Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достиг-нутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть; если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:

ü «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...) ».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложени-ем.

Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизи-тами письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-подтверждения:

v Письма претензионного характера

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-напоминание

• письмо-требование

• претензионное письмо (письмо-рекламация)

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание– служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на офици-альный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

ü «Напоминанием Вам…»;

ü «Вторично напоминаем Вам…»;

ü «Обращаем Ваше внимание на то, что…»;

ü «Ставим Вас в известность, что…».

Письмо-напоминание оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-напоминания являются: наименование орга-низации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-напоминания:

Письмо-требование

Письмо-требование–служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимос-ти выполнения обязательств и излагаются действия, которые последуют, если обязатель-ства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

- «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;

- «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;

- «Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.».

Описание действий, которые последуют в случае неисполнения адресатом своих обязательств, может формулироваться следующим образом:

- «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...»;

- «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»;

- «В противном случае мы не несем ответственности за последствия...» и т.п.

Письмо-требование оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-требования являются: наименование организации, справочные данные об орга-низации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-новки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составле-нии письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-требования: