Функции менеджмента. Управление - процесс, направленный на достижение целей организации

Управление - процесс, направленный на достижение целей организации. Этот процесс представляет собой последователь­ность управленческих действий по решению ряда конкретных производственных и социальных задач фирмы. Эти действия по­лучили название управленческих функций. Слово «функция» латинского происхождения и означает выполнение, деятель­ность, обязанность. Функции управления можно определить как виды деятельности, необходимые для организации и руководства тем или иным объектом.

В своей последовательности управленческие функции со­ставляют технологию управления. В содержание управленческой функции входят два элемента: она определяет вначале, что дела­ется в системе, а затем отвечает на вопрос, как делать.

Концепция функционального разделения труда менеджеров зародилась в школе научного менеджмента. Ее основоположни­ком считается А. Файоль. Он выделил пять следующих функций менеджмента: предвидение, организация, распорядительская деятельность, координация (согласование) и контроль.Од­новременно А. Файоль разделил все функции на шесть групп: производственная, финансы, охрана, учет, администрирование, техника безопасности.

С развитием менеджмента появились и другие перечни управленческих функций. Сюда вошли такие управленческие виды деятельности, как решение задач, мотивация, коммуника­ция, оценка и некоторые другие.

В современной теории западного менеджмента можно выде­лить два подхода к классификации функций управления.

Первыйподход. Выделение общих, универсальных функ­ций управления. Они выражают содержание процесса управле­ния в любой организации и не зависят от специфики объекта управления. К этой группе функций могут быть отнесены сле­дующие:

- планирование;

- организация;

- координация и регулирование;

- контроль;

- стимулирование (мотивация), пронизывающая все другие функции.

Последовательность реализации этих функций управления представлена на рис. 4:

Рис. 4. Последовательность реализации функции управления.

Второй подходк классификации функций менеджмента ба­зируется на критерии особенности объекта управления. В этом случае выделяется целая система, частных или конкретных функ­ций управления и осуществляют их соответствующие функцио­нальные подразделения.

При рассмотрении функций менеджмента мы остановимся на наиболее универсальных из них: планирование, организация, координация, контроль, мотивация, которые даны в учебном по­собии по менеджменту под редакцией PC. Седегова.

а) Функция планирования является первой в цепочке управленческого процесса в организации. Это работа менеджер­ского корпуса фирмы, связанная с определением целей фирмы и выявлением путей и средств их достижения.

Функция планирования выходит за рамки составления пла­нов деятельности фирмы, организации. Она рассматривается бо­лее широко - как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организа­ции к достижению ее общих целей.

Планирование в организации делится на два вида: перспек­тивное (долгосрочное) и текущее. Перспективное планирование^ особенно в современном западном производстве, приобретает черты стратегического планирования или более того - стратеги­ческого управления. Процесс текущего планирования начинается после того, как администрация организации одобрит вариант перспективного плана. На его основе происходит распределение заданий отдельным производственным подразделениям, рассчи­тываются квартальные и месячные планы.

Процесс планирования показан на рисунке 5:

Внутренняя среда организации представлена прямоугольни­ком, в рамках которого осуществляется планирование.

В наружном прямоугольнике можно увидеть, какие условия внешней среды влияют на деятельность организации, в том чис­ле и на планирование. Это, с одной стороны, блок таких факто­ров воздействия, как общество, правительство, конкуренты; и с другой стороны - факторы, от которых в значительной степени зависит конкретная деятельность фирмы: держатели акций, ра­бочая сила, покупатели, поставщики.

б) Функция организации.

Эта функция является базисной функцией менеджмента. В широком смысле - это вид деятельности управленческого персо­нала, направленный на обеспечение нормального функциониро­вания фирмы (организации).

Функция организации может быть определена как процесс создания такой структуры организации, которая даст возмож­ность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей. Эта структура включает определенное сочетание люд­ских, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения намеченных планов.

Очень важным аспектом организационной функции ме­неджмента является решение вопроса о взаимоотношениях меж­ду высшими и низшими уровнями управления, то есть о соотно­шениях таких характеристик деятельности менеджера, как пол­номочия, ответственность.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает связь между управленческими уровнями, является делегирование полномочий. Делегирование как термин в науке управления озна­чает передачу выполнения задач лицу, берущему на себя ответст­венность за их решение. При этом такой человек наделяется необ­ходимыми полномочиями: самостоятельно принимать решения и распоряжаться материальными и финансовыми ресурсами.

