MS Word. Форматування стилями. Буфер обміну.

1. Стилі. Стиль – це сукупність значень параметрів форматування абзацу і шрифту. Стилі бувають стандартні (Звичайний, Заголовок1, Заголовок2 тощо) і нестандартні. Нестандартні стилі створює користувач і надає їм власні назви. Стилі використовують для швидкого форматування великих документів: звітів, реферетів, курсових робіт, рукописів книжок тощо. Чим більший документ, тим суттєвіша перевага від застосування стилів форматування.

Форматування стилями виконують так. Текст вводять без форматування. Створюють стилі. Курсор розташовують в межах деякого абзацу або вибирають декілька абзаців і застосовують стиль з певною назвою, яку можна вибрати у полі-списку на панелі форматування (зазвичай це перше поле) – вибраний фрагмент буде відформатований заданим стилем.

Розрізняють стилі абзаців і стилі символів. Стилі абзаців призначені для форматування абзаців. Стилі символів – для форматування частини абзацу (символу, слова, речення тощо), а також якщо абзац містить фрагменти з різним форматуванням. Спочатку до абзацу застосовують стиль абзацу, а потім у разі потреби – стилі символів. Стилі абзаців позначені у списку символом ¶, а стилі символів – а.

Розглянемо першу сторінку розділу II. Тут застосовані такі стилі: МійЗаголі до абзацу з назвою розділу, МійЗагол2 до абзацу «Практична робота № 6» МійЗаголЗ до абзаців «Тема», «Мета», «План», «Теоретичні відомості», ТекстТеми до абзаців текстів теми і мети, МійСписок1 до абзаців тексту плану, МійАбзац до тексту теоретичних відомостей, МійСписок2 до абзаців тексту теоретичних відомостей, що мають бути перетворені на маркований список.

Крім цього, в середині абзаців теоретичних відомостей до окремих слів застосовано стиль символів Команда, який перетворює назви команд, створені шрифтом Times, на текст в Arial.

Форматування деяких фрагментів, яке виконують винятково рідко, можна здійснити без застосування стилів, тобто вручну. Наприклад, вручну форматовано тексти «Розділ II» та «1. Про пакет MS Office System 2003» у першому абзаці теоретичних відомостей, хоча для них також можна було створити стилі абзацу і символів.

Розглянемо будову стилів.

МійЗагол1: шрифт Times, розмір 16, жирний; абзац вирів­няний до лівого краю, інтервал знизу 20 пунктів.

МійЗагол2: шрифт Arial, розмір 14, жирний, абзац вирів­няний до лівого краю, інтервал знизу 8 пунктів.

МійЗаголЗ: шрифт Arial, розмір 12, жирний, абзац вирів­няний до лівого краю, інтервал знизу 0 пунктів.

ТекстТеми: Times, 11, нормальний, абзац вирівняний до лівого краю, інтервал зліва 1 см, абзацний відступ – немає, інтервал знизу 2 пункти.

МійСписок1: Times, 11, нормальний, абзац вирівняний до лівого краю, абзацний відступ 1 см, інтервал знизу 0 пунктів, нумерація – нумерований список.

МійСписок2: Times, 11, нормальний, абзац вирівняний до лівого краю, абзацний відступ 1 см, інтервал знизу 0 пунктів, нумерація – маркований список з маркером ♦.

МійАбзац: Times, 11, нормальний, абзац вирівняний до лівого краю, інтервал між рядками одинарний, абзацний відступ 1 см, інтервал знизу 0 пунктів.

Команда: Arial, 11, нормальний.

Стилі створюють командами Формат => Стилі. У діалогових вікнах, що відкриються, потрібно задати назву стилю, вид стилю (абзацу, символів тощо), зазначити, на базі якого стилю він створюється (вибирайте – «Звичайний стиль»), який стиль повинен мати наступний абзац (вибирайте – той же) і задавайте значення параметрів форматування за допомогою панелі форматування чи кнопки Формат, яка дає доступ до команд Шрифт, Абзац, Нумерація для створення списків тощо. У MS Word 2003 для роботи зі стилями варто користуватися областю завдань СТИЛІ та Форматування.

Стилі можна вилучати, перейменовувати, модифіковувати, переносити в інші документи тощо за допомогою команди Організатор. Важливою є можливість модицікації стилю. Якщо користувача не влаштовує форматування як завгодно великого документа (форматованого стилями), достатньо внести зміни до будови стилів і весь документ автоматично переформатується майже миттєво. І так стільки разів, доки форматування не стане задовільним.

