Письмо-соболезнование

Письмо-соболезнование – служебное письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных обстоятельствах (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

Письмо соболезнование относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе. При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Основные формулировки:

Мы выражаем -

§ Выражаем (выражаю) Вам (вам)…

§ Позвольте выразить…

§ Мы приносим Вам (вам)…

§ Я выражаю Вам (вам)…

§ Я обращаюсь к Вам со словами…

Мы свидетельствуем Вам (вам) наше (наши)…

§ … (наше) сожаление… … (наше) сочувствие… … (наши) соболезнования… … глубокое (глубокие)… …искреннее (искренние)…

§ … глубокое и искреннее (глубокие и искренние)…

в связи с…

§ … невозможностью…

§ … невыполнимостью…

§ … тем, что по не зависящим от нас обстоятельствам мы не можем.

§ … постигшим Вас (вас) несчастьем…

§ … постигшим Вас и Ваших близких горем…

§ … постигшими Вашу организацию неприятностями…

Мы разделяем -

§ … Ваши (ваши) чувства…

§ … Вашу боль…

§ … Вашу скорбь…

§ … Вашу печаль…

§ … Ваше огорчение…

§ … Ваше разочарование…

§ … горькие… … сердечную… … неизбывную… … неизгладимую… … чрезвычайное… … глубокое…

Мы понимаем Ваши чувства…

§ Мы заявляем о поддержке и участии…

§ Мы воздаем должное… безмерно сожалеем… сопереживаю… исполнен печали…

Дополнительные формулировки:

§ … от имени…

§ … от имени и по поручению…

§ … от имени сотрудников… и от себя лично…

§ … от имени руководства организации…

§ … от лица общественности…

§ … от своего имени…

Пример оформления письма-соболезнования

Письмо-извинение

Письмо-извинение - служебное письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоен-ности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предпри-няты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

План письма может быть такой:

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

2. Выражение сожаления.

3. Извинение.

4. Объяснение действий компании.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

ü Приносим свои извинения за то, что…

ü Позвольте принести (вам) свои извинения за…

ü Искренне сожалеем, что…

ü Примите наши искренние извинения за…

Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны. Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.

Пример оформления текста письма-извинения:

v Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными рекви-зитами сопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

- «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию);

- «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию);

- «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

- «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;

- «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;

- «В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…».

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа - договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

Пример оформления сопроводительного письма:

v Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо - служебное письмо, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и д.р.

Целью рекомендательного письма является предоставление объективной и всесторонней информации о конкретном человеке. Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике или преподавателя о студенте, обычно с поручительством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от организации.

Рекомендательное письмо содержит в себе следующие разделы:

1. Заголовок.

2. Как продолжительно и в каком качестве рекомендуемого знает рекомендатель.

3. Подтверждение факта работы в компании - что, где, как и когда рекомендуемый делал (например: «работал с такого-то по такое-то там-то», или «участвовал в таком-то проекте в качестве такого-то»).

4. Краткая характеристика (Какие ключевые достижения, какие сильные стороны рекомендуемого может отметить рекомендатель).

5. Письмо должно быть на фирменном бланке компании, заверено печатью и подписью (печать необязательна, но желательна).

6. Контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.

Пример оформления рекомендательного письма: