Структура службы управления персоналом

В качестве примера реальной и эффективно действующей службы управления персоналом предлагается рассмотреть структуру управления ГУЛ «Московский метрополитен», в структурных подразделениях которого автор проводил исследования по диагностике персонала в 2001-2002 годах.

Московский метрополитен - это мощная городская инфраструктура, главной целью деятельности которой является перевозка пассажиров.

Приведем некоторые статистические данные об этом предприятии, предоставленные его Службой кадровой и социальной политики.

В состав Московского метрополитена входят 32 структурных подразделения. Каждое из них является самостоятельным предприятием, то есть юридическим лицом, и ведет полноправную хозяйственную и финансовую деятельность.

Численный состав работников метрополитена на 1 января 2001 года составлял 31 809 человек, в том числе мужчины - 16 014чел., женщины -15 795 чел.

По профессиональным категориям: 23 687 чел. составляют рабочие.

В состав рабочих входят также машинисты - 2704 чел. и помощники машинистов - 787 чел., то есть лица, осуществляющие непосредственную перевозку пассажиров. 949 чел. - служащие. Специалисты (инженерно-технические работники, экономисты, бухгалтеры, инженеры и инспектора службы кадров и др.) составляют 5478 чел. Управленческий персонал (руководители) - 1695чел.

Очевидно, что такое количество работников нуждается в четком и слаженном управлении для координации их деятельности.

Функции метрополитена распределены между различными службами, в состав которых входят структурные подразделения.

Службы и подразделения распределены по участкам линий Московского метрополитена. Все указанные предприятия можно отнести к производственной сфере - основной и вспомогательной.

Кроме этого существуют предприятия социальной сферы, входящие в состав Московского метрополитена. Это поликлиника, осуществляющая амбулаторное лечение сотрудников и проводящая диспансеризации тех категорий работников, которые должны проходить медицинское освидетельствование по роду своей профессии в надлежащие сроки и без этого не могут быть допущены к работе. Также к предприятиям социальной сферы относятся 10 детских садов, которые посещает 563 ребенка, два лагеря детского отдыха, два санатория.

Координация всей деятельности осуществляется через Управление метрополитеном. Структура управления метрополитеном - линейно-функциональная. Во главе метрополитена стоит начальник, подчиняющийся Правительству города Москвы, далее следуют заместители начальника - первые (по экономике и финансам), главный инженер, главный ревизор и заместители по другим вопросам. Некоторые заместители начальника одновременно занимают другие должности, наиболее важные в целевой деятельности метрополитена, например начальника Службы подвижного состава, начальника Службы электроподстанций и сетей и некоторые другие. За начальниками служб следуют их заместители, затем начальники отделов служб, руководители структурных обособленных подразделений и подразделений, входящих в состав служб, и т.д.

Управление персоналом осуществляет Служба кадровой и социальной политики метрополитена, а также руководители и инспекторы кадровой службы, работающие непосредственно в структурных подразделениях Схема управления персоналом Московского метрополитена приведена на рисунке 1.4.

По стандартным правилам к организационной структуре управления персоналом относятся: отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, отдел социальных вопросов, а также отдел охраны труда.

На рассматриваемом предприятии подчинение сотрудников, осуществляющих управление персоналом, носит двойной характер. Служба кадровой и социальной политики осуществляет стратегический надзор за исполнителями, доводит до их сведения всю необходимую информацию и нормативную документацию, законы, приказы, распоряжения, инструкции и др. В свою очередь исполнители отсылают в службу отчеты о своей деятельности и всю статистическую информацию, которая затем анализируется и представляется в виде статистических данных. С другой стороны, исполнители подчиняются непосредственно начальникам структурных подразделений, в которых работают и выполняют все их распоряжения и приказы. Рассмотрим подробнее работу каждого подразделения, входящего в структуру службы управления персоналом Московского метрополитена.

1.Сектора, входящие в отдел кадров, выполняют следующие функции:

А) Сектор наймапроизводит набор работников в соответствии с вакансиями по штатному расписанию. Найм осуществляется, с одной стороны, через департамент занятости округа, в котором находится предприятие, подающее заявки о вакансиях, с другой стороны, происходит прием вольнонаемных работников, узнающих о существующих вакансиях через объявления на стендах, а также звуковую и печатную рекламу в метрополитене. При приеме на работу претенденты на вакансию проходят собеседование с инспектором по кадрам и начальником цеха, участка или отдела (линейным руководителем), куда они собираются поступить работать. Медицинское освидетельствование (комиссия) проводится при необходимости в зависимости от специфики труда, которым будет заниматься потенциальный работник. Проводится анализ трудовой книжки поступающего, свидетельства об окончании учебного заведения (диплома), военного билета. При необходимости работники отдела кадров связываются с прежним местом работы кандидата на вакансию, чтобы получить на него характеристику. При поступлении на работу назначается испытательный срок. Кроме этого, сектор найма занимается оформлением движения кадров.

