это будет офисный пакет MicrosoftOffice или бесплатная альтернатива - OpenOffice.org), может быть сделан исходя из следующих факторов:

- бизнес-планирование для организации – это разовая акция;

- инвестор требует разработать бизнес-план в соответствии со своей методикой;

- нет возможности приобрести специализированное программное обеспечение, из–за недостаточности финансовых ресурсов;

- бизнес-план рассчитан в первую очередь на внутреннее использование;

- проект не соответствует стандартной схеме «покупка оборудования – производство»

- в проекте присутствует четко выраженная специфика, которая не может быть учтена в специализированных программах для бизнес-планирования;

- нет достаточного ресурса времени на обучение специализированной программой для бизнес-планирования;

- разработчик бизнес-плана имеет достаточный успешный опыт самостоятельной разработки бизнес-плана без применения специализированного оборудования.

Выбор в пользу специализированного программного обеспечения может быть сделан в случае если:

- бизнес-план рассчитан на привлечение внешних инвестиций;

- инвестор рекомендует специальное программное обеспечения для разработки бизнес-плана;

- бизнес-планирование производится периодически или постоянно т.е. стало частью управленческой культуры организации;

- необходимо разработать бизнес-план в соответствии с международными стандартами и методиками;

- есть достаточные финансовые и временные ресурсы для приобретения программного обеспечения и обучение персонала.

Специализированное программное обеспечение для подготовки бизнес-плана

Специализированное программное обеспечение для подготовки инвестиционно-финансовой части бизнес-плана и ТЭО, разработанное в виде модулей и макросов для MsExcel в большей степени ориентировано на экспертов и профессиональных консультантов. Методики расчетов и оценок в данных программах учитывают требования международных и российских стандартов. Однако к недостаткам можно отнести отсутствие возможности подготовить бизнес-план целиком, то есть не только его расчетно-аналитическую составляющую, но и текстовую.

Применение зарубежных специализированных программ для бизнес-планирования, например COMFAR, затруднено, в следствие того, что они в недостаточной степени отражают российское налоговое законодательство, без учета которого разработать бизнес-план хоть и возможно, однако его реализация в условиях российской экономики будет затруднена.

Необходимо отметить, что для обеспечения гибкости и надежности бизнес-планирования целесообразно применять в комплексе универсальное и специализированное программное обеспечение для бизнес-планирования, что обеспечить комплексность решения и улучшить качество итогового документа - бизнес-плана.

Перед тем как приступить к выбору программы, следует определиться с критериями, которым она должна соответствовать, иначе говоря — четко сформулировать свои требования к программе, а также к ее поставщику, который впоследствии будет обслуживать и сопровождать приобретенный продукт. О том, на что следует в первую очередь обратить внимание при выборе, рассказано в следующем разделе.

Итак, вы твердо решили, что настал момент, когда необходимо приобрести современную, мощную и надежную систему автоматизации процессов бюджетирования. На что следует обратить внимание в первую очередь?

Один из основных критериев, который необходимо учитывать при выборе программы, — это ее масштабность. В данном случае масштабность — это количество пользователей, которые одновременно могут работать с программой, а также удаленность этих пользователей друг от друга. По этому критерию программы можно разделить на три вида.

□ Локальные — предназначены для одновременной работы максимум пяти пользователей, находящихся в одном офисе. Такого вида программы можно использовать лишь на небольших предприятиях или на начальных этапах построения системы бюджетирования.

□ Местные — предусматривают одновременную работу нескольких десятков пользователей, находящихся в одном офисе. Большинство про-граммных продуктов, созданных отечественными разработчиками, относится именно к этому виду.

□ Масштабные — рассчитаны на одновременную эксплуатацию большим количеством пользователей, которые при этом могут находиться в разных офисах (иначе говоря, масштабные программы поддерживают возможность удаленной работы пользователей).

Еще один важный критерий, который следует учитывать при выборе программы, — это возможность ее настройки применительно к особенностям конкретного предприятия и с учетом нюансов часто меняющегося отечественного законодательства. Желательно, чтобы возможности программы предусматривали быструю и несложную корректировку пользователем (или хотя бы администратором) диалоговых окон, отчетных форм, прав доступа и т. д. Среди таких программ в первую очередь можно отметить «1С», «Галактику» и «Парус». Следует, однако, учитывать, что чем более гибкая настройка, тем больше времени (а следовательно, и затрат) может понадобиться на ее внедрение.

Важным критерием, который многие руководители и сотрудники финансовых служб ошибочно принимают в качестве основного при выборе программы, является стоимость лицензий. Диапазон стоимости одной лицензии у разных программных продуктов достаточно велик: примерно от $200 до $10 ООО. Следует учитывать, что при приобретении нескольких лицензий разработчики и продавцы программных продуктов предоставляют существенные скидки: например, если одна лицензия стоит $300, вам могут продать 10 лицензий за $1800. Чем выше стоимость одного экземпляра, тем значительнее скидки.

Однако стоимость лицензий — это далеко не все затраты, которые придется понести при приобретении программного продукта. Необходимо учитывать, что нужно оплачивать также процесс его внедрения (стоимость внедрения нередко намного превышает стоимость приобретенных ли-цензий). Еще один важный момент — стоимость дальнейшего сопровождения программы со стороны поставщика: обновление, техническая поддержка, устранение неисправностей и т. д. На практике часто бывает так, что при относительно небольшой стоимости лицензий дальнейшее сопровождение достаточно дорого.