Правила подготовки деловой беседы
Прежде чем преступить к проведению деловой беседы, необходимо ответить для себя на ряд вопросов, которые позволят в дальнейшем оценить, достигли Вы цели, которую ставили перед собой, или нет.
§ Четко ли Вы представляете цели беседы (Видите ли Вы конкретный результат)?
§ Как можно будет оценить этот результат?
§ Какими могут быть цели и мотивы Вашего собеседника?
§ Какие средства Вы имеете для достижения поставленных целей?
§ Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения цели?
§ Как, какими средствами Вы донесете до собеседника свою позицию?
§ Как и с помощью каких средств Вы узнаете его установки, позицию и убеждения?
§ С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
§ Как подстраховать себя и снизить вероятность появления этих барьеров?
§ Если в ходе беседы возникнут противоречия, как Вы их будете снимать?
§ Если собеседник Вам неприятен, как Вы настроите себя на терпимость к нему?
§ Какие способы воздействия на партнера Вы будете применять?
§ Какую аргументацию при этом предложите собеседнику?
§ Как будете себя вести, если возникнет конфронтация или манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?
§ Как обеспечите согласование мнений с партнером?
§ Насколько (в какой степени) будете раскрывать свои позиции?
§ Как Вы будете управлять атмосферой разговора?
§ Как управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
§ Каковы интересы Вашего партнера и как их понять?
§ Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе?
Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Это и необязательно. Все же постарайтесь ответить хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст Вам некоторое психологическое преимущество.
Правила подготовки и проведения деловой беседы представляют собой основные действия, предпринимаемые в определенной последова-тельности и взаимосвязи, направленные на достижение цели беседы:
1. Определение цели беседы.
2. Составление плана беседы на основе установления основных задач беседы.
3. Поиск подходящих путей для решения поставленных задач.
4. Анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы.
5. Сбор необходимой информации.
6. Определение последовательности и содержания аргументации.
7. Выбор подходящей стратегии и тактики общения.
8. Формирование состава участников.
9. Выбор времени и места проведения беседы с учетом элементов невербальной обратной связи.
|
|
|
1. Установление истины, принятие решения на основе логики умозаключений.
2. Склонение другой стороны к собственной точке зрения.
3. Достижение результата любой ценой, даже путем манипулирования понятиями и мнением сторон.
4. Информирование собеседника о происходящих событиях.
5. Принятие компромиссного варианта решения, устраивающего какую-либо из заинтересованных сторон.
6. Стремление одного собеседника оказать определенное влияние на другого, вызвать у другого человека или группы желание действовать с целью изменения существующей деловой ситуации или деловых отношений.
7. Выдача задания и контроль его исполнения.
8. Анализ руководителем мнений и высказываний сотрудников для выработки соответствующих решений.
9. Разрешение спорного вопроса.
10. Подписание договора, соглашения.
Составление плана беседы и написание тезисов позволит:
§ отточить формулировки и найти ключевые слова;
§ выстроить очередность аргументов в более убедительную после-
довательность;
§ продумать аргументы и привести их в систему;
§ подобрать необходимые документы, материалы и т.д.
Сбор необходимой информации предполагает заблаговременный поиск и систематизацию необходимых документов, исходных данных, соответствующих ходу беседы. Желательно заранее отработать формулировки тех понятий и основных суждений, которые затрагивают предмет разговора. Информационная подготовка позволяет обеспечить четкое, бесперебойное проведение беседы, придерживаться общего плана, создает дополнительные элементы в обосновании суждений и в содержании аргументации по поводу собственной позиции. Постарайтесь получить наиболее полную информацию о состоянии дел, о собеседнике, его отношении к вам и даже о взаимоотношениях его с окружающими. Все это полезно знать для эффективного ведения беседы.
Формирование состава участников имеет существенное значение для хода беседы, как в позитивном, так и в негативном плане. Привлечение к участию в беседе дополнительных лиц может вызвать неоднозначную реакцию у противоположной стороны. Этика деловой беседы предполагает участие в ней лиц, состав которых оговорен заранее. Необходимо иметь в виду, что участие лиц, не предусмотренных заранее, может привести к отклонению беседы от намеченного плана. Безусловно, легче всего вести беседу с глазу на глаз, вдвоем, без посторонних слушателей. Увеличение количества активных участников беседы создает «эффект театра». В этом случае мы говорим, имея в виду не только того, к кому обращаемся, но и других слушателей, мнение которых нам небезразлично. С другой стороны, это небезразлично и нашему собеседнику, поэтому его восприятие и реакция в присутствии посторонних будут менее предсказуемы. Отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что не соответствующая ситуации обстановка и неудачное взаиморасположение участников сведут на нет успешность мероприятия. Чтобы избежать этого, следует воспользоваться следующими рекомендациями.
Время и место проведения беседы должны быть удобны обеим сто-ронам. Если обстоятельства не позволяют вовремя начать беседу, необ-ходимо (по возможности заблаговременно) известить об этом приглашен-ного, извиниться и предложить другое время встречи. Еще лучше – спро-сить, какое время будет удобно ему. Время и место следует подбирать таким образом, чтобы исключить внешние факторы (посторонние люди, телефон и т.д.), отвлекающие участников и мешающие нормальному ходу беседы. При выборе места проведения беседы руководствуйтесь следующими правилами:
§ инициатор разговора чувствует себя увереннее в своем кабинете;
§ в кабинете собеседника легче решать вопросы тому, кто занимает
объективную позицию;
§ при необходимости выработки совместного решения или про-
граммы действий имеет смысл назначать встречу на «нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.
Дата добавления: 2015-11-26; просмотров: 1565;