Анализ и синтез информации

Для реализации задач управленческого аудита по формированию выводов о причинах проблемной ситуации и рекомендаций о путях совершенствования системы управления, собранную информацию подвергают аналитической обработке. В аудиторском исследовании присутствуют и сочетаются методы анализа (изучение собранного фактического материала) и синтеза (выведение общих закономерно­стей на основе собранного материала). Построение целого из частей (синтез), принятие решений на основании анализа фактов и вы­работка предложений по осуществлению действий начинается уже во время анализа.

Если аудитор определяет, что исследуемая проблема подчиняется действию известного ему общего правила, применяется метод дедук­ции. Отсутствие возможности отнести исследуемую ситуацию к «из­вестному» общему знанию предполагает применение метода индук­ции, т.е. сбор и анализ необходимого объема фактического материала с целью выведения правила, действующего в данном случае.

Для эффективного пользования анализом как методом аудита аудитор должен развивать в себе логическое мышление, аналитич­ность, способность отделять главное от второстепенного.

В аналитической деятельности аудитора важным является его умение правильно определить значимость обнаруженных в ходе ау­дита несоответствий.

Каждое выявленное несоответствие может быть классифициро­вано по таким его признакам, как содержание, степень значимости, форма проявления, частота встречаемости, иерархический уро­вень принятия решения об его устранении, степень сложности его устранения, область распространения и объект аудита качества (см. рис. 21). Классификация помогает определить специфику каждого несоответствия и разработать адекватно этой специфике корректи­рующие и предупреждающие действия.

Рис. 21. Классификация несоответствий

Значительным несоответствием в системе качества следует счи­тать невыполнение требования, установленного документом систе­мы качества, которое отрицательно влиянет на обеспечение качества продукции и должно быть устранено в кратчайший срок. Примеры таких несоответствий: любое несоответствие, которое может приве­сти к ухудшению качества продукции; использование средства из­мерения с истекшим сроком калибровки (поверки); фактически бо­лее низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию, чем это требуется по технологическому процессу; приме­нение несанкционированного документа по качеству; зарегистри­рованные данные не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита. Наличие значительного несоответствия исключает возможность принятия положительного решения по проводимому аудиту и требует разработки и реализации корректирующего дей­ствия. Факт обнаружения значительного несоответствия фиксирует­ся в протоколе. Незначительное несоответствие — невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может от­рицательно повлиять на обеспечение качества продукции или при­вести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Примеры незначительных несоответствий:

· документально оформленная политика предприятия в обла­сти качества носит рекламный, неконкретный характер;

· в должностных инструкциях руководителей и специалистов не указаны их обязанности в области качества;

· единичные случаи невыполнения требований одного из доку­ментов системы качества;

· превышение установленных сроков аттестации некоторых со­трудников службы качества;

· отдельные нечеткие записи при регистрации результатов кон­троля или испытаний.

Незначительное несоответствие должно быть устранено в ходе аудита. Подготовленные и систематизированные фактические данные анализируются для выявления взаимосвязей, соотношений и тен­денций. В зависимости от характера проблемы и цели проводимого аудита персонала используются:

· математические и статистические методы экономического анализа;

· методы анализа системы управления и состояния ее элемен­тов;

· причинно-следственный анализ;

· методы анализа будущего;

· метод сравнения (сопоставления).

1. Математические и статистические методы экономического ана­лиза позволяют изучить характеристики функционирования, состо­яния и эффективности исследуемого объекта. К этим методам отно­сятся расчет показателей в динамике, средних величин, дисперсии, плотности распределения, корреляционный и регрессионный ана­лизы и др. Сопоставления между показателями позволяют вскрыть качественные характеристики исследуемого явления. В управленче­ском аудите математические и статистические методы используют­ся, когда на основании результатов их применения можно выявить качественные связи.

