Ориентированность функциональной направленности бухгалтерских программ

По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные:

. на традиционный суммовой бухгалтерский учет;

. на оперативно – хозяйственный учет;

. на управленческий учет и финансово – экономический анализ.

Экономическая ситуация сегодня заставляет руководителя быть более осмотрительным в выборе финансово-экономического программного обеспечения для предприятия.

Рассмотрим первый и основной этап – выбор программного продукта. Для этого необходимо определить цель приобретения программы. При этом предприятие может вести себя по-разному. Наиболее распространенные варианты:

1. Предприятие самостоятельно пытается понять, что ему нужно. Вариант обычно бесперспективный по причине отсутствия необходимой квалификации.

Кроме того, задачи, какие должна решать программная система, рассматриваются чаще всего с позиции сиюминутной необходимости без должной многосторонней оценки.

2. Для решения проблемы привлекается консалтинговая фирма, некий буфер между разработчиком и заказчиком. Однако она не несет ответственности за результат. Даже самое хорошее заключение не гарантирует, что система, выбранная на его основе, будет полностью работоспособна в конкретных условиях. Дело в том, что программы такого класса отличаются от прочего промышленного оборудования слишком большим количеством существенных характеристик качества и функциональности.

3. Организация открытого или закрытого тендера это практически то же самое, что и предыдущий вариант.

Разработчика следует выбирать только на основе изучения рынка программных продуктов, например по наличию реализованных им проектов в той же отрасли. Сделать это можно с привлечением специалистов или на основе внутреннего конкурса. При этом важно то, как именно разработчик будет определять применимость своего программного решения к конкретному предприятию. Только разработчик способен гарантировать качество вносимых изменений при разработках. В итоге предприятие получает решение с гарантированным результатом.

В современных экономических условиях получают развитие новые варианты сотрудничества, такие, как пробная или опытная эксплуатация программ.

Пробная эксплуатация существенно отличается от повсеместно распространенных демоверсий по двум причинам. Первая: при получении демоверсии пользователь сам решает, как ему использовать программу. Это ведет к тому, что он получает неполную информацию о возможностях программы.

Его решение «подходит – не подходит» будет базироваться лишь на его субъективной оценке. Вторая: большая часть демоверсий имеет существенные функциональные ограничения, которые не дают возможности полностью имитировать рабочий режим эксплуатации системы. Чтобы избежать субъективизма при оценке системы, заказчик и исполнитель должны работать в тесном контакте уже на самых первых этапах. Пробная эксплуатация проводится по договору на предприятии заказчика совместно со специалистами фирмы- разработчика. На это время разработчик предоставляет рабочую версию программного комплекса. В результате – полноценная проверка программы на применимость к конкретным учетным и плановым задачам предприятия, минимизация ошибки выбора. Для предприятия такая эксплуатация позволяет реально оценить существующую схему учета и управления без проведения обследования.

На российском рынке спрос на такую услугу еще не сформировался.

Причины – быстрое моральное старение, угроза пиратства, возможная нерентабельность этого вида услуг, юридическая незащищенность производителя, множество технических деталей.

Далеко не все фирмы-разработчики готовы продемонстрировать заказчику возможности программы применительно именно к конкретному предприятию.

Вариант – «аренды программы»

Остается следующий вариант – аренда программы.

Выгода для пользователя существенная – арендная плата за конечный период значительно ниже стоимости приобретения, к тому же на время аренды он приобретает все права зарегистрированного пользователя (горячая линия, консультации, обучение и т. п.).

Заказчик оплачивает только работу специалистов по внедрению и настройке программы. Обычно эти работы ведутся совместно с представителями отдела АСУ самого предприятия. На этом этапе происходит обучение группы пользователей. В случае если программа удовлетворяет требованиям заказчика, происходит оплата ПО.

Такая схема позволяет разделить ответственность (и в первую очередь денежные затраты в период острого дефицита наличности) между заказчиком и исполнителем. Даже при неудачном исходе, если программа «не подошла», заказчик не теряет денег и не тратит их на заведомо неподходящий программный комплекс.

Подобные схемы иногда используются в области крупных проектов (на полное внедрение комплекса составляется договор, состоящий из нескольких этапов, каждый из которых включает внедрение нескольких программных модулей), для рынка же средних предприятий они пока не получили распространения. Хотя именно им приходится сложнее всего по причинам отсутствия достаточных средств на предварительное консультирование или выбор.

Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе готовой программы, являются:

производительность программы. При выборе программы прежде всего необходимо учитывать «размер» бухгалтерии, т. е. Тот объем бухгалтерских операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать программу с некоторым запасом производительности.

соотнесение пользы и затрат. Польза, которую принесет приобретаемая программа должна превосходить затраты, связанные с ее приобретением, доработкой, адаптацией.

контроль и безопасность данных. Желательно, чтобы все данные, введенные в программу, были надежно защищены и от несанкционированного доступа к ним, и от случайного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии файлов, содержащих бухгалтерскую информацию.

совместимость. Приобретаемая программа должна быть совместимой с организационной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь возможность настройки на него.

гибкость. При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных проводок и операций (добавления, удаления, редактирования), позволяла создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п.

своевременный учет налогового законодательства.

быстродействие в обработке больших массивов.

работа в реальном времени (идеал – локальный и сетевой варианты программы).

авторское сопровождение, документация. Программа должна иметь подробную и легкую в использовании документацию. Для сложной комплексной программы важно наличие «горячей» телефонной линии, благодаря которой в любой момент времени можно обратиться за консультацией к фирме – разработчику и получить необходимую информацию.