РЕКВИЗИТ 23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласова-ние документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должност-ными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Лист согласования может оформляться следующим образом:

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

· с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

· с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Пример оформления реквизита « Гриф согласования документа»

РЕКВИЗИТ 24 – ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Виза официального документа- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (внутреннее согласование).

Внутреннее согласование называется визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой согласования(далее - виза).

Виза согласованиявключает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

или:

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею заме-чания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается испол-нителю на доработку.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные измене-ния, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле доку-мента, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступле-ния.

При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.

Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица:

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Наименование должности лица:

Личная подпись В.Г. Козлов

Дата

Круг лиц, визирующих документ. Согласование документа проводится до подпи-сания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или ут-верждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необ-ходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принима-емых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придет-ся исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

- руководителем подразделения, подготовившего проект документа;

- руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);

- юридической службой;

- заместителями руководителя организации;

- службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

- руководителем службы персонала;

- главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);

- руководителями заинтересованных подразделений;

- юридической службой;

- работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

РЕКВИЗИТ 25 – ОТТИСК ПЕЧАТИ

Печать -устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу. Клише - рельефное изображение на металле, дереве, пластмассе или линолеуме для нанесения оттисков на бумагу). Оттиск -изображение клише на бумаге.

Оттиск печатизаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Доку-менты заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации– печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреж-дений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требова-ния к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организа-ции, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструк-ция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в свя-зи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

· перечень печатей, используемых в организации;

· места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

· порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

РЕКВИЗИТ 26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Отметка о заверении копии– реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Под-пись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего ко-пию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (по-становления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подраз-деления, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Примеры оформления реквизита «Отметка о заверении копии»

РЕКВИЗИТ 27 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Отметка об исполнителе– реквизит документа, содержащий сведения о непосред-ственном составителе документа. Отметка об исполнителевключает в себя инициалы и фамилию исполнителя доку-мента и номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться указанием долж-ности исполнителя с указани-ем структурного подразделе-ния.

Отметку об исполните-ле располагают на лицевой или оборотной стороне пслед-него листа документа в левом нижнем углу. Реквизит «От-метка об исполнителе» офор-мляется от поля без абзацного отступа.

Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе»

РЕКВИЗИТ 28 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит доку-мента, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает в себя следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

- слова «В дело»;