Организация как система

Слово «организация» происходит от латинского organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю [См.: Смирнов Э. А. Теория организации : учеб. пособие / Э. А. Смирнов. – М.: ИНФРА-М, 2000]. Организация рассматривается как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление организация представляет собой физическое объединение реальных элементов для выполнения определенной программы или цели. Именно наличие цели определяет само существование организации. В настоящем пособии в качестве основного используется последний подход.

При данном подходе организация рассматривается собственно как некий объект, имеющий упорядоченную структуру. В таком объекте совместно существуют разнообразные элементы и связи между ними, при этом в качестве элементов могут быть как технологические элементы (машины, устройства и т. д.), так и люди.

Если рассматривать организацию с точки зрения системного подхода, основными будут являться вопросы, связанные с рассмотрением внешней среды существования и функционирования организации, внутренней ее среды, а также взаимосвязей, которые образуются в организации.

Для понимания и проектирования внутриорганизационных процессов большое значение имеет анализ среды, в которой организация существует и к которой она адаптируется.

Можно выделить различные факторы воздействия на организацию внешней среды, к ним относятся политические, экономические, социальные, технологические, ресурсные (рис. 9).

Рис. 9. Внешняя среда организации

[ См.: Костров А. В. Основы информационного менеджмента /

А.В. Костров. – М. : Финансы и статистика, 2001]

Все факторы внешней среды можно также разделить на прямые (которые оказывают непосредственное влияние на организацию) и косвенные (оказывают опосредованное влияние на организацию).

Так, например, в качестве факторов прямого воздействия можно принимать все, что связано с поставщиками разнообразных ресурсов, необходимых для работы организации. К ним же относятся и возможности привлечения капитала, и трудовые ресурсы, и потребители. Фактором прямого воздействия является сфера законодательства по профилю организации.

Факторы косвенного характера обычно сложнее, чем прямые. Это обусловлено трудностями в прогнозировании того, как они могут повлиять на организацию. К числу косвенных факторов относят уровень технологий, общее состояние экономики страны или региона, социокультурные и политические факторы, международную обстановку и др.

Внутренние условия существования организации можно трактовать как некие переменные, характеризующие ее состояние. Это цели, задачи, структура, технология и ресурсы.

Технологии

Л

Ресурсы Цели Структура

О Zb.

V

Задачи

Рис. 10. Внутренняя среда организации

Ведущим элементом формирования организации является понимание и разделение целей деятельности. Несмотря на то что цели в организации могут быть различными, основным фактором согласованности служит глобальная цель, по отношению к которой все остальные выступают как подцели.

Задачи в организациях являются элементами конкретизации цели. Они позволяют сделать цель более понятной и достижимой.

Одной из основных внутренних характеристик организации являются ресурсы, которыми она располагает. В настоящее время в любой организации выделяются материальные, энергетические, финансовые, интеллектуальные, информационные, трудовые ресурсы.

К числу основных внутренних переменных организации также относятся технологии. Термин «технология» в широком толковании обозначает некоторую область деятельности, в узком – определенный тип переработки сырья в конечный продукт. В узком смысле понятие «технология» более предметно характеризует конкретную организацию, ее специфические особенности и конкретные возможности: технологию можно определить как технологический ресурс.

Структура организации является также важнейшим элементом внутренней среды. В зависимости от целей организации, ее «возраста», технологии, состояния и динамики внешней среды организационная структура приобретает различные формы. Она может быть иерархической, матричной, предпринимательской, смешанной.

В процессе деятельности с внешней средой и между элементами организации должны осуществляться различные связи – коммуникации, что требует обеспечения как концептуального, так и технологического. От совершенства коммуникаций успех организации зависит в не меньшей степени, чем от набора ресурсов. Внутри организации имеются как вертикальные – по подчиненности коммуникации (субординация), так и горизонтальные, которые диктуются технологиями (координация). Коммуникации могут быть формальными, т.е. предусмотренными структурой, и неформальными, которые возникают сами по себе и, может быть, даже вопреки формальным.

Для обеспечения коммуникаций создаются специальные средства, которые, по существу, тоже являются технологиями. К важнейшим особенностям коммуникационных каналов относятся резервирование и обратная связь.

Организация, как и любая социально-экономическая система, – это система с управлением. В рамках организации как системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние.

Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

– вход основной системы;

– выход основной системы;

– канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);

– блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

г£

Вход

Блок управления

У

Внутренние процессы преобразования входов в выходы

Выход

Обратная

связь

Внутренняя

среда

организации

Рис. 11. Организация как система со своими параметрами входа и выхода

Параметрами входа могут являться:

– информация;

– денежные поступления (например, кредит);

– человеческие ресурсы;

– материальные ресурсы.

Параметрами выхода являются:

– конечный продукт, ценный для потребителя;

– финансовые ресурсы (результаты) компании;

– информация.

Соответственно, внутренняя среда в процессе преобразования входов в выходы участвует в том или ином потоке преобразования, которые в совокупности составляют единый бизнес-процесс.

Основу любой социально-экономической системы составляют процессы управления.

Процесс управления организацией относится к наиболее сложным формам человеческой деятельности. Сущность управления организацией состоит в осуществлении постоянного целенаправленного воздействия на управляемую и управляющие подсистемы.

Процесс управления как элемент управленческой деятельности включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Сущность управления можно проследить через эволюцию представления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов [Ямпольская Д. О., Зонис М. М. Менеджмент / Д. О. Ямпольская, М. М. Зонис. – СПб.: Нева, 2004]:

1. Организация представляется как сумма трудовых операций. Управлять – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2. Организация – это административная пирамида как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3. Организация – это бюрократия, где человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий права на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

4. Организация – это группа единомышленников, семья. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения (принцип Э. Мэйо). Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

5. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система.