Делегирование полномочий с высших на средние и низшие уровни управления способствует увеличению числа творчески мыслящих, активно работающих управленцев, превращает их из подчиненных в самостоятельных руководителей.

в) Функция координации.

Функцию координации можно определить как согласование действий многочисленных исполнителей плана в соответствии с целями фирмы (предприятия, организации). Задачей функции координации является обеспечение слаженной работы всего производственного коллектива.

Координация в управлении осуществляется путем налажива­ния взаимодействия различных подразделений (отделов, служб) в системе производства. К функции координации относится также регулирование материальными и финансовыми ресурсами.

В рамках деятельности организации координацию деятель­ности по решению стратегических задач выполняют высшие ру­ководители - директорский корпус, опираясь на соответствую­щий штат специалистов.

Залогом успешного координирования являются информация и все службы, связанные с ее получением и обработкой.

г) Функция контроля.

Функция контроля в управлении рассматривается как про­цесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дела по выполнению плана, о ходе решения задач. Этот процесс состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и корректиров­ки действий в случае, если имеются большие различия между ре­зультатами и установленными стандартами.

С помощью контроля менеджмент организации определяет, правильны ли осуществляемые им решения. Самой главной при­чиной необходимости контроля является то, что организация должна обладать способностью вовремя выявлять свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению ее целей.

Функция контроля связана с учетом и анализом. Учет во многих случаях является средством контроля. А на основе ана­лиза оцениваются состояние объекта управления, результаты решения поставленных задач и потенциальные возможности.

Контроль тесно связан с описанными выше общими функ­циями менеджмента: планированием, организацией, координа­цией. По существу любая из них включает элементы контроля, в частности, сопоставление получаемых результатов с установ­ленными стандартами, критериями.

Принято различать три вида контроля: предварительный, те­кущий и заключительный.

Предварительный контроль - начинается до решения управленческой задачи, т.е. до начала работ. Он проводится до и во время определения цели и задач деятельности, планирования операций по решению задач,

Предварительный контроль осуществляется в ходе анализа результативности разработанных правил, процедур, а также вы­явления оптимального варианта будущего управленческого про­цесса путем моделирования его характеристик. При этом виде контроля анализируются человеческие, материальные и финан­совые ресурсы организации. Предварительный контроль пред­ставляет собой как бы «проектный» контроль, заранее прове­ряющий все элементы системы.

Текущий, или оперативный контроль осуществляется от на­чала управленческой или хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата. Цель текущего контроля -вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и инст­рукций, чтобы не допустить серьезных ошибок или сбоев в дея­тельности организации. Как правило, это функция руководителя.

Текущий контроль может также осуществляться специаль­ным контрольным отделом, подчиненным, как правило, руково­дителю высшего звена. Эффективность такого контрольного ор­гана определяется рядом условий:

- непосредственное подчинение органа контроля руковод­ству организации;

- административная независимость контрольной службы от проверяемых служб;

- контрольная информация от объектов контроля поступает непосредственно в орган контроля, минуя такие промежу­точные звенья, как низший и средний уровни управления.

Конкретные способы и формы текущего контроля разнооб­разны. Они зависят от факторов объединенного и субъективного характера. К объективным факторам относятся принятые в орга­низации правила и процедуры контроля. Субъективная группа факторов определяется личностными качествами руководителя.

Третий вид контроля - заключительный, т.е. контроль ре­зультатов решения задачи. Как считают теоретики западного ме-

неджмента, заключительный контроль дает руководству инфор­мацию, необходимую для планирования видов деятельности, по­добных или отличающихся от сделанной работы, и способствует усилению мотивации.

Положительной стороной этого вида контроля является по­ощрение за успешно выполненную работу, причем поощрение не только морального, но и в первую очередь материального плана.

Проблема контроля в деятельности менеджера организации имеет еще ряд важных аспектов. Это выбор формы иприемов кон­троля, определение связи контроля с информационными процесса­ми, условий его эффективности, поиск инноваций в контроле и др.