Структура бази даних

У СУБД MS Access структура бази даних є такою: об’єкти бази - таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі; різні інструменти для аналізу структури та перетворення бази даних – майстри. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. д.

Таблиці баз даних створюються користувачем для збереження даних, які стосуються об'єктів предметної області.

Форми призначені для введення, перегляду та коректування взаємозв'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми можуть також використовуватися для створення панелей керування.

Запити створюються користувачем для вибирання потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таблиць. За допомогою запиту можна також відновити, вилучити або добавити дані в таблицю чи на основі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного документа, що виводиться, як правило, на друкування.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на деякі події. Кожна дія реалізується макрокомандою.

Модулі містять програми, складені мовою Visual BASIC, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур під час створення додатків. Visual BASIC — це наочний графічний засіб об'єктно-орієнтованого програмування.

4. Створення і корегування таблиць.

При першому відкритті вікна бази даних Access завжди активізує вкладку Таблиці і виводить на екран список режимів створення таблиць:

· Створення таблиці в режимі конструктора;

· Створення таблиці за допомогою майстра;

· Створення таблиці шляхом введення даних.

Для створення нової таблиці можна вибрати будь-який з цих режимів. Можна вибрати Майстер таблиць для визначення полів таблиці за допомогою списків зразків таблиць і полів. Для створення довільної таблиці доцільно користуватися режимом Конструктора. Режим Створення таблиці шляхом введення даних використовується, як правило, для редагування і введення даних у вже існуючі таблиці.

Нагадаємо, що таблицею Access є сукупність даних об’єднаних загальною темою. Для кожної суті призначається окрема таблиця, щоб не було повторень у збережених даних. Таблиці складаються із записів і полів. Кількість полів у записі визначається на стадії проектування таблиці, тому перш ніж створювати таблицю за допомогою Access, необхідно чітко уявляти її структуру.

Величина і тип полів визначається користувачем. Необхідно вибирати розміри полів не дуже великими, оскільки при завищених розмірах полів марно витрачається пам’ять БД. Для створення зв’язків між таблицями вони повинні мати ключове поле, тому необхідно призначити ключове поле кожній таблиці.

Щоб задати первинний ключ у режимі Конструктора, необхідно виділити потрібне поле, а потім клацнути на піктограмі «Ключове поле», розташованій на панелі інструментів. Для призначення Зовнішнього (Вторинного) ключа в режимі Конструктора, необхідно виділити поле і в області властивостей цього поля в рядку Індексоване поле із списку вибрати значення Так (Збіги допускаються).

Для вибору необхідного режиму створення таблиць можна двічі клацнути на один із них у списку режимів, відкриється необхідний режим. Крім того, можна клацнути на піктограмі «Створити» у вікні БД, відкриється вікно діалогу «Нова таблиця», і в ньому вибрати необхідний режим створення таблиці.

При виборі режиму Майстер таблиць відкриється вікно «Створення таблиць», у якому за допомогою зразків таблиць і полів легко сформувати поля нової таблиці.

Але якщо у вікні «Створення таблиць» немає необхідного зразка таблиці, то необхідно вибрати режим Конструктора, відкриється вікно Конструктора таблиць

Склад (структура) таблиці визначається в області проекту таблиці, яка складається з трьох колонок: Ім’я поля; Тип даних; Опис.

5. Властивості полів.

Кожна таблиця бази даних складається з стовпців(називаються полями) та рядків(називаються записами). Кожне поле має такі властивості:

§ Ім'я поля повинне задовольняти тим же вимогам, що й інші об'єкти бази даних: воно повинно містити до 64 символів, включаючи букви, цифри, пробіли і деякі спеціальні символи за винятком крапки, знаку оклику, знака наголосу і дужок. Пробіли дозволяється використовувати усередині імені поля, але не в якості першого його символу.

§ Тип даних; цей параметр визначає формати введення і відображення даних, а також використовується для перевірки правильності вихідних даних.

§ Опис є необов'язковим; якщо ви вирішите ввести сюди текст, це допоможе задокументувати базу даних. Це також допоможе вам і іншим, коли вміст таблиці відображається в режимі таблиці, оскільки текст опису для поточного стовпця з'являється ліворуч унизу на панелі задач. Максимальна довжина рядка цього поля 225 символів.

§ Нарешті, властивості поля для виділеного поля з'являються в нижній частині таблиці. Конкретні властивості для кожного поля варіюються в залежності від обраного вами типу даних. В основному ці властивості ви будете використовувати для більш детального визначення типів даних, припустимих для використання в кожнім полі.

6. Типи полів

За замовчуванням кожному створюваному вами полю визначається текстовий тип даних з максимальною довжиною в 50 символів. Для кожного поля ви можете вибрати один з наступних типів даних:

§ Текстовий. Текстовий формат дозволяє вводити максимум 255 символів, включаючи букви, числа і знаки пунктуації. Цей тип даних також переважно для введення числових даних, що ви не припускаєте обробляти чи математично сортувати, зокрема податкові номери чи номери телефонів.

§ Поле MEMO. Цей тип даних дозволяє вводити довгі текстові фрагменти, до 64000 символів довжиною. Поля MEMO не допускають застосування форматування; вони найбільше корисні для заміток і описів, що перевищують 255 символів.

§ Числовий. Числовий формат дозволяє вводити тільки числові символи. У властивості поля Розмір можна точно визначити формат. Формат Байт є найбільш ефективним і найбільш обмеженим значенням, дозволяючи вводити цілі числа тільки в діапазоні від 0 до 255. Для збереження цілих чисел, позитивних і негативних, без дробових частин, виберіть формат Ціле (від -32768 до 32767) чи Довге число (від -2 147 483 648 до 2 147 483 647). Формати Одинарне з крапкою, що плаває, Подвійне з крапкою, що плаває, і Дійсне допускають уводити, відповідно, усе більш і більш точні числа з дробовою частиною.

§ Дата/час. Цей тип даних дозволяє вводити дату і час з використанням різних форматів і символів поділу розрядів. Для указівки формату дати в режимі таблиці використовуйте властивість поля Формат.

§ Грошовий. Грошовий формат подібний числовому формату, за винятком того, що значення завжди відображаються за допомогою заздалегідь установленого грошового символу, визначеного в аплеті Мова і стандарти папки Панель керування. Поле, якому визначений грошовий формат даних, може містити рівно до 15 цифр ліворуч від десяткової крапки і чотири цифри - праворуч від її; їхня кількість не можна змінювати.

§ Лічильник. Цей тип даних дозволяє заносити в поле послідовні цілі числа, що додаються в Access, коли ви вводите новий запис у вашу базу даних. Поля Лічильник звичайно використовуються для введення порядкових номерів і для первинних ключів.

§ Логічний. Цей формат використовується для полів, що можуть мати тільки одне чи два значення.. Для зміни відображуваних у цьому полі значень з Так/Немає на Істина/Неправда або 0/1 та інші використовується властивість Формат.

§ Поле об'єкта OLE. Цей формат дозволяє створювати поля для збереження малюнків, чи документів OLE-об'єктів, розроблених в інших додатках.

§ Гіперпосилання. Формат Гіперпосилання дозволяє вводити в поля, що викликаються клацанням миші, посилання на файли, папки й інші об'єкти Web. Кожне значення в поле цього типу даних може містити до 64000 символів.