Примеры редакторской правки

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государственную лицензию), поступившего на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётная книжка или академическая справка).

Отредактированный вариант:

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государственную лицензию), поступивший на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётную книжку или академиче­скую справку).

Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласо-ванным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме име-нительного падежа.

Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскрывающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винитель-ного падежа («представить документ»), то и заключенные в скобки приложения должны использоваться в том же падеже.

2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на осно­вании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факультета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-ти дневный срок с момента решения Совета факультета.

Отредактированный вариант:

Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необхо-димо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предоставлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление студента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решения Совета факультета.

В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о предоставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разрешить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоя­тельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «после») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записы-ваться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозна-чаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требует словесно-цифровой записи.

3. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует выяснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или автоматов людьми, - и после этого использовать пассивную конструкцию.

Отредактированный вариант:

Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколько тысяч человек.

4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.

Отредактированный вариант:

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл выска­зывания не изменился.

5. Вторые профессии - смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Отредактированный вариант:

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложениях. Называе-мое им добавочное действие должно соотноситься с основным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном случае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.

6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные по­мещения.

Отредактированный вариант:

Для этого наша фирма использует подсобные помещения.

Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» - сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющиеся» делает текст избыточным. Кро-ме того, очевидно, что фирма не мо­жет использовать помещения, которых нет.

7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Отредактированный вариант:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, которые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять участие в работе курса.

Отредактированный вариант:

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, присылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в работе курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборотом, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, когда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формулировки «подтверждение о чем-либо» - следует говорить: «подтверждение чего-либо».

9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

Отредактированный вариант:

Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица - конкретного человека. Службы несут коллективную ответственность.

10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, определить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.

Отредактированный вариант:

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухгодичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае существительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодичный» - прилагательное, которое нежелательно записывать с исполь­зованием цифр. «Привить традиции» - ненормативное словосочетание. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека - они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкретная личность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассоциаций с фирменной одеждой и фирменной аппаратурой.

7.4. Этикет делового письма

Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:

♥ проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;

♥ соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;

♥ умение высказывать свое мнение, не обижая партнера й не задевая его самолюбия;

♥ терпимость к иному мнению;

♥ разумная самокритичность;

♥ честность в деловых отношениях;

♥ умение корректно вести спор, полемику.

Одно из важнейших правил деловой переписки - не следует медлить с ответом, не заставлять корреспондента ждать. Если ответ не может быть дан в установленный срок, необходимо сообщить причину задержки ответа адресату, принести извинения и указать срок окончательного ответа.

Не следует писать ненужных писем. Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть предельно информативным, но в то же время лаконичным.

При подготовке ответа необходимо быть внимательным к оформлению реквизита «Адресат»: письмо должно быть адресовано тому, кто подписал поступившее письмо.

Если ответ был ожидаем и важен, в следующем письме к партнеру необходимо выразить благодарность за ответ.

Если в письме имеется обращение с просьбой, которую выполнить нет возмож-ности, необходимо объяснить отказ и предложить что-либо взамен, может быть, пореко-мендовать обратиться в другое учреждение или сюда же, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительныхформул вежливости.

Но при этом следует исключить ложную вежливость. Такие выражения, как «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и подобные им неуместны в деловых письмах.

Необходимо исключить из текста служебного письма местоимения «я» и «он», используя «мы» и «Вы».

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, то нужно формулировать напоминание или претензию спокойно и четко, например:

Если необходимо потребовать выполнения обязательств, следует использовать этикетные формулировки, которые позволяют смягчить категоричность высказываний.

Сравните:

Следует учитывать, что в деловом общении существуют так называемые отрицательные этикетные знаки: не полученный вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа и др. Такое отношение воспринимается как нежелание поддерживать деловое сотрудничество, некорректное поведение, неуважение к корреспонденту.

Для русского речевого этикета в равной степени значимы личные заслуги и социальный статус, а признак пола практически не имеет значения. И хотя при личном обращении к женщине используется слово «госпожа», при обозначении должностей, званий профессий и т.п., относящихся к женщине, используется форма мужского рода, как и при обозначении лиц мужского пола.

Например:

или

Этикет делового общения дает возможность поддерживать отношения на достойном уровне в любой управленческой ситуации, как бы неблагоприятно она ни складывалась. Соблюдение норм делового этикета способствует эффективности и комфортности делового общения.

Виды деловых писем

Родовым понятием по отношению к различным видам деловых писем является понятиеслужебного письма.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на 5 групп.

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением инфор-мации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с paзны-ми причинами: необходимостью передачи официальной информации, необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов; необходимость информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляе-мых товарах и услугах. Как правило, деловые письма данной группы носят инициа-тивный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возни-кающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражают различ-ную степень и глубину претензий.

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способст-вуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психоло-гическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендатель-ные письма.

v Письма, связанные с распространением информации

Данную группу образуют следующие виды писем:

• информационное письмо;

• письмо-извещение;

• письмо-приглашение;

• письмо-уведомление;

• письмо-сообщение;

• письмо-предложение;

• рекламное письмо.