Документування в обліку податку на прибуток

Слово «документ», походить від латинського «documentum» — зразок, доказ, свідоцтво. По суті, саме в такому значенні це слово використовується і нині.

На законодавчому рівні визначення терміну «документ» наведено в Законі України від02.10.92 р. № 2657 — XII «Про інформацію» (у редакції Закону від 13.01.2011 р.№ 2938 — VI): «документ — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження і передача в часі і просторі».

Первинні документи. Ці документи з повним правом можна назвати документами податкового обліку, на підставі яких платники податків формують показники податкової звітності.

Виходячи із форми первинні документи, що використовуються в податковому обліку, умовно можуть бути розділені на три групи:

- встановлені податковим законодавством;

- первинні документи бухгалтерського обліку;

- розроблені підприємством самостійно.

Перша група первинних документів податкового обліку дуже нечисленна та встановлена як нормами ПКУ (наприклад, податкові накладні, заява на використання права на податкову соціальну пільгу), так підзаконними нормативними актами. Слід зазначити, що норми ПКУ не містять форм первинних документів – вони тільки встановлюють їх види та напрямки використання. У свою чергу розробка подальшої форми таких документів здійснюється відповідними контролюючими органами (наприклад, податковими органами), до компетенції яких є відповідні повноваження.

У випадку, якщо первинні документи податкового обліку законодавчо не встановлені, використовують первинні облікові документи бухгалтерського обліку. Саме вони формують другу групу первинних документів податкового обліку.

До заповнення первинних документів бухгалтерського обліку встановлено ряд вимог, які визначені у ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

- первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення;

- для контролю і зручності обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися узагальнюючі облікові документи (наприклад, матеріальний звіт);

- первинні й узагальнюючі облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і мати такі обов'язкові реквізити:

· назва документа (форми);

· дата й місце складання;

· назва підприємства, від імені якого складений документ;

· зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;

· особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Третя група первинних документів. Існує низка випадків, коли платник податків може розробити первинні документи податкового обліку самостійно (наприклад, довідки бухгалтера або податкові розрахунки, коректування, пояснювальні записки та ін.). При цьому податкові органи не мають права вимагати від платника документів, не встановлених законодавством, але мають право не визнати витрати платника, якщо вони непідтверджені документально.

Підприємство самостійно визначає права працівників на підписання відповідних документів, при цьому враховуються посада, займана працівником, і встановлена законодавством форма документа.