Режими роботи з Access.

При роботі з об’єктами бази даних в СУБД Access виділяють такі режими: звичайний, конструктор, майстер.

Звичайний призначено для перегляду(для таблиць та форм ще й редагування) вмісту об’єкта.

Конструктор дозволяє створити структуру об’єкта власноруч, шляхом створення та визначення властивостей елементів майбутнього нового об’єкта бази даних. Окрім того, цей режим дозволяє редагувати структуру вже створеного об’єкта. Призначено для використання досвідченими користувачами.

Майстер дозволяє користувачу крок за кроком вибрати потрібні поля, встановити майбутню структуру, вказати вид та стиль оформлення тощо. Найчастіше він застосовується користувачами-початківцями.

Питання для контролю знань:

1. Що мається на увазі під поняттям дані?

2. Що таке структура даних?

3. Дайте означення бази даних.

4. Для чого призначено системи управління базами даних?

5. Вирішення яких основних завдань забезпечується за допомогою СУБД?

6. З яких об’єктів складається база даних СУБД Access?

7. Для чого в базі даних створюються таблиці?

8. Для яких цілей створюють форми?

9. Що в базі даних дозволяють робити запити?

10. Для чого призначено звіти?

11. Які властивості має кожне поле?

12. Які вимоги встановлені до імен полів?

13. Що визначає в полі тип даних?

14. Для чого в полі вводиться опис?

15. Де можна встановити інші властивості полів?

16. Які існують типи полів?

17. Які обмеження встановлено для Текстового поля?

18. Які обмеження встановлено для поля типу МЕМО?

19. Які формати може приймати поле типу Числовий?

20. Для яких цілей використовується тип даних Дата/Час?

21. Де заздалегідь визначається формат типу даних Грошовий?

22. Що дозволяє заносити поле типу Лічильник?

23. Які значення може приймати поле типу Логічний?

24. Які існують режими роботи з Access?

Лекція 11. Створення форм і звітів в автоматичному режимі та режимі конструктора

План заняття

1. Конструювання форм і робота з ними.

2. Створення форм за допомогою Майстра.

3. Друкування форм.

4. Звіти. Типи звітів.

5. Розроблення багатотабличного звіту в режимі «Мастер отчетов»

6. Створення звіту за допомогою Конструктора. Режими роботи зі звітами.

1. Конструювання форм і робота з ними

Основою діалогового інтерфейсу користувача з базою даних є форма. За її допомогою можуть здійснюватися завантаження даних у зв’язані таблиці, переглядатися і коректуватися дані. Працюючи з формою, користувач може добавляти та вилучати записи в таблицях, змінювати значення даних у полях, одержувати розрахункові дані, а також здійснювати контроль даних, що вводяться.

Конструкція форми визначається користувачем. При цьому вказується, з яких таблиць і вміст яких полів треба відображати, які графічні елементи мають бути включені у форму. З цими графічними елементами можуть бути пов’язані такі дії:

· перегляд записів і їх оброблення (додання, вилучення, друкування, відновлення);

· робота з формою (відкривання, закриття, друкування і т. д.);

· робота із звітами (перегляд, введення у файл, друкування і т. д.);

· робота з додатками (запуск Word, Excel та ін., вихід з них), а також інші дії.

Усі відомості у формі містяться в елементах керування — об’єктах форми, які служать для виведення даних на екран, виконання макрокоманд або оформлення форми. Наприклад, поле можна використати для виведення даних на екран, кнопку — для відкривання іншої форми, а лінію або прямокутник — для поділу та групування елементів керування з тим, щоб вони краще сприймалися користувачем.

У Microsoft Access є такі типи елементів керування: поле, напис, група, перемикач, позначка, вимикач, поле зі списком, список, кнопка, рисунок, приєднана рамка об’єкта, вільна рамка об’єкта, набір вкладок, підпорядкована форма, розрив сторінки, лінія, прямокутник і додаткові елементи ActiveX(елемент керування (такий як прапорець або кнопка), служить для вибору параметрів, або для запуску макросу або сценарію, що автоматизує виконання задачі. Макроси для таких елементів керування можна створювати в редакторі Visual Basic для додатків, a сценарії в редакторі сценаріїв).

Елементи керування можуть бути зв’язаними, вільними або такими, що визначаються.

Зв’язаний елемент керування приєднується до поля базової таблиці або запиту. Використовують його для відображення, введення або обновлення значень полів таблиць бази даних.

Вільний елемент керування джерела даних не має. Такі елементи застосовують для виведення на екран даних, ліній, прямокутників або рисунків.

Елемент керування, що визначається, призначений для розрахунків. Як джерело даних у ньому використовується вираз, в якому можуть бути застосовані дані полів базової таблиці або запиту, а також дані іншого елемента керування форми.

Будь-яка форма заздалегідь має бути спроектована, а потім сконструйована засобами MS Access.

Для конструювання форми слід у вікні бази даних вибрати вкладку «Форми» і виконати команду Создать, внаслідок чого на екрані з’явиться діалогове вікно «Новая форма». Воно дає змогу вибирати такі режими конструювання нової форми:

· ручний, коли за допомогою Конструктора створюється порожня форма, в яку вручну додаються нові поля таблиці;

· діалоговий, коли за допомогою Майстра будується форма за принципом «запитання—відповідь»;

· за замовчуванням, коли форма конструюється в режимі «Автоформа»;

· режим діаграм, коли запускається Майстер, що забезпечує подання числових табличних даних у графічному вигляді.