Організація економічного аналізу

Важливу роль в успішній роботі підприємства відіграє належна організація аналітичної роботи — аналізу, який є складовою части­ною адміністративного контролю.

У вузькому трактуванні під організацією економічного аналізу ро­зуміють управління окремими аналітичними операціями, а у широко­му — систему, що має ресурсне забезпечення (інформаційне, матері­ально-технічне, нормативне, кадрове), свою технологію і продукт.

Об'єктом економічного аналізу є аналітичний процес, праця вико­навців та її ресурсне забезпечення.

Аналітичний процес, як і інші процеси необхідно планувати. Тоб­то, необхідно розробляти плани (проекти) аналізу господарської дія­льності підприємства. У планах визначають об'єкти аналізу, зміст аналізу, строки аналізу, виконавців та одержувачів результатів аналі­зу.

В організації аналізу важливу роль відіграє розробка аналітичних завдань, які можна розглядати як складовий елемент топологічної те­ми (блок). Наприклад, аналіз праці та її оплати включає в себе кілька аналітичних завдань: аналіз використання трудових ресурсів; аналіз оплати праці; аналіз стану та руху трудових ресурсів тощо.

Складовою аналізу є аналітична операція — дія з метою одержан­ня проміжних або кінцевих результатів, які можуть бути використані для прийняття рішення. Тому, бажано у додатку до плану описати ос­новні аналітичні операції, які застосовуються для одержання необ­хідних проміжних чи результатних показників.

Важливим моментом організації аналізу є розробка форм таблиць перевірок інформації, яка використовується, розрахункових та кінце­вих таблиць, графіків, прикладів аналітичних записок та висновків.

Форми звітності, структура даних у цих формах, періодичність по­дання залежать від мети аналізу, важливості врахування різних конк­ретних факторів. Форми оперативної звітності та періодичність їх по­дання бажано затверджувати внутрішніми нормативними документа­ми підприємства.

Результати аналізу оформлюють у вигляді звітів, доповідей, допо­відних записок, у табличній формі (з поясненнями чи без них).

Часто необхідно до результатів аналізу підготувати висновок, який містить у собі загальну оцінку стану предмета аналізу, динаміку його зміни та рекомендації щодо доцільності прийняття рішення з поліп­шення стану предмета аналізу.

Важливу роль у здійсненні якісного аналізу відіграє його інфо­рмаційне забезпечення.Для аналізу використовують дуже велику кількість джерел. Нормативно-плановіджерела включають кошто­риси, прейскуранти цін, проектні завдання, технічну та технологічну інформацію та інші. Також використовують офіційні документи:закони держави, постанови уряду, накази органів управління, акти ревізій та перевірок; господарсько-правові документи; матеріали об­стежень стану виробництва; інформацію постачальників і покупців; дані Інтернету, радіо, телебачення, журналів щодо стану ринку мате­ріальних ресурсів, капіталу, фондового ринку. Важливе значення для економічного аналізу має облікова інформація,тобто дані бухгал­терського, статистичного і оперативного обліку в первинній і звітній документації.

У процесі проведення економічного аналізу (особливо при оцінці фінансового стану підприємства) широко використовуються дані фі­нансової звітності: Балансу (ф. № 1), Звіту про фінансові результати (ф. № 2), Звіту про рух грошових коштів (ф. № 3), Звіту про власний капітал (ф. № 4), Приміток до річної фінансової звітності (ф. № 5) тощо. Відповідно до П(с)БО 1 "Загальні вимоги до фінансової звітно­сті" фінансова звітність підприємств повинна мати наступні якісні характеристики: дохідливість, достовірність, зіставність, доречність.

Важливим елементом підготовчого етапу робіт є перевірка якості джерел аналізу. Оскільки від якості джерел інформації залежить до­стовірність результатів аналізу, вони обов'язково ретельно перевіря­ються.

Перш ніж користуватись інформацією, необхідно переконатись в її достовірності. Перевірка показників бухгалтерського звіту базується на спеціальних прийомах дослідження достовірності інформації, які забезпечують виявлення та вимірювання реальних зв'язків результа­тів роботи підприємства .

