ЕКОНОМІЧНА ІНФОРМАЦІЯ І ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

1.1. Поняття економічної інформації

Під інформацією (від лати. informatio - роз'яснення, виклад) спочатку розумілися відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншим способом за допомогою умовних сигналів, технічних засобів і т. и. С середини XX віку інформація є загальнонауковий поняттям, що включає в себе:

обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом, автоматом і автоматом;

обмін сигналами в тварині і рослинному світі; передачу ознак від клітини до клітини, від організму до організму і т.ін.

Тому, в залежності від сфери використання, інформація може бути економічною, технічною, генетичною і т.д.

Під економічною інформацією розуміється інформація, що характеризує виробничі відносини в суспільстві.

До неї відносяться відомості, які циркулюють в економічній системі, про процеси виробництва, матеріальні ресурси, процеси управління виробництвом, фінансові процеси, а також відомості економічного характеру, якими обмінюються між собою різні системи управління. Конкретизуємо поняття економічної інформації на прикладі системи управління промисловим підприємством.

Відповідно до загальної теорії управління, процес управління можна представити як взаємодія двох систем - керівника і керованої (мал. 1.1).

Керуюча система

(керівництво)

Керована система

(виробництво)

Рис 1.1.Структура системи управління

Система управління підприємством функціонує на базі інформації про стан об'єкта, його входів Х (матеріальні, трудові, фінансові ресурси) і виходів Y (готова продукція, економічні і фінансові результати) відповідно до поставленої мети (забезпечити випуск необхідної продукції). Управління здійснюється шляхом подачі управлінського впливу 1 (план випуску продукції) з урахуванням зворотного зв'язку поточного стану керованої системи (виробництва) і зовнішньої середи (2, 3) ринок, вищестоящі органи управління.

Призначення керуючої системи - формувати такі впливи на керовану систему, які спонукали б останню прийняти стан, що визначається метою управління. Застосовно до промислового підприємства з деякою часткою умовності можна вважати, що мета управління це виконання виробничої програми в рамках техніко-економічних обмежень; керуючі впливи - це плани робіт підрозділів, зворотний зв'язок - дані про хід виробництва: випуску і переміщення виробів, стан обладнання, запаси на складі і т.д.

Очевидно, що і плани, і зміст зворотного зв'язку не що інше, як інформація. Тому, процеси формування керуючих впливів якраз і є процесами перетворення економічної інформації. Реалізація цих процесів і складає основний зміст управлінських служб, в тому числі економічних.

1.2. Інформаційна система

У зв'язку із застосуванням нової інформаційної технології, заснованої на використанні засобів зв'язку, комп'ютерів, широко використовується поняття «інформаційна система» (ІС). При цьому термін «система» вживається в основному за двома зсістами:

• система як деяка властивість, що перебуває в раціональному поєднанні і впорядкованості всіх елементів певного об'єму у часі і просторі так, що кожний з них сприяє успіху діяльності всього об'єкта. З таким трактуванням пов'язано розуміння координації і синхронізації дії персоналу управління, об'єднаних з метою досягнення поставлених цілей:

• система як об'єкт, що володіє досить складною, певним чином впорядкованою внутрішньою структурою (наприклад, виробничий процес).

У загальному вигляді поняття «система» охоплює комплекс взаємопов'язаних елементів, діючих як єдине ціле в інтересах досягнення поставлених цілей. Кожна система включає в себе наступні компоненти.

• Структура системи множина елементів системи і взаємозв'язків між ними. Приклад: організаційна і виробнича структура фірми.

• Функції кожного елемента системи. Приклад: управлінські функції прийняття рішень певним структурним підрозділом фірми.

• Вхід і вихід кожного елемента і системи загалом. Приклад: матеріальні або інформаційні потоки, що надходять до системи або виводяться нею.

• Цілі і обмеження системи і її окремих елементів. Приклад: досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження.

Кожна система володіє властивостями подільності і цілісності.

