Импорт и связывание данных

Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников:

q Импорт данных в новую таблицу Access. При этом данные преобразуются из другого формата и копируются в Access. Также можно импортировать объекты в текущую базу данных Access.

q Связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные, как в исходном приложении, так и в базе данных Access.

Возможен импорт и связывание данных из целого ряда поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов.

Импорт данных

При импорте данных создается их копия в новой таблице базы данных Access. В ходе процесса исходная таблица или файл не изменяются.

Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта электронных таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу, выполнив запрос на добавление в базе данных Access.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Access.

Связывание данных

В базах данных Access связывание данных позволяет читать и, в большинстве случаев, обновлять данные из внешних источников, не импортируя их. Формат внешнего источника данных не изменяется, что позволяет продолжать использование файла в программе, в которой он был создан, но, помимо этого можно добавлять, удалять или редактировать его данные с помощью Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Общий порядок выполнения действий по импорту или связыванию данных в существующую базу данных MS Access следующий.

1. Откройте или создайте базу данных Access, в которой будут содержаться импортированные таблицы (или, в случае базы данных Access, связанные таблицы), а затем выполнить команду Файл ► Внешние данные► Импорт (или Связь с таблицами).

2. В окне диалога Импорт (Связь) в поле со списком Тип файлов выберите тип импортируемых данных MS Access и укажите папку с БД Access, из которой будет осуществлен импорт (связывание) таблицы.

3. Двойным щелчком на значке базы данных выберите базу данных, из которой импортируются объекты.

4. В диалоговом окне Импорт объектов (Связь с таблицами)выберите вкладку с импортируемыми объектами (при импорте таблиц это будет вкладка Таблицы) выделите необходимые объекты. Нажмите кнопку Параметры и установите необходимые параметры импорта. При установлении связи с таблицами диалоговое окно Связь с таблицамиимеет только одну вкладку и не имеет кнопки Параметры, поэтому необходимо выделить только связываемы таблицы.

5. Нажмите кнопку OK, чтобы импортировать выделенные объекты.