Б) Сектор подготовки кадроввключает инженеров по подготовке кадров (обучению) в подразделениях, которые занимаются со вновь поступающими ремонтными рабочими, и штат машинистов-инструкторов, подготавливающих машинистов и помощников машинистов к работе на линии. Обучение осуществляется по курсовой и индивидуальной форме. Машинисты и помощники машинистов проходят обучение на курсах в учебном центре метрополитена. За 2000 год обучение по курсовой форме прошли 1927 чел. (машинисты, помощники машинистов, дежурные по станции, дежурные по эскалаторам). В дальнейшем в период работы они проходят переподготовку в подразделениях, где работают (без отрыва от производства).

2.В обязанности отдела организации труда и заработной платы входит разработка системы оплаты труда, координация тарифов и зарплаты, разработка штатного расписания и совершенствование управления и организационных структур, а также подготовка коллективных договоров.

3.Нормативы по оплате труда разрабатываются экономистами и инженерами по нормированию труда отдельно для работников, занимающихся эксплуатацией подвижного состава, и для обслуживающего персонала в соответствии с разрядами тарифной сетки. Оплата труда инженерно-технических работников и специалистов разрабатывается на основании ставок единого квалификационного справочника. Разрабатываются также положения о премировании работников, входящие в систему стимулирования персонала.

4.Сектор трудовых отношений занимается разработкой типовых договоров-контрактов, а также связями с профсоюзами и комиссиями - по трудовым спорам, по выплате вознаграждений и т. п., - которые тоже являются общественными организациями на предприятии.

5.Анализ и изучение кадровой ситуации со стороны руководства проводится руководителями структурных подразделений по отчетам, предоставляемым специалистами отдела кадров.

Отдел охраны труда занимается разработкой программ по соблюдению техники безопасности и обеспечению нормальных условий труда. В каждом структурном подразделении работают один инженер по охране труда и один инженер по технике безопасности, следящие за соблюдением всех правил и норм. Они подчиняются главному инженеру того подразделения, в котором работают, и следят за медицинским освидетельствованием работников (один раз в год, в два года, в три года) в соответствии с должностной инструкцией работника. При рассмотрении несчастных случаев на производстве создается комиссия, в которую входят инженер по охране труда, начальник участка, где работает пострадавший, представитель профкома. Возглавляет комиссию главный инженер структурного подразделения. Отчеты о своей деятельности и всех нарушениях инженеры по охране труда и технике безопасности направляют в отдел охраны труда управления метрополитеном, осуществляющий стратегический надзор и общий анализ сведений, представляемых из структурных подразделений. Вопросами охраны труда на предприятиях помимо отдела охраны труда занимается санитарно-эпидемиологическая станция метрополитена. Она проводит в установленные сроки аттестацию рабочих мест и следит за периодичностью медицинского освидетельствования.

Отдел социальных вопросов, входящий в службу кадровой и социальной политики, занимается развитием социальной инфраструктуры, в соответствии с теми задачами, которые были перечислены в пункте 9 раздела 1.3.2.

Мы рассмотрели организационную структуру управления персоналом, а теперь охарактеризуем проводимую на предприятии кадровую политику. Кадровая политика носит характер рациональной бюрократии, является пассивной и относится к закрытому типу.

Концепция рациональной бюрократии,первоначально сформулированная в начале XX века немецким социологом Максом Вебером, в идеале - одна из наиболее полезных идей в истории человечества.

Организационная структура рациональной бюрократии характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных норм и правил поведения персонала и подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Рациональной такая структура называется потому, что решения, принятые бюрократией, имеют объективный характер. Личные прихоти собственников организации или ее сотрудников не должны входить в противоречие с целями организации. Ее также называют классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных государственных предприятий представляет собой варианты бюрократии. Концепция социального равенства, заложенная в такой структуре, очень хорошо совпадает с системами ценностей демократического государства. Все, что было сказано ранее о пассивном и закрытом типах кадровой политики, полностью соответствует принципам управления персоналом, реализуемым на данном предприятии, что, однако, нисколько не снижает эффективности работы Московского метрополитена, которым большинство жителей и гостей столицы активно пользуется каждый день.

