Методы организационно-стабилизирующего воздействия

Данные методы используются для создания организационной основы совместной деятельности людей в организации. Это – распределение функций, обязанностей, полномочий и ответственности, установление порядка служебных взаимоотношений.

К этим методам можно отнести: регламентирование (четкое закрепление функций и работ); нормирование (установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности); инструктирование (уточнение задач и ознакомление с обстоятельствами и особенностями деятельности).

К задачам, решаемым этой группой методов, частично можно отнести оргпроекты, представляющие текстовое и графическое оформление содержания и последовательность действий персонала.

Содержательной основой этих методов являются общие законы управления, организации труда и законы, управляющие человеком как сложнейшей организационной системой: законы поведения, законы инертности человеческих систем, социально-биологические и биопсихические законы.

Регламентирование – это описание порядка выполнения управленческих решений. Служит для распределения управленческих задач между исполнителями. Описание осуществляется в форме регламента, где зафиксировано, кто, когда и в каких условиях решает те или иные задачи и кто несет ответственность за их исполнение.

Под регламентом управления понимается установление совокупности правил, определяющих структуру, функции и порядок деятельности персонала управления. Регламент определяет последовательность выполнения управленческих задач и условия их решения. Он является научной основой построения и развития структуры управленческого аппарата, наделяет эту структуру, в соответствии с целями организации, необходимым комплексом выполняемых задач.

Наличие регламента позволяет при возникновении необходимости решения новых задач проводить анализ требуемых изменений в структуре персонала управления. Регламент – это официальный документ, он фиксирует распределение управленческих функций, прав и обязанностей существующих органов управления для достижения целей организации.

Регламентация в организации осуществляется менеджерами высшего и среднего уровней, руководителями функциональных подразделений (отдел маркетинга, финансовый отдел и т.д.).

Регламентация осуществляется на основе выбранной стратегии, действующих правовых норм.

Внутрифирменная регламентация охватывает: функции; работы; операции; методы; способы; приемы воздействия; содержание и процедуры подготовки, принятия и выполнения решений; структуры управления; схемы подчинения и связи; потоки информации; документооборот; делопроизводство; механизацию управленческих работ; элементы стиля управления.

Результатом организационной регламентации становится перечень правил, процедур, оформленных в виде фирменного стандарта, положения, инструкции, методики, организационной карты, схемы, таблицы, графика. Для этих документов характерна многократность их применения. Они предназначены для однородных и повторяющихся работ.

Стандарты, положения, инструкции предусматривают большую степень регламентации и стабильности. Их использование основано на однозначности исполнения, ограничивает проявление инициативы исполнителей.

Организационное нормирование включает нормативы и нормы, посредством которых определяется абсолютная или относительная величина допустимого расхода ресурсов (затраты труда, материалов).

Организационные нормативы являются исходными материалами для разработки норм. Норматив имеет более обобщенный характер, чем норма.

При проведении организационного нормирования разрабатываются следующие нормативы и нормы:

• численность управленческого персонала;

• соотношение между категориями персонала управления по видам выполняемых функций и степени квалификации;

• затраты труда в сфере управления;

• расход материалов и т. п.

Организационные нормативы и нормы должны разрабатываться на основе расчетов и экспериментов, отражать достижения науки и передовой практики. Регламентирование и нормирование являются базой организационного проектирования.

Оргпроектирование представляет собой процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда, осуществляется на базе требований НОТ с применением современной организационной и вычислительной техники для повышения эффективности работы персонала управления.

Комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию:

• технологии деятельности органа управления;

• структуры и штатов органа управления;

• системы организации и условий труда;

• механизации и автоматизации труда;

• по сокращению и рационализации документооборота.

Материальной основой оргпроекта являются планы, оперограммы (графическое отображение процесса работы), технологические цепочки (графическое представление работы как цепи взаимосвязанных элементов и трудовых операций, осуществляемых последовательно), технологических схем (графическое представление всех работ с характеристикой их содержания, с перечнем и последовательностью операций, исполнителями и т. п.).

Эти документы определяют организационное начало всех работ – от отдельного участка, отдела, службы до работы органа управления в целом.

Большое значение в организационно-стабилизирующем воздействии на человека имеют социальные нормы, психологические установки и внушения.