2. Методы анализа системы управления и состояния ее элементов, к которым относятся:

· моделирование — позволяет представить сложную ситуацию в форме некой модели (графической, математической и др.);

· функционально-стоимостной анализ — позволяет выбрать вариант построения системы управления или выполнения той или иной функции управления, требующий наименьших затрат или являющийся наиболее эффективным с позиции конечных резуль­татов;

· системный анализ — методическое средство системного под­хода, позволяющее изучить систему управления и состояние состав­ляющих ее элементов (целей, функций, организационной структуры, персонала, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих реше­ний), а также многообразных типов связей этих элементов системы управления организации между собой и с внешней средой;

· метод балансового анализа в рамках системного анализа — по­зволяет осуществить балансовые сопоставления и увязки элементов замкнутой системы;

· параметрический анализ — установление функциональных зависимостей между параметрами элементов системы организации в целом, систем организационных функций (например, производ­ственной системы) и системы управления, позволяющее определить степень их соответствия;

· метод последовательной подстановки — позволяет изучить влияние на эффективность системы управления каждого фактора ее формирования и функционирования, исключая действия других факторов;

· метод структуризации целей — предусматривает количествен­ное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления посредством их развертывания в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления. Структуризация целей позволяет обеспечить взаимо­увязку, полноту, сопоставимость целей разных уровней управления организацией и персоналом и исключить дублирование в целях, ко­торые может быть причиной неэффективности организации;

· метод динамического анализа позволяет расположив в виде динамического ряду количественные данные, характеризующие си­стему, изучить устойчивые тенденции, и исключить случайные от­клонения;

· анализ силового поля — позволяет: определить зависимости и факторы, влияющие на системную ситуацию; представить суще­ствующую ситуацию в качестве определенного равновесного состо­яния двух групп сил, действующих в противоположных направлени­ях: положительные (побуждающие) силы способствуют движению в сторону решения проблемы, а отрицательные (ограничивающие) силы мешают этому движению. В ходе анализа составляющие этих двух видов сил выявляются и делается оценка их относительной ве­личины. Изменения происходят при нарушении состояния (равно­весия), например, при добавлении одной или нескольких новых сил, или путем усиления или ослабления уже существующих сил. При достижении нового состояния дел (ситуации) формируется новое равновесие, что является постоянным продолжением непрерывного процесса изменений.

3. Причинно-следственный анализ — позволяет определить при­чинные связи между условиями и событиями, что позволяет решать проблемную ситуацию. В ходе причинно-следственного анализа определяется «основная» причина, работа с которой приведет к ре­шению проблемы. В качестве «основной» определяется причина, от­носящаяся к внутренним ситуационным условиям. От правильности определения «основной» причины зависит эффективность управ­ленческого аудита. Причинно-следственный анализ — это работа по формированию гипотезы о наличии причинно-следственной связи и изучение фактического материала о ситуации с целью определения правильности этой гипотезы.

4. Методы анализа будущего — предполагают определение ха­рактеристик будущей ситуации на основе анализа прошлого и на­стоящего, динамики изменений и методов предвидения. Наиболее распространенный подход к анализу будущих тенденций — это экс­траполяция, т.е. будущее видится как продолжение прошлых тенден­ций. Однако в современных условиях быстрых технологических, со­циальных и прочих изменений данный метод неэффективен. Более применим подход, предусматривающий возможность неожиданных изменений, основанный на более глубоком изучении ситуационных характеристик и вероятности их сохранения или изменения в буду­щем, свойственный методам управления на основе предвидения бу­дущего и гибких экстренных решений.

5. Метод сравнения (сопоставления) — важнейший метод анали­тической работы в ходе осуществления любой формы аудита. Его применение предполагает наличие некоторых опорных точек при изучении количественных и качественных характеристик деятель­ности организации. Метод сравнения основной в системе методов управленческого аудита. По сути, метод сравнения лежит в основе аудита, диагностики и консультирования в целом.

В ходе любой консультативной деятельности сопоставляется существующая ситуация с желаемой и намечаются пути движения в эту сторону. Метод сравнения тесно связан с другими методами аналитической работы и их результатами. Так, практически все ре­зультаты применения других аналитических методов (например, ма­тематических) — это объект последующих аналитических процедур сопоставления, что позволяет их отнести в разряд обслуживающих потребности метода сравнения.

