Организация учета вещевого имущества

В воинской части

Вещевое имущество, как в мирное, так и в военное время, является федеральной собственностью, находящейся в оперативном управлении или хозяйственном ведении воинской части. Оно подлежит обязательному учету, правильному использованию, экономному и нормированному расходу.

Все вещевое имущество и техника вещевой службы для ведения бухгалтерского учета классифицируется на основные средства, материальные запасы и малоценные предметы (мягкий инвентарь). Кроме того, вещевое имущество учитывается по качественному состоянию (I, II, III категории), а имущество «НЗ» по годам изготовления и размерам.

Учет вещевого имущества ведется в целях:

– своевременного обеспечения органов управления и должностных лиц достоверными данными о его наличии, движении и качественном состоянии;

– обеспечения контроля за сохранностью, законностью, целесообразностью и эффективностью его расходования (использования);

– подготовки данных для представления в довольствующий орган отчетов и заявок с установленной периодичностью.

К учету предъявляются следующие требования:

1. Он должен быть своевременным, т.е. отражать наличие, качественное состояние материальных средств по каждому объекту учета в реальном времени.

2. Он также должен быть полным, т.е. все материальные средства, независимо от источников их поступления должны быть обязательно учтены и переданы на материально-ответственное хранение.

3. Он должен быть достоверным, т.е вестись на единых бланках учетных документов, с обязательным отражением всех положенных реквизитов, без неоговоренных исправлений, с подписями соответствующих должностных лиц и проведением периодической сверки учетных данных бухгалтерии с объектами учета.

4. Он должен быть точным, т.е. вестись в натуральных показателях (штуках, парах, комплектах и т.п.), а также в стоимостных показателях (руб., коп.).

Учет вещевого имущества представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в натуральном и денежном выражении об имуществе и его движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учетным документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенное им имущество. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации. Унифицированные формы учетных документов устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации, а также Министерством финансов Российской Федерации и Министерством обороны РФ.

Учет вещевого имущества в воинской части организуется в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете», приказа Минфина РФ 2006 г. № 25-н, приказов МО 1979 г. № 260, часть 1 и 2001 г. №135.

Руководство организацией учета материальных ценностей в службах воинской части осуществляет командир воинской части непосредственно, а также через начальника штаба, заместителя командира по тылу.

Командир воинской части отвечает за состояние учета материальных ценностей в службах воинской части и своевременное представление в вышестоящие органы военного управления установленной для воинской части отчетности.

Помощник командира воинской части по финансово-экономической работе несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное составление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Заместитель командира по тылу отвечает за состояние учета материальных ценностей и отчетности в подчиненных ему службах.

Начальник вещевой службы отвечает за правильное и своевременное документальное оформление движения и изменения качественного (технического) состояния материальных ценностей службы, правильное оформление первичных учетных документов, книг и карточек учета, достоверное составление и своевременное представление отчетных документов по службе.

Командир подразделения, начальник склада и другие материально ответственные лица отвечают за состояние учета материальных ценностей в подразделении, на складе, в мастерской или на ином, закрепленном за ними объекте.

Лицо, непосредственно ведущее учет, отвечает за законное и правильное оформление всех учетных документов, своевременное ведение записей в книгах и карточках учета операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных ценностей, за подготовку исходных данных, правильное и своевременное составление отчетности, за сохранность учетных и отчетных документов и подготовку их для сдачи в архив.

Учет вещевого имущества может вестись в материальной группе финансового органа или в вещевой службе воинской части.

Начальник финансового органа устанавливает служебные обязанности для работников бухгалтерии. Распределение обязанностей в бухгалтерии производится по функциональному признаку: финансовая группа; материальная группа; группа расчетов с гражданским персоналом и т.д.

Все службы воинской части, осуществляющие материальное обеспечение, обязаны своевременно переда­вать в финансовый орган документы, необходимые для ведения бухгалтер­ского учета, бухгалтерской и статистической отчетности, осуществления кон­троля (копии выписок из приказов и указаний, договоры, акты вы­пол­ненных работ, коммерческие акты и др.).

Выписка накладных (требований), ведомостей и других первичных учетных документов на выдачу (передачу) материальных ценностей произво­дится по решению командира воинской части, в соответствии с гра­фи­ком документооборота: или в службе, осуществляющей материальное обеспечение, или финансовом органе, или материально ответственным лицом, но с обяза­тельной регистрацией этих документов в финансовом органе до выдачи (пере­дачи) материальных ценностей и последующей сдачей в этот орган исполненных документов для проведения по учету и хранения.

Основой организации учета в воинской части является утвержденный командиром части график документооборота, который разрабатывает начальник финансового органа с участием, в т.ч. начальника вещевой службы воинской части.

Под документооборотом понимают путь, который проходит каждый первичный учетный документ от момента его выписки до сдачи на хранение. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документа и указывается порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи на хранение.

Материально-ответственные и другие должностные лица, включенные в график документооборота, оформляют учетные документы, ведут учет и представляют необходимую отчетность.

Объектами учета по вещевой службе являются:

– вещевая служба;

– вещевые склады текущего довольствия и неприкосновенного запаса;

– вещевая ремонтная мастерская;

– банно-прачечный комбинат (баня, прачечная, химическая чистка);

– подразделения воинской части (отдельные взводы, роты, дивизионы, батареи, столовые, оркестр и др.).

В мотострелковом полку полного состава таких подразделений может быть до 24 и более.

На каждом объекте учета назначается лицо, непосредственно ведущее учет (делопроизводитель, бухгалтер, начальник склада и т. п.), которое отвечает за законное и правильное оформление (по кругу обязанностей) всех учетных документов, своевременное ведение записей в книгах (карточках) учета операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния вещевого имущества, за подготовку документов, как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях, сдачи в архив и за сохранность учетных документов.

Автоматизация учета вещевого имущества должна строиться на принципах единого программного обеспечения и совместимости выходных данных военных учреждений всех уровней. Использование программных продуктов по ведению учета, не согласованных с финансовой службой МО РФ запрещается.

Обеспечение бланками первичных учетных документов, отчетов производится финансовой Службой военного округа и вещевой службой военного округа.

Исполненные первичные учетные документы хранятся в финансовом органе (в вещевой службе воинской части). Для хранения учетных документов применяются металлические шкафы или шкафы для документов, которые закрываются и опечатываются лицами, ведущими учет. Шкафы устанавливаются в закрывающихся, опечатываемых служебных помещениях, которые в ночное время сдаются под охрану лицам суточного наряда.

Хранение дел с первичными учетными документами производится в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.