Сфери застосування

Excel, як видно з усього сказаного вище, вельми потужний інструмент для розв'язування задач, пов'язаних з масивами різноманітних даних, тому сфер його застосування чимало, починаючи від бухгалтерських і складських задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макроекономіки. У редакторі таблиць Excel зручно вирішувати задачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями й ін. Так само є всі можливості для повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці, аналіз) з базами даних. Завдяки наявності мови програмування в редакторі Excel можливе створення різних програм користувача, що автоматизують специфічні стандартні задачі.

Завантаження Excel

Завантаження Excel здійснюється щигликом миші по значку на панелі Office, або в меню «Пуск» «Програми», або подвійним щигликом по значку додатка на Робочому столі (якщо такий є). Документи, створені в Excel, мають розширення xls.

2. Вікна книг. Робота з аркушами книг.

Інтерфейс додатка Excel

Будь-яка таблиця складається з рядків і стовпців, як правило, рядки нумеруються цифрами 1, 2, 3 і т. д. до 65536,а стовпцям присвоюється відповідність латинському алфавіту А,В, С і т. д. Кількість стовпців на листі 255. Причому коли алфавіт закінчується, за Z ідуть АА, АВ,АС і т. д. Перетинання рядків і стовпців утворить клітинку. Кожна клітинка має адресу, що позначається ім'ям стовпця та номером рядка. Наприклад, : клітинка А1, це клітинка, розташована у 1-ому рядку, у першому стовпці (див. мал.).

Переміщення по клітинкам можливо як за допомогою клавіш зі стрілками, так і за допомогою миші. Занесення інформації в клітинки здійснюється за допомогою алфавітно-цифрових клавіш.

Клітинки можуть бути використані для набору:

· звичайної текстової інформації ( заголовка таблиць, пояснень і т.д. ), чи

· для набору числових даних, що підлягають обробці, чи

· для набору формул, по яких повинні оброблятися числові дані.

При бажанні ширину чи висоту клітинок можна збільшити. Для цього потрібно навести курсор на границю імені чи номера необхідної клітинки і після появи характерного символу натиснути ліву клавішу «миші» і не відпускаючи неї збільшити границі клітинки до потрібних.

Книга в Microsoft Excel являє собою файл, використовуваний для обробки і збереження даних. Кожна книга може складатися з декількох аркушів, тому в одному файлі можна помістити різноманітні зведення й установити між ними необхідні зв'язки. За замовчуванням новий робочий документ називається - КНИГА 1. Звичайно користувач дає власну назву.

Одна книга може містити до 256 робочих аркушів.

Аркуші служать для організації й аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох аркушах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох аркушів. При створенні діаграми її можна помістити на лист із відповідними чи даними на окремий лист діаграми.

Імена аркушів відображаються на ярличках у нижній частині вікна книги (див. мал. ).

Для переходу з одного листа на іншій випливає по потрібному ярличку. Назва активного листа виділено жирним шрифтом. За замовчуванням вони названі ЛИСТ 1, ЛИСТ 2, і т.д.

Організація роботи з аркушами у ЕТ Excel

Кнопка горизонтальна

прокручування ярличків Неактивний лист активний лист смуга прокручування

Перехід на інший лист книги. Лівим щигликом миші вкажіть ярличок листа, що містить потрібні дані. Якщо ярличок потрібного листа не видний (це можливо при великій кількості аркушів ), то для його висновку використовуйте кнопки прокручування аркушів. Потім укажіть необхідний ярличок.

Порада. Якщо в книзі міститься велика кількість аркушів, наведіть покажчик на кнопку прокручування ярличків ( див мал. ) і натисніть праву кнопку миші. Потім виберіть щигликом миші в списку, що відкрився, необхідний лист.

У вікні Excel, як і в інших програмах Windows, під заголовком вікна розташований рядок меню. Він містить головне меню Excel. За допомогою команд із цього меню можна виконати всіможливі дії над робочими книгами і даними в таблицях.