К недостаткам организации службы управления персоналом следует отнести отсутствие социологической и психологической служб, участвующих в диагностике персонала в повседневной работе (исключение составляют машинисты электропоездов, с которыми периодически работают психологи), а также при наборе персонала. Основным критерием отбора персонала является именно соответствие профессионально-квалификационных характеристик кандидатов требованиям вакантных рабочих мест. Важный критерий также - состояние их здоровья. При этом руководство упускает из виду социально-психологические качества работников, их умение уживаться в коллективе, которые не оцениваются с помощью различных тестов и опросов. Результатом нередко становятся затяжные конфликты в коллективах и снижение морально-нравственного климата в организации.

Схема управления персоналом крупной современной организации приведена на рисунке 1.5.

Дадим некоторые пояснения к функциям, выполняемым звеньями данной схемы.

Заместитель генерального директора по персоналу утверждаетштатные расписания служб и структурных подразделений, положения по оплате труда, должностные инструкции персонала работы подразделений организации, сметы расходов отделов службы персонала, заявки на обучение, учебные' программы по обучению персонала, графики очередности отпусков, инструкции по технике безопасности, акты по расследованию несчастных случаев.

В то же время в его должностные обязанности входит подписаниеприказов о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, за исключением директоров филиалов и их заместителей и

многих других оперативных документов, касающихся хозяйственной деятельности организации, но имеющих отношение к работе с кадрами. Он также согласовывает с генеральным директором, которому непосредственно подчиняется, назначение директоров филиалов и их заместителей, организацию обучения и стажировки работников за границей, сроки и программы обучения работников высшего звена, с другими заместителями генерального директора, вопросы, касающиеся их компетенции (экономические, финансовые, снабженческие и т.п.), но имеющие непосредственное отношение к обеспечению эффективной и бесперебойной работы службы управления персоналом.

Целью работы отдела оценки персонала и оплаты трудаявляется обеспечение объективной оценки результатов деятельности каждого работника для создания эффективной системы мотивации и стимулирования его труда. К функциям данного отдела относятся: участие в совершенствовании организационных структур управления; организация работы по составлению должностных инструкций персонала; разработка штатного расписания и изменений к нему на основе утвержденной организационной структуры, согласование штатных расписаний структурных подразделений, систематическое отслеживание численности по структурным подразделениям; внедрение современных систем оплаты труда, ориентированных на конечный результат, разработка и совершенствование методов и системы оценки труда персонала, контроль за соблюдением положений Трудового Кодекса РФ в области нормирования и оплаты труда, составление статистической отчетности по трудовым показателям и другие.

Лаборатория социологических исследованийрешает задачи по формированию корпоративной культуры и здорового морально-психологического климата в организации, в каждом структурном подразделении. В ее функции входит изучение социологических и психологических проблем организации труда, быта и отдыха работников, разработка путей и методов решения возникающих проблем и конфликтных ситуаций, повышение стабильности трудового коллектива, его активности и творческой инициативы, разработка системы взаимоотношений на предприятии, основ корпоративной культуры, разработка и внедрение мероприятий по повышению удовлетворенности трудом.

Целью деятельности отдела обученияявляется обучение руководителей, специалистов, рабочих. В его функции входит обеспечение обучения основам рыночной экономики по отдельным программам для руководителей, специалистов и рабочих; проведение обучения и аттестация кадров на знание правил техники безопасности и охраны труда; повышение квалификации руководителей и специалистов путем их обучения в учебных заведениях высшего и средне-профессионального образования и некоторые другие.

Отдел социальной защитыставит своей целью осуществление прав игарантий социальной защиты каждому работнику. В его функции входят пазработка форм социальной защиты работников, планирование и использование средств фонда социального страхования, организация фонда материальной помощи, оформление пенсионных дел, обеспечение работающих медицинским и другими видами страхования, организация выплат ссуд, всех видов пособий и обеспечение санаторно-курортного лечения, обеспечение социальной защиты молодежи, организация общественных мероприятий для работников организации.

В небольших компаниях нет возможности содержать такой развернутый штат кадровой службы, т.к. это требует больших финансовых средств, отрываемых от основной производственной деятельности, поэтому от менеджеров по персоналу требуется большой объем знаний и практических навыков по различным областям управления персоналом. Это и подбор кадров, и их профотбор, аттестация рабочего места, помощь в адаптации вновь пришедшего работника на рабочем месте и, конечно, мотивация труда. При этом менеджер по персоналу должен не только отслеживать потребности и интересы работников путем проведения опросов и их анализа, но и создавать мотивы и стимулы, согласованные с топ-менеджерами организации. Должна быть налажена надежная коммуникативная связь (включая обратную связь) между работниками - менеджерами по персоналу - руководством, принимающим окончательные решения по управлению мотивационной политикой.