Работа со списками

Списком называется таблица Excel, которая состоит из одного и более столбцов. Столбцам списка присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Все ячейки в столбце имеют один и тот же формат данных, поэтому все строки или, как их еще называют записи, однотипны.

Большинство операций, предназначенных для работы со списками, сосредоточены в меню Данные (рис. 22). Если список создан правильно, то достаточно выделить одну из ячеек внутри списка и нажать нужную команду в меню Данные, Excel автоматически определит границы вашего списка.

Сортировка позволяет осуществить сортировку по выбранному критерию по одному или в порядке приоритета, по двум или даже трем полям списка.

Фильтр дает возможность показывать только те записи в списке, которые удовлетворяют некоторому критерию. Консолидация позволяет подвести итоги по нескольким однотипным таблицам. Возможности пунктов Консолидация и Итоги полностью перекрываются мощным механизмом построения сводных таблиц Excel.

Пункт Группа и структура позволяет изменять уровни детализации представления информации на листе Excel. Чтобы создать простейшую структуру, на листе можно выделить несколько столбцов или строк и нажать пункт Группировать. Над листом появится дополнительная полоска со значком квадрата. Нажатие на этот знак скроет столбцы, над которыми проведена черная линия. Если выделить столбцы под черной линией и вновь выбрать пункт Группировать, то будет сделана двухуровневая структура. Аналогичным образом можно группировать и строки.

Подведение Промежуточных итогов – это возможность провести обработку записей списка для последующего анализа, создания диаграмм и вывода на печать. При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы в списке первая строка содержала название столбцов, а остальные строки — однотипные данные. Пустые строки должны отсутствовать, а данные должны быть отсортированы. Для подведения Промежуточных итогов необходимо выполнить действия (рис. 23):

1. Отсортировать таблицу по заданному параметру.

2. Выбрать Данные→Промежуточные итоги. В окне Промежуточные итоги в поле:

• При каждом изменении в:

установить условие отбора данных (поле, по которому проводилась Сортировка);

•

• в поле Добавить итоги по: указать поле, по которому будут проводиться вычисления.

В результате внешний вид таблицы изменится, справа появятся символы для отображения структуры. В таблице будут приведены окончательные результаты подведения итогов.