А. ФАЙОЛЬ И Г. МИНЦБЕРГ: ФУНКЦИИ И РОЛИ

Основные качества менеджера; работа менеджера

Труд менеджера

Работа менеджера характеризуется многообразием, напряжен­ностью, постоянным ощущением ответственности и т.п. Это первые характеристики, которые приходят в голову, когда возникает вопрос о том, что же все-таки делает менеджер, чем он занят целый день?

Умение дать оценку содержанию управленческого труда имеет весьма важное значение как для совершенствования его организации, повышения результативности и эффективности деятельности менед­жера, так и для познания природы управления людьми вообще.

А. ФАЙОЛЬ И Г. МИНЦБЕРГ: ФУНКЦИИ И РОЛИ

Согласно Файолю, менеджеру, чтобы обеспечить эффективность и результативность деятельности своего предприятия, прихо­дится:

— прогнозировать (предвидеть) и планировать;

— организовывать;

— руководить;

— координировать;

— контролировать.

Прогнозирование и планирование — важнейшие функциональные обязанности менеджера, который должен постоянно заглядывать впе­ред, «оценивать будущее и готовиться к нему», в чем, собственно, и заключается суть прогнозирования. Но при этом менеджер обязан не только готовиться сам, но и готовить к встрече с будущим свое пред­приятие, своих подчиненных. И в этой его работе заключается суть пла­нирования как функции управления предприятием (подразделением). Чем лучше менеджер предвосхитит будущее, чем лучше составит план вступления в него своего предприятия (своего подразделения), тем более эффективным и результативным будет его управленческая дея­тельность.

Организация означает создание менеджером формальной си­стемы взаимодействий подчиненных, способной обеспечить достиже­ние намеченных в плане целей предприятия. Организация как функ­ция управления предполагает и создание приемлемой для нормального функционирования предприятия структуры, и распределение обязан­ностей, и формулирование должностных инструкций, и т.п. Это одна из самых емких и важных функций, определяющих содержание труда менеджера.

Руководство отнюдь не означает только отдачу распоряжений, приказов, указаний. Своим отношением к труду, к обязанностям менед­жер должен стать образцом для подражания своим подчиненным, он обязан вдохновлять их и вести за собой к намеченной в плане цели.

При этом все распоряжения менеджера необходимо согласовывать с генеральной целью предприятия.

Координация в своей сущностной основе предполагает обеспечение согласованности в деятельности подчиненных с целями плана пред­приятия. Если результаты деятельности таковы, что возникают сомне­ния по поводу выполнения намеченных планов, менеджер должен так скоординировать деятельность подчиненных, чтобы намеченные и плане рубежи были достигнуты.

Контроль представляет собой сопоставление того, что происхо­дит в трудовом производственном процессе, с тем, что должно проис­ходить в соответствии с намеченными планами, установленными стан­дартами, техническими условиями, санитарно-гигиеническими нор­мами и т.п.

Минцберг о природе менеджерского труда. Совсем иное пред­ставление о содержании труда менеджеров, его характере, особеннос­тях и специфике предложил Генри Минцберг.

На основе своей многолетней деятельности Минцберг устано­вил, что работа менеджера носит фрагментарный характер, отличается разнообразием, темпом, частыми остановками, быстротой сменяемости видов и форм деятельности, наличием множества контактов, большин­ство из которых являются устными. Значительное время менеджеры тратят на запланированные совещания и деловые беседы. Фрагментар­ность деятельности менеджеров, по мнению Минцберга, позволяет судить о наличии различных ролей, которые они вынуждены испол­нять, осуществляя свою деятельность. Роль, по его определению, пред­ставляет собой «набор определенных поведенческих правил, соответ­ствующих конкретному учреждению или конкретной должности». Очевидно, понятие «роль» по отношению к менеджерам Минцберг при­менил, увидев в их поведении аналогию действиям актеров, исполня­ющих роли в пьесах и заставляющих их вести себя определенным обра­зом. Как и предначертанная в пьесе роль, должность руководителя определяет, характер и стиль служебного поведения человека, назна­ченного на эту должность. «Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Так, актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей».

