MS Word. Майстри і шаблони.

1. Майстри календарів, листів та резюме. Ділова переписка – це невід'ємний елемент у практичній роботі багатьох людей. Діловий лист чи неформальний лист до друзів або родичів можна написати вручну, а можна за допомогою майстра листів чи використати шаблони (стандартний лист, сучасний, вишуканий).

Майстри у Windows – це програми з розширенням назви wiz, які призначені для спрощення, автоматизації та унаочнення процесів виконання низки стандартних дій. У MS Word є велика кількість майстрів, за допомогою яких можна створити календар на один чи декілька місяців, діловий лист, факсимільний документ, звіт, порядок денний наради, резюме тощо.

Під час роботи майстра на екрані послідовно виникають декілька вікон із запитаннями до користувача відповідно до теми створюваного документа. Перейти до наступного вікна можна за допомогою кнопки Далі. Щоб повернутися до попереднього і внести деякі зміни у відповіді, потрібно натиснути на кнопку Назад. На останньому етапі натискають на кнопку Готово і отримують потрібний документ. Оздоблення і форматування такого документа можна не змінювати, а можна продовжити роботу над його удосконаленням вручну.

Під час створення календаря потрібно вибрати його стиль (строгий, стандартний, вишуканий), орієнтацію (книжкову чи альбом), наявність рисунка (так, ні) і діапазон дат.

Значно більше даних слід задати, працюючи з майстром листів: вигляд дати написання, стиль листа, адресу адресата, адресу відправника, форму звертання, форму прощання тощо. Зверніть увагу, що адреси, дата та інші елементи листа будуть розташовані на бланку так, як це прийнято в Америці. У східній Європі ділові листи оформляють дещо інакше (див. хід роботи).

Резюме – це сучасно оформлена згідно зі світовими стандартами автобіографія з даними про навчання, професійні навички, особисті уподобання чи хобі. Його готують з метою пошуку роботи чи вступу у навчальний заклад тощо. Резюме відрізняється від автобіографії формою подання даних. Форма подання особистих даних у резюме є строго визначена і її слід дотримуватися. Є декілька видів шаблонів резюме, але найбільші можливості для створення резюме надає майстер резюме.

Майстер резюме дає змогу не лише змінити заголовки деяких пунктів, але й структуру резюме. Можна вибрати стиль резюме (стандартний, сучасний, вишуканий), тип (звичайне, хронологічне, функціональне, професійне), задати структуру адреси і особистих даних, вибрати із запропонованого списку стандартні пункти, додаткові стандартні пункти, створити нестандартні пункти, упорядкувати пункти.

2. Шаблони стандартні та власні. Шаблон – це файл у форматі dot, який призначений для створення типових файлів у форматі СІОС і містить деяку інформацію, що незмінно використовуватиметься у багатьох документах користувача. Є велика кількість шаблонів листів, факсів, звітів, різних бланків тощо. З-поміж них найкориснішими є шаблони для створення резюме.

Користувач може модифікувати (змінити) шаблон. Після внесення змін у шаблон його слід зберегти на диску з новою назвою як шаблон (тобто як файл з розширенням dot). Шаблон для деякого типу робіт можна створити самостійно, записавши зразок документа на диск у файл з розширенням dot. За замовчуванням комп'ютер пропонує зберігати шаблони у системній папці Templates (Шаблони). Однак рекомендують видозмінені та нестандартні шаблони зберігати окремо (студентам у власній папці). Щоб використати шаблон, новий документ слід створювати не у стандартному шаблоні Новий документ, а у власному, заздалегідь відшукавши його на диску (у MS Word 2003 за допомогою команди Створення... з існуючого документа..., рис. 24). Стандартний шаблон, на основі якого за замовчуванням створюються усі документи, називається Normal.dot. Його також можна змінювати і налаштовувати до власних потреб та уподобань. Однак у багатокористувацьких системах це не рекомендують робити.

Доступ до шаблонів отримують після виконання команди Створити. Тепер користувач матиме змогу застосувати стандартний шаблон Новий документ (Normal.dot) чи шаблон З існуючого документа, На моєму комп'ютері, шаблони з локальної мережі чи Інтернету, нещодавно використані шаблони тощо (див. область завдань Створити документ, рис. 24).