РЕКВИЗИТ 14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруд-нено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организа-ции, место составления может не указываться. Например, ОАО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а ОАО «Шарикоподшипник» необходимо указать – Москва.

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

Пример оформления реквизита

«Место составления или издания документа» на бланке приказа

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозна-чение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальний и т.д.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

В пределах границ зоны расположения реквизит «Справочные данные об организа-ции» размещают одним из способов: центрированным или флаговым.

РЕКВИЗИТ 15 – АДРЕСАТ

Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие органи-зации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяс-нительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресатамогут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Например:

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращен-ные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел. Например:

или

Пример оформления реквизита «Адресат» на письме

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки,

Киреевский р-н Тульская обл.,

301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО «ТЕРМИКА»

ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва,

115419

Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

РЕКВИЗИТ 16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф утверждения документа– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специ-ально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

· акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

· инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

· номенклатура дел организации;

· нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

· отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

· перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

· планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

· положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

· программы (проведения работ, командировок и т.д.);

· расценки на производство работ;

· регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

· сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

· структура и штатная численность;

· тарифные ставки;

· формы унифицированных документов;

· штатное расписание.

Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»

РЕКВИЗИТ 17 – РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция документа- реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необхо-димости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Пример оформления реквизита «Резолюция»

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

РЕКВИЗИТ 18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

Заголовок официального документа- реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

• чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполне-ние.

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. К тексту докумен-тов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрацион-ный номер относительно самой длинной строки. Например:

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования прило-жений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Пример оформления реквизита « Отметка о наличии приложения»

РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ

Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписав-шего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное долж-ностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

или:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяю-щими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегирова-нии полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определен-ных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справоч-ного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписы-вающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Пример оформления реквизита «Подпись»