Роли менеджера по Минцбергу. Минцберг выделил десять управленческих ролей, которые в зависимости от обстоятельств менед­жер вынужден исполнять, осуществляя управление. Эти роли он под­разделил на три группы: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений.

Межличностные роли исполняются менеджером в процессе его взаимодействия с другими людьми: подчиненными, руководителями, посредниками, клиентами и др. Как глава он официально представляет свое предприятие (подразделение), несет ответственность за действия своих подчиненных. В его обязанности по этой роли входит выполне­ние обычных процедур правового или социального характера, связан­ных с ходатайствами, оформлением требований и т.п. Как лидер он ведет за собой подчиненных, служит для них примером, согласовывает потребности предприятия (подразделения) с потребностями работников, отвечает за мотивацию, активность подчиненных, повышение их квалификации и т.п. В качестве связующего звена менеджер обеспечи­вает различного рода горизонтальные связи, отношения, включающие в себя прежде всего партнеров из внешнего окружения, которые ока­зывают предприятию разнообразные услуги и предоставляют ей инфор­мацию. Формально эта роль проявляется в переписке, которую ведет лидер, его участии в конференциях, совещаниях, а также в другой подоб­ной работе, так или иначе обеспечивающей связь руководимого им под­разделения с внешним миром (организациями, лицами).

Рис. 1. Управленческие роли по Минцбергу

Большой блок обязанностей менеджера связан со сбором, рас­пространением и передачей информации. В концепции Минцберга этим обязанностям соответствуют три роли, объединенные в одну группу (категорию): получатель информации (или, можно сказать, наблюда­тель), распространитель и представитель. Как получатель информации менеджер активно участвует в мониторинге происходящих событий, что позволяет ему «владеть ситуацией», т.е. знать о мнениях, сужде­ниях других менеджеров и руководителей предприятия по поводу общих успехов (или отсутствия таковых), дальнейших шагов, направ­лений развития. Другими словами, менеджер собирает текущую инфор­мацию специализированного характера с тем, чтобы, реагируя на нее, повышать эффективность и результативность деятельности подразде­ления, которым он руководит. В этой роли его можно уподобить неко­ему нервному центру, реагирующему на внешние раздражители. Испол­няя роль получателя информации, менеджер ведет обработку почты, вступает в разнообразные контакты с целью пополнения своих «инфор­мационных запасов», осуществляет деловые поездки, знакомится с периодическими изданиями в соответствии с профилем деятельности предприятия.

Как распространитель информации менеджер передает ее чле­нам своего предприятия (подразделениям). При этом, если речь идет о подчиненных, он предварительно выполняет процедуру дозирования, определяя, какие именно сведения следует предоставить им с тем, чтобы не допустить переизбытка информации и не поставить подчиненных перед решением трудной задачи оценки предоставленных им сведений и выбора необходимых. Известно, что большой объем информации отнюдь не облегчает выполнение работы и может даже породить такой эффект, как «информационный паралич», проявляющийся в приоста­новке (или даже полной остановке) выполнения задания. Поэтому в зависимости от содержания работы, квалификации исполнителей и т.п. менеджер, исполняя эту роль, часть информации может переда­вать в том виде, в котором получил, а часть вынужден так или иначе интерпретировать, приспосабливая ее по форме и по содержанию к ситуации. Исполняя эту роль, менеджер организует рассылку почты, различного рода сообщений с использованием телефона, факса, электронных сетей, осуществляет вертикальные контакты (совещания, беседы).

В роли представителя менеджер передает информацию, каса­ющуюся его предприятия (подразделения), влиятельным внешним организациям или широкой общественности. Эта информация о пла­нах руководимой им структуры, ее политике, действиях, результатах работы. Исполняя эту роль, менеджер может выступить и в качестве эксперта по прогнозу развития отрасли, рынка и т.п. Формально роль представителя проявляется через участие менеджера в заседаниях, посредством его выступлений по радио, телевидению, публикаций в периодической печати.