Подільність означає, що систему можна представити, як таку що складається з відносно самостійних частин підсистем, кожна з яких може розглядатися як система. Можливість виділення підсистем (декомпозиція системи) спрощує її аналіз, розробку, впровадження і експлуатацію. Виділення (декомпозиція) підсистем являє собою досить складну задачу.

Властивість цілісності вказує на узгодженість цілі функціонування всієї системи з цілями функціонування її підсистем і елементів.

Інформаційна система являє собою комунікаційну систему по збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, постачаючу працівників різного рангу інформацію для реалізації функції управління.

Інформаційна система створюється для конкретного об'єкту. Ефективна інформаційна система бере до уваги відмінності між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному рівню управління тільки ту інформацію, яка йому необхідна для ефективної реалізації функцій управління.

Впровадження інформаційних систем проводиться з метою підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності фірми за рахунок не тільки обробки і зберігання рутинної інформації, автоматизації конторських робіт, але і за рахунок принципово нових методів управління, заснованих на моделюванні дій фахівців фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи і використання сучасних засобів телекомунікацій (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислювальних мереж і т.д.

У залежності від міри (рівня) автоматизації виділяють ручні, автоматизовані і автоматичні інформаційні системи.

Ручні ІС характеризуються тим, що всі операції по переробці інформації виконуються людиною.

Автоматизовані ІС - частина функцій (підсистем) управління або обробки даних здійснюється автоматично, а частина людиною.

Автоматичні ІС всі функції управління і обробки даних здійснюються технічними засобами без участі людини (наприклад, автоматичне управління технологічними процесами).

За сферою застосування можна виділити наступні класи інформаційних систем:

• наукові дослідження;

• автоматизоване проектування;

• організаційне управління;

• управління технологічними процесами. Наукові ІС призначені для автоматизації діяльності наукових працівників, аналізу статистичної інформації, управління експериментом.

ІС автоматизованого проектування призначені для автоматизації праці інженерів-проектувальників і розробників нової техніки (технології). Такі ІС допомагають здійснювати:

• розробку нових виробів і технологій їх виробництва;

• різні інженерні розрахунки (визначення технічних параметрів виробів, витратних норм трудових, матеріальних і т.д.);

• створення графічної документації (креслень, схем, планування);

• моделювання об'єктів, що проектуються;

• створення керуючих програм для станків з числовим програмним управлінням.

ІС організаційного управління призначені для автоматизації функцій адміністративного (управлінського) персоналу. До цього класу відносяться ІС управління як промисловими (підприємства), так і непромисловими об'єктами (банки, біржі, страхові компанії, готелі і і окремими офісами (офісні системи).

ІС управління технологічними процесами призначені для автоматизації різних технологічних процесів (гнучкі виробничі процеси, металургія, енергетика тощо .

1.3. Структура і склад інформаційної системи

Практично всі розглянуті різновиди інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають один і той же набір компонентів (мал. 1.2):

1.2. Декомпозиція інформаційної системи

• функціональні компоненти;

• компоненти системи обробки даних;

• організаційні компоненти.

При цьому під функцією управління розуміється спеціальний постійний обов'язок одного або декількох осіб, виконання якої приводить до досягнення певного ділового результату.

Під функціональними компонентами розуміється система функцій управління - повний набір (комплекс) взаємопов'язаних у часі і просторі робіт з управління, необхідних для досягнення поставлених перед підприємством цілей.

Дійсно, будь-яка складна управлінська функція розчленовується на ряд більш дрібних задач і зрештою доводиться до безпосереднього виконавця.

Саме від того, як буде виконане те або інше завдання окремим працівником, залежить успіх в рішенні кінцевих задач фірми в загалі. Таким чином, вся найскладніша сукупність управлінських впливів повинна мати своїм кінцевим результатом доведення загальних задач, що стоять перед підприємством, до кожного конкретного виконавця незалежно від його службового положення.

Природно, приведені положення підкреслюють не тільки індивідуальний, але і груповий характер функції управління, а діловий (практичний) результат виходить не епізодично, а постійний.

Весь процес управління фірмою зводиться або до лінійного (наприклад, адміністративного) керівництва підприємством або його структурним підрозділом, або до функціонального керівництва (наприклад, матеріально-технічне забезпечення, бухгалтерський облік тощо) .

Тому декомпозиція інформаційної системи за функціональною ознакою (див. мал. 1.2) включає в себе виділення її окремих частин, званих функціональними підсистемами (ПС) (функціональними модулями, бізнес - додатками), реалізуючих систему функцій управління. Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, тобто то, для якої області діяльності вона призначена і які основні цілі, задачі і функції вона виконує. Функціональні підсистеми в істотній мірі залежать від предметної області (сфери застосування) інформаційних систем.

На мал. 1.3 приведена функціональна декомпозиція інформаційних систем промислового підприємства. У залежності від складності об'єкта кількість функціональних підсистем коливається від 10 до 50 найменувань.

Як випливає з приведених малюнків, незважаючи на різні сфери застосування ІС, ряд функціональних підсистем мають одне і те ж найменування (наприклад, бухгалтерський облік і звітність), однак їх внутрішній зміст для різних об'єктів значно відрізняється один від одного. Специфічні особливості кожної функціональної підсистеми містяться в так званих «функціональних задачах» підсистеми (див. мал. 1.2). Звичайно управлінський персонал або зв'язує це поняття з досягненням певної мети функції управління, або визначає його як роботу, яка повинна бути виконана певним способом в певний період. Однак з появою нових інформаційних технологій поняття «задача» розглядається ширше - як закінчений комплекс обробки інформації, що забезпечує або видачу прямих керуючих впливів на хід виробничого процесу, або видачу необхідної інформації для прийняття рішень управлінським персоналом. Таким чином, задача повинна розглядатися як елемент системи управління, а не як елемент системи обробки даних.

МАЛ. 1.3. Укрупнена функціональна декомпозиція інформаційної системи промислового підприємства

Вибір складу функціональних задач функціональних підсистем управління здійснюється звичайно з урахуванням основних фаз управління: планування; обліку, контролю і аналізу; регулювання (виконання).

Планування це управлінська функція, що забезпечує формування планів, відповідно до яких буде організовано функціонування об'єкта управління. Звичайно виділяють перспективне (5-10 років), річне (1 рік) і оперативне (доба, тиждень, декада, місяць) планування.

Облік, контроль і аналіз - це функції, що забезпечують отримання даних про стан керованої системи за певний проміжок часу; визначення факту і причини відхилень фактичного стану об'єкта управління від її стану, що планується, а також знаходження величин цього відхилення. Облік ведеться за показниками плану у вибраному діапазоні (горизонті) планування (оперативний, середньостроковий тощо).

Регулювання (виконання) це функція, що забезпечує порівняння запланованих і фактичних показників функціонування об'єкта управління і реалізацію необхідних керівних впливів при наявності відхилень від запланованих в заданому діапазоні (відрізку).

Відповідно до виділених функціональних підсистем з урахуванням фаз управління і визначається склад задач функціональних підсистем. Наприклад, інформаційна система управління персоналом банку може містити наступні функціональні підсистеми:

• планування чисельності персоналу банку;

• розрахунок фонду заробітної плати персоналу;

• планування і організація навчання персоналу;

• управління кадровими переміщеннями;

• статистичний облік і звітність;

• довідки по запиту.

Вибір і обгрунтування складу функціональних задач є одним з найважливіших елементів створення інформаційних систем. Саме задача (функціональна підсистема) є об'єктом розробки, впровадження і експлуатації кінцевим користувачем.

Аналіз функціональних задач показує, що їх практична реалізація в умовах використання інформаційних систем багатоваріантна. Одна і та ж задача може бути вирішена (реалізована) різними математичними методами, моделями і алгоритмами. Іноді цю функціональну підсистему називають підсистемою математичного забезпечення.

Серед безлічі варіантів реалізації, як правило, є найкращий, що визначається можливостями обчислювальної системи і системи обробки даних взагалі.

У сучасних системах автоматизації проектування інформаційних систем цей компонент входить до складу так званих банків моделей і алгоритмів, з яких в процесі розробки інформаційних систем вибираються найбільш ефективні для конкретного об'єкта управління.