Лекция 8 Подготовка и форматирование документов в текстовом редакторе с применением технологии гипертекста

Текстовый процессор Word предназначен для создания , редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов. Основныеэлементы управления в рабочем окне процессора: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Строка меню обеспечивает доступ ко всем функциональным возможностям программы. Настройку панелей инструментов выполняет пользователь путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятельности. Word позволяет изменить вид представления документа на экране посредством выбора одного из режимов:

1. Обычный – показывает документ в общем формате, удобном для редактирования и форматирования (поля и колонтитулы не отображаются);

2. Web-документ – режим для предварительного просмотра Web-страниц

3. Разметка страницы – показывает текст и рисунки так, как они будут выглядеть на напечатанной странице, со всеми полями и колонтитулами;

4. Структуры – показывает организацию документа, при этом можно видеть все уровни детализации и быстро перестраивать текст документа.

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

1. Выбор и изменение гарнитуры шрифта

2. Управление размером шрифта

3. Управление начертанием и цветом шрифта

4. Управление методом выравнивания

5. Создание маркированных и нумерованных списков

6. Управление параметрами абзаца

Автоматизировать форматирование позволяют стили. Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Стили используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

Word содержит инструмент Таблицы, ориентированный на выстраивание текста в строки и колонки. Редактор позволяет вставлять новую таблицу с необходимым количеством строк и колонок по месту нахождения курсора; добавлять и удалять строки, столбцы и ячейки; изменять размеры ячеек и выполнить операции форматирования над их содержимым; объединять несколько ячеек в одну и, наоборот, разделять одну ячейку на несколько; вставлять формулу в ячейку (при этом в ячейке отображается результат вычислений по данной формуле). В редакторе имеются возможности представления текста в виде колонок, аналогично тому, как это делается в газетах и журналах. При необходимости на каждой из страниц документа в верхней или нижней части может быть введена идентичная информация. Для этого в редакторе реализован инструмент работы с колонтитулами. В поле колонтитула обычно размещают номера страниц, дату, время и, при необходимости, небольшой фрагмент текста. Редактор Word имеет возможности для создания или добавления графических изображений в редактируемый документ. Помимо вставки графических объектов редактор Word приобрел возможности добавления в документы видеоклипов, бегущей строки, звуков.

Интересное средство для печати документов на бланках, конвертах и др. реализовано командой Слияния из меню Сервис. При печати набора документов на бланке часть текста остается постоянной во всех письмах, а часть текста изменяется. При этом для печати создаются два документа: основной документ и источник данных. Основной документ содержит общий для всех писем текс, а также служебные инструкции для вставки меняющегося текста. В источнике данных находится текст, специфический для каждого документа. На заключительной стадии основной документ и источник данных сливаются для генерации документов на бланке.

Обычно, любой текст представляется как одна длинная строка символов, которая читается в одном направлении. Гипертекстовая технология заключается в том, что текст представляется как многомерный. Материал текста делится на фрагменты. Редактор Word предоставляет возможность устанавливать закладки и оформлять заголовки, для перехода к которым используются ссылки. При помощи ссылок можно перейти на нужный фрагмент текста или открыть другой документ. Гипертекст формируется в результате представлений текста как ассоциативно связанных блоков информации. Ассоциативная связь - это соединение, сближение представлений, смежных, противоположных, аналогичных и т.д.

Гипертекст значительно отличается от обычного текста. Обычные (линейные) тексты имеют последовательную структуру и предусматривают их чтение слева направо и сверху вниз. Использование гипертекста позволяет фиксировать отдельные идеи, мысли, факты, а затем связывать их друг с другом, двигаясь в любых направлениях, определяемых ассоциативными связями

Лекция 9. Представление статистической информации в табличной форме (с применением табличных процессоров)

MS Excel представляет собой программу управления электронными таблицами общего назначения, позволяющую выполнять вычисления над данными и анализировать их. При первом запуске Excel в рабочей области приложения открывается новая пустая книга, формируемая в виде совокупности пронумерованных листов. Excel позволяет вводить в ячейки следующие виды данных:

1. Числовые значения

2. Текстовые значения

3. Дату и время суток

4. Формулы

5. Гиперссылки и адреса в сети Интернет

6. Картинки, фотографии, карты и др.

Строка формул служит для редактирования содержимого ячеек. В Excel имеются возможности для добавления новых строк и столбцов. После ввода данных, при необходимости, выполняется их форматирование, которое включает в себя следующие операции:

1. Задание числовых форматов

2. Определение шрифта, цвета текста и фона

3. Добавления к ячейкам декоративных рамок и заливки

4. Изложение вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейке

5. Наложение комбинаций атрибутов формата командой Автоформат

При необходимости пользователь может скрыть необходимые строки и столбцы листа от посторонних взглядов(при этом данные сохраняются в памяти). Excel также допускает защиту от изменений со стороны посторонних лиц ячеек, листов или книг. Для обработки числовых и текстовых данных Excel имеет значительное число функций по следующим категориям:

1. Финансовые - для расчета процентов, увеличения и уменьшения суммы капитала и др.

2. Математические - выполнение математических и тригонометрических операций

3. Статистические – вычисление средних значений сумм, распределений и стандартных отклонений

4. Дата и время – вычисления со значениями даты и времени

5. Ссылки и массивы – вычисления с таблицами данных

6. Операции с базами данных – работа со списками и внешними базами данных

7. Текстовые – сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках

8. Логические – вычисления, результатом которых может быть значение Истина или Ложь

9. Проверка свойств и значений – определение ошибок, возникающих при вычислениях

Эффективным средством поиска записей, удовлетворяющих заданному критерию, является команда Автофильтр подменю Фильтр меню Данные. В ряде случаев для пользователей представляет интерес группировка записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации. Эти функции выполняет команда Итоги из меню Данные. Эта командаотображает список в виде структуры, что позволяет легко сворачивать и разворачивать сформированные разделы.