Упражнение 17. Создание форм с вычисляемым полем

1. В базе данных Цифровая техника дополните таблицу ТОВАРЫ1 полем Количество. Для этого:

a. Откройте таблицу ТОВАРЫ1 в режиме конструктора.

b. Введите имя нового поля – Количествои установите для него числовой тип данных. Оставьте для этого поля свойства, назначенные по умолчанию, изменив только свойство Число десятичных знаков на 0 т.к. число товаров может быть только целым числом.

c. Сохраните произведенные изменения структуры таблицы ТОВАРЫ1.

2. Создайте автоформу в столбец на основе таблицы ТОВАРЫ1 и сохраните ее под именем Товары1.

3. Используя созданную форму Товары1, введите для каждого товара в поле Количествопроизвольное значение в виде двухзначного числа.

4. Откройте форму Товары1 в режиме конструктора и справа от имеющихся полей создайте новое поле используя кнопку Поле панели элементов.

5. Вызовите с помощью контекстного меню диалоговое окно свойств вновь созданного поля.

6. На вкладке Данные (или на вкладке Все) с помощью построителя выражений в поле Данныесформируйте выражение =[Цена]*[Количество](рис.45 и рис. 46).

7. Увеличьте размер надписи вновь созданного поля и введите в нее текст Всего данных товаров на сумму,

8. Используя панель инструментов Формат отформатируйте данные вновь созданного поля и текст связанной с ним записи таким образом, чтобы эти элементы хорошо выделялись на форме.

9. Откройте форму в режиме формы и просмотрите записи. Убедитесь, что данные в вычисляемом поле изменяются надлежащим образом.

10. Предъявите результат работы преподавателю. После проверки преподавателем вашей работы перейдите к следующему упражнению или закройте файл базы данных.

Работа с отчетами

Отчеты служат, прежде всего, для вывода данных в виде выходного печатного документа. Хотя данные можно вывести в виде таблицы или формы, ни один из этих объектов не обладает той гибкостью, которая имеется у отчетов. Средства Access позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Для иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки. Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания и производить сложные вычисления на только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.

При создании отчета могут быть выполнены самые высокие требования к его оформлению.

Отчет, как и форма, может быть создан одним из трех способов:

q полностью в автоматическом режиме (автоотчеты);

q с помощью мастера (средство автоматизации);

q в режиме конструктора отчетов.

Предпочтительно создавать отчет в два этапа. На первом этапе создать отчет с помощью мастера или автоотчета, на втором этапе доработать полученный отчет в режиме конструктора отчетов.

Мастер отчетов работает в семь этапов. При его работе выполняется:

q выбор базовых таблиц или запросов, на которых базируется отчет;

q выбор полей, отображаемых в отчете;

q выбор полей группировки;

q выбор полей и методов сортировки данных;

q выбор формы печатного макета;

q выбор стиля оформления;

q задание имени отчета.

При необходимости вывода в отчете результатов решения определенной задачи, сначала целесообразно создать многотабличный запрос. На этот запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Затем, на основе полученного запроса, создается требуемый отчет. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформлять полученные в запросе данные.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Наличие указанных выше разделов, а также их удаление или включение, определяется командами меню Вид ► Колонтитулы и Вид ► Заголовок/Примечание отчета. Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных, которой можно придать табличный вид. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка, целесообразно размещать в заголовке соответствующей группы.

Ниже указано, для каких целей и как используются разделы отчета.

Заголовок отчета— печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул— печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы— печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных— печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса,

Примечание группы— печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул— печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета— печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Созданный отчет может быть открыт в следующих режимах:

q в режиме конструктора;

q в режиме предварительного просмотра.