1. Буфер обміну. Фрагментом тексту є символ, слово, речення, один чи декілька абзаців. Над фрагментом тексту визначені такі головні дії: копіювання в буфер обміну (Copy), забирання в буфер обміну (Cut), вставляння з буфера обміну (Paste), вилучення з тексту (Delete), вирівнювання, перетворення символів: збільшення, зменшення, задання вигляду написання (жирний, курсив, підкреслений та їхні комбінації) тощо.

Буфер обміну, як вам відомо, призначений для зберігання фрагмента тексту з метою його копіювання чи переміщення як у межах документа, так і в інші документи.

Буфер обміну в більшості програм є одномісний – занесення у нього іншого елемента вилучає його попередній вміст. У програмі MS Word 2000 буфер є 12-місний, а у MS Word 2003 – 24-місний.

Виокремлений (вибраний) фрагмент тексту копіюють у буфер обміну одним із трьох способів:

♦ командою Копіювати з меню Редагувати;

♦ натисканням на кнопку Копіювати стандартної панелі;

♦ комбінацією клавіш Ctrl+Insert (або Ctrl+C, якщо програма налаштована на цю комбінацію).

Вміст буфера обміну можна вставити в текст у місце, де є курсор, одним із трьох способів:

♦ командою Вставити з меню Редагувати;

♦ натисканням на кнопку Вставити стандартної панелі;

♦ комбінацією клавіш Shift+Insert (або Ctrl+V).

Виокремлений фрагмент можна перемістити з тексту в буфер обміну також одним із трьох способів:

♦ командою Забрати з меню Редагувати;

♦ натисканням на кнопку Забрати;

♦ комбінацією клавіш Shift+Del (або Ctrl+X).

Виокремлений фрагмент вилучають з тексту, не заносячи в буфер обміну, натисканням на клавішу Del.

Можна вставляти відразу всі елементи багатомісного буфера обміну d документ у порядку занесення їх у буфер, що корисно під час створення анотацій чи тез великого документа.

3. Автотекст. Для введення фрагментів, які часто повторюються, тобто для прискорення створення документа, використовують автотексти. Автотекст – це текст, який спочатку вводять і під деякою назвою заносять у бібліотеку автотекстів. Щоб створити автотекст, текст набирають, виокремлюють і виконують команди Вставити => Автотекст => Створити... => вводять назву автотексту (назвою автотексту автоматично стають перші декілька символів чи слів цього тексту, але її можна зробити будь-якою) => ОК.

Щоб вставити автотекст, достатньо набрати на клавіатурі перші чотири символи автотексту чи його назви => з'явиться підказка з автотекстом => натиснути на клавішу вводу. Можна також скористатися командами Вставити => Автотекст => Автотекст... => вибрати назву зі списку автотекстів => Вставити.

Стандартна бібліотека автотекстів містить декілька форм привітань, прощань та інших фраз, які можуть бути корисними під час ділового листування тощо.

4. Автоформатування. Автоформатування може відбуватися під час введення тексту або застосовуватися до тексту після його створення. Автоформатування задають командами Формат => Автоформат... => Параметри... Можна задати таке: міняти прямі лапки ("") на поліграфічні («»), вирази вигляду 1/3 замінювати правильним дробом, два дефіси (--) міняти на довге поліграфічне тире (–) тощо. Деяке автоформатування під час введення може виявитися зайвим – його треба скасувати. Наприклад, якщо задати опцію повторювати форматування початку елемента списку, то під час введення будь-яких нумерованих рядків вони автоматично перетворюватимуться на список, що деколи недоречно. Потрібні параметри можна задати чи скасувати на закладці Автоформат під час вводу.

Різновидом автоформатування є автозаміна. Вона дає змогу створювати в документі символи, яких немає на клавіатурі, усувати описки в часто вживаних словах, дві великі літери на початку слова замінити одною великою, робити перші літери після крапки великими, наприклад, після скорочень: вул., ім., – окрім винятків, які задасть користувач, наприклад, фіз., мат. та ін. Правила функціонування автозаміни задають на однойменній закладці.

5. Поняття про смарт-теги. Смарт-тег – це елемент, до якого закріплена «мудра» кнопка (кнопка дій). Такі кнопки з'являються біля елементів, вставлених з буфера обміну , автозаміни, імен осіб, з якими є контакти через програму MS Outlook. Клацнувши на кнопці, отримаємо доступ до команд, які можна виконати для цього елемента: скасувати автозаміну, надіслати повідомлення певній особі тощо. Розпізнані програмою смарт-теги підкреслюються синьою пунктирною лінією під час наведення на них вказівника миші. Можливість розпізнавання чи нерозпізнавання смарт-тегів і наявність мудрих кнопок задається опціями Додавати смарт-теги до документа, Показувати Кнопки дій на закладці Смарт-теги команди Формат => Авто формат… => Параметри...