Сравнение позволяет сопоставить существующую систему управ­ления в целом и ее элементы с передовыми образцами или норма­тивным состоянием. Сравнение качественных показателей пред­полагает сопоставление существующей практики осуществления определенной деятельности в организации с существующими у ау­дитора образцами, что позволяет выявить возможные недостатки. Метод сопоставления позволяет вскрыть существующие отклонения от заданных стандартов.

Количественные показатели позволяют сопоставить уровень рентабельности, текущей ликвидности данной организации по от­ношению к среднему их уровню по отрасли или по региону. В управ­лении персоналом сравнительный подход часто используется для сопоставления уровней текучести, прогулов, нарушений трудовой дисциплины, заработной платы, а также при внедрении новой для организации программы управления персоналом.

При аудиторском исследовании сферы управления используют следующие параметры сопоставления:

· прошлое состояние, уровень значения показателей, прошлые достижения;

· планы и нормативы организации-клиента (прошлые, настоя­щие и перспективные). При отсутствии формально установ­ленных планов и нормативов состояния, на основе существую­щих записей, информации, содержащейся в информационной системе, в ходе управленческого аудита формируются стан­дарты, с которыми сравнивается фактическая деятельность и программы. Например, сравнивается фактическая работа в области управления персоналом с целями, политикой и про­цедурами организации в этой области. При применении управ­ления по целям (МВО) достигнутые результаты сравниваются с установленными целями;

· характеристики других организаций с сопоставимыми ситуа­ционными условиями;

· • ограничения, накладываемые внешними ситуационными факторами (например, законодательные ограничения);

· нормативные и регламентирующие материалы, имеющиеся у аудиторов;

· мнение внешнего консультанта и/или научного исследования в области управления используются в ходе аудита в качестве стандарта для сопоставления осуществляемой в организации деятельности. Внешние суждения могут быть полезными для вскрытия причин отмеченных проблем.

Метод сравнения широко используется в качестве основы для выработки перспективных стандартов, разработанных по рекомен­дации аудитора. Такой подход предполагает использование для срав­нения уместных примеров, моделей и стандартов из отечественной и мировой практики. Большинство аудиторов использует метод сравнения (сопоставления) как основу для управленческих иссле­дований и оценки деятельности организаций при подготовке руко­водств и опросников.

В соответствии с методом нормативного анализав ходе сопостав­ления при управленческом аудите применяют систему нормативов, определяющих состав и содержание функций по управлению, чис­ленность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, число звеньев, размеры подраз­делений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов, зна­чение которых сопоставляют с фактическим состоянием. Это по­зволяет исследовать состояние и наметить пути совершенствования системы управления.

К методам сравнения относится опытный метод, предполагающий сопоставление исследуемой (опытной) ситуации с предшествующим периодом данной системы или другой, аналогичной системы.

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые.

Метод анализа главных компонентов дает возможность при срав­нении использовать не множество показателей, а те немногие, от­ражающие свойства большинства других.

Опыт аудиторской работы дает большую информационную базу, позволяющую быстро ориентироваться в создавшейся ситуации путем классификации ситуации организации-клиента к тому или иному изученному типу организаций по своим характерным осо­бенностям. Компетентное (при достаточном внимании к полноте характеристик ситуации) использование метода сравнения позволя­ет снизить трудоемкость аудиторских исследований. Для аналитиче­ской обработки количественная информация представляется в виде таблиц и диаграмм; для изображения процессов и процедур, систем и их элементов используются схемы и рисунки.

С использованием ЭВМ технические возможности обработки количественной информации повышаются. Однако это требует со­ответствующей подготовки аудиторов, возможностей компьютера и наличия аналитических программ. Следует также учесть, что ко­личественная информация в управленческом аудите в большинстве случаев вспомогательная[13].

Тема 3 Направления работы аудитора по персоналу

3.1 Анализ трудовых показателей как основа аудита персонала.

3.2 Аудит рабочих мест.

3.3. Аудит найма и увольнений

3.4 Аудит вознаграждений.

3.5 Аудит условий и безопасности труда.

3.6 Аудит работы служб управления персоналом