Претензионное письмо (письмо-рекламация)

Претензионное письмо (письмо-рекламация) (лат. reclamatio - возражение, неодоб-рение) - служебное письмо, цель которого возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

• предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

• конкретные требования составителя претензии (требование замены нека-чественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомле-нием о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обосно-ванность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Доку-менты приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляю-щая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например:

- О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

- Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

- Заявляем Вам претензию в отношении…

- Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

- Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

- В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

- При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения:

- В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар;»

- Возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____;

- компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Пример оформления письма-рекламации:

v Письма, связанные с выражением внимания и участия (этикетные письма)

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-поздравление

• письмо-благодарность

• письмо-соболезнование

• письмо-извинение