При цьому необхідно простежити; щоб були правильно заповнені форми звіту і точно зроблені арифметичні підрахунки при виведенні окремих показників. Узгодженість показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням. Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'я­зково повинні збігатися.

В процесі аналізу для логічного контролю достовірності даних зві­ту показники зіставляють між собою, адже між різними сторонами господарської діяльності існує взаємозв'язок. Перевірка наступності та узгодженості показників звітів за суміжні періоди передбачає порі­вняння звітних показників в їх динаміці.

При підготовці інформації для економічного аналізу виділяють та­кі основні етапи:

Перевірка інформації на доброякісність:

Перевіряється, наскільки повними є дані, чи дотримуються прави­ла складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених в різних таблицях.

Перевірка інформації за сутністю:

У процесі перевірки визначають, наскільки той або інший показ­ник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства.

Забезпечення можливості порівнянняпоказників:

Всю числову інформацію після перевірки її доброякісності приво­дять до порівняльного вигляду. Це здійснюють за допомогою таких способів як: нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису; використання середніх і від­носних величин; застосування методів перерахунку.

Спрощення числових показників:

Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його ве­личини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники від­носними, заокруглювати цифри.

Підготовку даних необхідно завершувати систематизацією та гру­пуванням.

Аналітична обробка даних — це вже безпосередньо аналіз. Тому вона є етапом роботи аналітика, що вимагає більшої відповідальності. Організація обробки вимагає відповідного методичного забезпечення, певного рівня підготовки осіб, які займаються аналізом, їх забезпече­ності технічними засобами. При цьому відповідальність найчастіше покладається на спеціаліста, який керує аналітичною роботою на під­приємстві.

Для зовнішніх користувачів результати аналізу оформлюються в аналітичний звіт (пояснювальну записку). Структура і зміст поясню­вальної записки повинна базуватись на публічній фінансовій звітності і розкривати наступне:

—стислу характеристика підприємства з виділенням тих показни­ків, що більш вигідно характеризують підприємство;

—характеристику виробничої, фінансової, інвестиційної та інших видів діяльності, результати експрес-аналізу господарсько-фінансового стану підприємства і основні показники науково-технічного рівня;

—оцінку структури і використання основних, оборотних засобів, трудових ресурсів, фінансових інвестицій, склад дебіторської і креди­торської заборгованостей;

—пояснення причин погіршення фінансового стану (непокриті збитки, кредити і позики, які непогашені в строк, а також простроче­на дебіторська заборгованість);

—аудиторський висновок.

—інформацію про котирування цінних паперів.

—іншу інформацію: склад адміністрації, причини його зміни, ін­формація про найбільш суттєвих інвесторів та інші.

Організаційні форми аналізу визначаються з урахуванням особли­востей підприємства, його масштабом, технологічним і технічним рі­внем, галузевою належністю. На сучасному великому підприємстві утворюються або планово-економічний відділ, або бюджетне управ­ління, відокремлюються відділи праці і заробітної плати. На деяких підприємствах утворюються лабораторії економіки та організації ви­робництва. Всі підрозділи з функціями планування, контролю підпо­рядковуються головному економісту або заступнику директора з еко­номічних питань (фінансів). Цей спеціаліст складає комплексний план аналітичної роботи з переліком об'єктів аналізу згідно мети і стратегії виробництва, розробляє перелік показників, які повинні за­безпечити контроль за виконанням завдань.

Економічний аналіз на середньому рівні управління виконують керівники цехових служб, відділів головного механіка, виробничого, технічного контролю, постачання і збуту. А на нижчому рівні — керівники бригад, дільниць. Саме на цих рівнях аналізується і кон­тролюється кількість і якість продукції, ритмічність роботи, три­валість технологічного циклу, наявність простоїв за різноманітними причинами; виконання графіків ремонту, аналіз витрат енергоре­сурсів, брак, виконання планів постачань і договірних зобов'язань по поставках. В окремих випадках для економічного аналізу можуть звертатися до послуг консалтингових та аудиторських фірм, а також до фірм з питань дослідження ринків.