Работа менеджера, безусловно, отличается разнообразием. Она насыщена богатым спектром процедур межличностного общения и информационных преобразований. И все богатство, вся насыщенность труда менеджера направлены только на одно - на разработку, обоснованием принятие решений. Другими словами, единственным «продуктом» менеджерского труда, каким бы разнообразным он ни был, являются только управленческие решения, и ничего более. Таким образом, определение ролей менеджера, связанных с принятием решений, следует, пожалуй, считать самым Основным в концепции Минцберга. Минцберг включил в эту группу четыре типа ролей по принятию решений: инициатор (предприниматель), устранитель проблем, распределитель ресурсов и ведущий переговоры. Они относятся к различным видам решений.

Как инициатор менеджер принимает решения, касающиеся изменений на предприятии. Чаще всего эти изменения диктуются динамикой внешней среды. Ориентируясь на развитие рынка, действия конкурентов, достижения науки и техники и т.п., менеджер инициирует на предприятии разработку новых перспективных проектов, применяя при этом предприимчивость и предпринимательский подход к формулированию целей предстоящих изменений. Исполняя эту роль, менеджер находится в постоянном поиске новых идей, читает специальную литературу, участвует в работе конференций, семинаров и т.п. У себя на предприятии он участвует в заседаниях по обсуждению стратегии развития предприятия, в разработке проектов совершенствования деятельности и т.п. Решения по осуществлению изменений носят чаще всего добровольный характер. Менеджер сам приходит к выводу, стоит или нет проводить изменения.

Что касается роли устранителя проблем, то в ее исполнении менеджер в отличие от исполнения роли инициатора вынужден принимать решения по корректировке деятельности организации или подразделения, оказываясь перед лицом серьезных и неожиданных нарушений в ее прежде слаженной работе. Формально эта роль проявляется в его обсуждениях текущих вопросов, посвященных кризисам, падениям объемов продаж, неполадкам в производстве, появлению забастовочных настроений в среде исполнителей и т.п.

Роль распределителя ресурсов по значимости и содержанию принимаемых решений зачастую является центральной в структуре всех других ролей менеджера. К числу важнейших ресурсов, которые должен распределять менеджер, относятся материалы, сырье, человеческие ресурсы, технологии, рабочее время, финансы и др. Несмотря на такое разнообразие, у них есть одна общая характеристика — ограниченность. Именно ограниченность ресурсов и делает роль менеджера по их распределению центральной. Одним из основных критериев, по которому можно осуществить оценку деятельности менеджера в этой роли, является эффективность производства, определяемая снижением затрат ограниченных ресурсов. Исполняя эту роль, менеджер занимается составлением графиков расходования ресурсов, бюджетов, программ выполнения комплексов работ и др.

Роль ведущего переговоры включена Минцбергом в группу принятия решений, очевидно, потому, что при ведении переговоров менеджер может принимать решения и по инициации нововведений, и по распределению ресурсов, и по многим Другим вопросам. Исполняя эту роль, менеджер является ответственным за представительство организации (подразделения) на всех переговорах, активно участвует в них, собирает информацию, делится информацией и т.п.

Взаимозависимость ролей менеджера. В своей книге « Природа труда менеджера» Минцберг утверждает, что все роли менеджера взаимозависимы. Они взаимодействуют друг с другом и обеспечивают тем самым некую целостность менеджерской деятельности. Взаимосвязь ролей менеджера представлена на рис.1, где каждая группа представлена в виде звена цепи.

Можно заключить, что в один и тот же момент времени менеджер может исполнять не одну роль, а несколько. Так, например, осуществляя межличностные взаимодействия, менеджер может быть и собирателем информации, и представителем и т.п. Весь рабочий день представляет для него непрерывную цепь исполнения различных ролей, сменяющих друг друга (иногда неожиданно), меняющих его настроение, стиль поведения и т.п. В своей концепции Минцберг отразил всю сумятицу менеджерского труда, его фрагментарность, быструю смену видов деятельности. Эта концепция ярко, образно и точно показывает, содержание труда современного менеджера, вынужденного принимать решения в условиях, как отмечалось в первой главе, турбулентного развития экономики.

Весь мир театр, а люди в нем актеры... И каждый не одну играет роль.

У. Шекспир