Методы исследования документов

Одним из источников исследования систем управления является изучение документации, поскольку всякое управление связано с движением информации, которая фиксируется в документах.

Документ — это объект исследования, содержащий информацию на любом материальном носителе (бумаге, магнитной ленте, дискете и др.) при помощи какой-либо знаковой системы, предназначенный для ее передачи и хранения.

Существует множество документов, имеющих различное содержание и направленность.

По общей значимости, статусу документы можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные документы имеют «служебный» характер, так как составлены организациями или учреждениями различного уровня. Наиболее важная проблема при анализе официальных документов состоит также в определении степени доверия к этим документам. То, что они носят официальный характер, еще никоим образом не является условием объективности информации, содержащейся в них. К неофициальным относятся в основном личные документы, касающиеся жизни и деятельности лица или группы лиц (письма, автобиографии, мемуары, речи, дневники и пр.).

По форме фиксации документы делятся на текстовые документы, в которых фиксируются сведения в письменной форме (пресса, личные документы, официальные документы) и нетекстовые, в которых информация представлена с помощью неречевых знаков (кино-, видео-, фото- и фонодокументы, картины, рисунки, карты, чертежи и др.).

По характеру использования — позволяющие реконструировать ход событий, позволяющие сделать вывод об их авторах, о мнениях и отношениях и т. п., и иллюстративные — для приведения примеров, ссылок и т. д.

Эффективность исследования по документам зависит от состава документов, их содержания, формы, информационной классификации, типа анализа документа, выбранной схемы исследования.

Можно выделить два основных типа анализа: традиционный (классический) и формализованный, количественный (контент- анализ)

Проведение традиционного анализа означает преобразование первоначальной формы этой информации в необходимую исследователю форму. Фактически это не что иное, как интерпретация содержания документа, его толкование. Документ анализируют через постановку ряда вопросов:

1) К внешнему виду документа:

– вид, форма документа (т. е. что он собой представляет);

– в каких условиях (экономических, социальных, политических, культурных) он возник;

– автор(ы) документа, инициатор создания документа;

– цель создания документа;

– достоверность (надежность) документа (т. е. насколько ему можно доверять);

– насколько достоверна информация документа;

– каково общественное действие (резонанс) документа.

2) К содержанию документа:

– какие факты содержатся в документе;

– какие ценностные представления (оценки, мотивы, установки) в нем отразились;

– какие выводы можно сделать о фактах, содержащихся в документе;

– достаточно ли точны сведения, содержащиеся в документе, и есть ли необходимость привлечь новую информацию для достижения целей исследования.

Формализованный анализ (контент-анализ) сводится к тому, чтобы найти такие легко подсчитываемые признаки, черты, свойства документа (например, такой признак, как частота употребления определенных терминов), которые с необходимостью отражали бы определенные существенные стороны содержания. Тогда качественное содержание делается измеримым, становится доступным точным вычислительным операциям. Результаты анализа становятся в достаточной мере объективными. Ограниченность формализованного анализа заключается в том, что далеко не все содержание документа может быть измерено с помощью формальных показателей.

Выбор схемы исследования предполагает выделение источников информации, планирование и разработку порядка составления и хранения документации, определение и реализацию информационных потоков в исследуемом объекте управления. Важно, чтобы существующая система документации предусматривала возможность ее использования в исследовательских целях.

Особенностями метода исследования документов является то, что:

– документация всегда носит вторичный характер, исследователь не имеет прямого контакта с тем явлением или процессом, который отражен в документе;

– документ, как правило, носит субъективный характер, так как отражает позицию и замысел его составителя. Исследователь не может менять форму изучаемых документов;

– содержание документальной информации зависит от формы, в которой она подается.

В организациях, где исследования управления проводятся регулярно, систему информационного обеспечения управления ориентируют не только на решение текущих проблем: это воплощается в реализации основных принципов построения информационных систем (принцип функциональной полноты и открытости) — разработка форм фиксирования информации, регулирование ее объемов и структуры, обеспечение достоверности, своевременности информации, сохранение ее по потребностям проводимых исследований.