Правила ведения и оформления учетных документов

Все учетные документы в зависимости от назначения классифицируются на три группы:

– первая - первичные документы;

– вторая – книги и карточки учета;

– третью группу составляют документы вспомогательного характера.

Первичные документы служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета. Перечень первичных документов, их формы установлены «Руководством по учету материальных средств...», «Инструкцией по бюджетному учету…» . К ним относятся накладные, раздаточные (сдаточные) ведомости, акты, квитанции, аттестаты и ряд других.

Книги и карточки учета предназначены для отражения наличия, движения, качественного (технического) состояния материальных средств за определенный период по объектам учета и в целом за воинскую часть, их перечень и формы также определяются вышеуказанными руководящими документами. К ним относятся: книга регистрации учетных документов, книга складского учета материалов, книга учета материальных средств, книга учета материальных средств, выданных во временное пользование, карточки учета материальных ценностей личного пользования и другие.

Учетные документы вспомогательного характера предназначены для обеспечения выполнения операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В перечень таких документов включаются: сопроводительные и упаковочные листы, стеллажные ярлыки, описи материальных ценностей и другие.

По структуре каждый первичный учетный документ состоит из трех частей: заголовочная часть, содержательная часть и оформляющая.

В заголовочной части содержится информация о виде документа (накладная, раздаточная ведомость, акт или какой-либо другой документ). Здесь же указывается вид материальных средств, основание для совершения хозяйственной операции, дата совершения операции, а также другая информация.

В содержательной части документа содержится информация о полном наименовании материальных средств, код номенклатуры, единицах его измерения, категории, количестве, стоимости, а также другая необходимая информация.

В оформляющей части документа содержатся подписи (и утверждения должностных лиц, имеющих право распоряжаться указанными материальными средствами), скрепленные соответствующими мастичными печатями и материально-ответственных лиц, дата произведенной хозяйственной операции и другая информация.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает командир воинской части по согласованию с начальником финансового органа.

Ответственность за своевременное и доброкачественное оформление документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичные учетные документы, оформляемые в воинской части, нумеруются по порядку с начала года и регистрируются в книге регистрации учетных документов формы № 25, в которой на каждый документ открывается отдельный лист. Нумерация ведется отдельно по каждому виду документа.

Первичные документы разрабатываются на бланках установленной формы. Если некоторые реквизиты бланка не заполнены, то свободное место прочеркивается. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или пишущих и счетных машинах (черным, синим или фиолетовым цветом). Документ должен быть оформлен аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Допущенная при оформлении документа ошибка, зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), записывается правильный текст или цифра и заверяется подписью лица, оформляющего документ. На аттестатах и доверенностях делать исправления не разрешается.

Исполненные первичные учетные документы формируются в дела в хронологическом порядке, каждое дело обычно включает в себя до 250 листов документов при толщине не более четырех сантиметров. На первой странице дела подшивается опись документов.

Изъятие первичных учетных документов разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений, в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документа оформляется протоколом. С разрешения органов, производящих изъятие документа, можно снять копии.

В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов, командир части назначает расследование. Результаты расследования объявляются в приказе командира части и оформляются актом. Восстановление учета производится или по копиям первичных учетных документов, или по данным довольствующего органа, или по результатам инвентаризации.

При оформлении книг и карточек учета соблюдаются требования, аналогичные ранее указанным. Особенностями при оформлении книг и карточек учета являются:

1. В каждой книге учета все листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью «Для пакетов» воинской части. Количество листов удостоверяется подписью: в книгах, ведущихся в подразделениях – командиром подразделения; на складе, мастерской и др. объектах службы – начальником вещевой службы.

2. В книге для каждого наименования вещевого имущества отводится определенное количество страниц (исходя из прошлого опыта движений по данному имуществу). Наименование материальных средств указывается в последовательности, соответствующей отчет-заявке.

3. В начале каждой книги указывается ее содержание.

4. Книги регистрируются в строевой части по номенклатуре дел и книг.

5. Первоначальные записи в книгах (карточках) учета производятся: на основании первичных учетных документов, или актов инвентаризации, или итоговых данных предыдущих книг (карточек) учета. По долгосрочным предметам одновременно указывается год выдачи их в носку (эксплуатацию). Первоначальные записи, перенесенные из других книг (карточек), подтверждаются подписями начальника вещевой службы и лица, ведущего учет.

6. Итоги о приходе, расходе и остатках имущества подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, приеме-сдаче дел и должности. Итоги подчеркиваются чертой (годовые – двумя чертами) и подтверждаются подписями: лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет.

7. Записи о сверке в книгах (карточках) производятся отдельной строкой, согласно пояснениям к каждой форме.

8. Книги (карточки) ведутся до полного использования. Ежегодно они перерегистрируются по Номенклатуре дел и книг, ведущейся в строевой части.

9. В случае утери книг (карточек) они восстанавливаются по первичным документам.

Аналогично оформляются вспомогательные учетные документы.

Бланки документов строгого учета - аттестат военнослужащего ф. 21, учитываются по книжкам (блокнотам) с указанием их номеров в книге учета ф. 26 (ф. М-17) вещевой службы. Они хранятся отдельно, в сейфе начальника вещевой службы. Израсходованные аттестаты списываются по акту о списании бланков строгой отчетности в конце каждого отчетного периода. Акт утверждает командир части.

В подразделениях воинской части и в вещевой ремонтной мастерской применяются следующие первичные учетные документы (табл. № 2)

Таблица № 2

Перечень первичных учетных документов и книг учета,

применяемых в подразделении

На складе воинской части ведутся следующие учетные документы (табл. № 3):

Таблица № 3

Перечень первичных учетных документов и книг учета, применяемых

на складе воинской части

В вещевой службе воинской части ведутся следующие учетные документы (табл. № 4):

Таблица № 4

Перечень первичных учетных документов, книг и карточек учета, применяемых в вещевой службе воинской части

Таким образом, существующая система учета материальных ценностей в вещевой службе воинской части позволяет предотвратить отрицательные результаты хозяйственной деятельности и обеспечить должностных лиц надежным инструментом контроля.