Рядок стану. Це смуга внизу екрана, на якій виводиться інформація про обрану команду чи виконувану операцію. Виділена команда коротко описується в лівій частині рядка стану.. Тут також вказується інформація про виконувану операцію — таку, як відкриття чи збереження файла, копіювання комірок чи запис макросу. Права частина рядка стану показує, чи включені ключі — такі, як Caps Lock, Scroll Lock чи Num Lock.

Основні правила. Після запуску Excel на екрані з'являється робоча книга Книга 1, що містить 3 робочі аркуші. Кожен з них являє собою таблицю, що складається з рядків і стовпців. На основному екрані розташовані такі об'єкти: рядок основного меню, дві панелі інструментів Стандартна і Форматування, рядок формул, поле імені, рядок стану, смуги прокручування.

Взаємодія з Excel здійснюється за допомогою вибору команд з основного меню. Всі команди є ієрархічними. У результаті вибору однієї з таких команд на екрані з'являється її спадне меню.

Для виконання команди з основного меню помістіть курсор миші на необхідну команду і натисніть кнопку миші.

Для відмови від вибору опції спадного меню після його появи на екрані натисніть клавішу Esc, і ви потрапите в меню попереднього рівня.

Для одержання довідкової інформації натискаємо мишею пункт меню Справказ основного меню. З'явиться меню, в якому вибираємо потрібну команду Справка по Microsoft Excel.Вікно Діалогу багатьох команд містить також кнопку Справка,у разі натискання якої Excel забезпечить вас інформацією про те, як користуватися цим вікном діалогу.

Кнопка Справка,розташована на панелі інструментів Стандартная,додає до курсору миші знак питання (?). Після цього інформацію про команди й елементи екрана можна одержати, якщо встановити в потрібне місце покажчик миші зі знаком питання і натиснути ліву кнопку миші.

Після завершення поточного сеансу роботи в Excel виконуємо команду Файл/Выход.

3.Створення, редагування і збереження таблиці.

Для введення інформації в задану клітинку потрібно встановити на неї курсор чи натиснути мишею на цю клітинку. Після цього можна починати вводити дані. З уведенням першого символу ви переходите в режим уведення, при цьому в рядку стану відображається слово Введение.

Якщо інформація вже введена в комірку і потрібно лише додати чи скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібній клітинці чи натисніть клавішу F2, коли необхідна клітинка виділена. При цьому ви переходите в режим введення і можете внести необхідні зміни в дані, що знаходяться в цій клітинки. Ви можете відновити вміст клітинки, не виходячи з режиму введення. Для цього потрібно натиснути Ctrl + Z чи Esc. Відновлення даних і вихід з режиму введення здійснюється натисканням мишею червоного хрестика, розташованого в рядку введення

Смуга під панелями інструментів Microsoft Excel, використовується для введення чи редагування значень або формул в клітинках чи діаграмах. Тут виводиться постійне значення чи формула активної клітинки. Для введення даних виділіть клітинку, введіть дані і натисніть кнопку із зеленою «галочкою» чи Enter. Дані з'являються в рядку формул у міру їх набору.

Поле імені розташоване в лівому кінці рядка введення. Використовуйте поле імені для надання імен активній комірці чи виділеному блоку. Для цього клацніть на полі імені, введіть туди ім'я і натисніть Enter. Такі імена можна використовувати при написанні формул чи при побудові діаграм. Також поле імені можна використовувати для переходу до пойменованого осередку чи блоку. Для цього відкрийте список і виберіть з нього потрібне ім'я.

Копіювання даних здійснюється в стандартний для середовища Windows спосіб:

• виділіть частину клітинки чи кілька клітинок;

• скопіюйте виділений діапазон у буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст виділеного блоку в будь-якому додатку Windows;

• для вставки скопійованої інформації встановіть курсор у потрібне місце і вставте інформацію з буфера.

У разі введення даних вам очевидно доведеться мати справу з проблемою вставки порожнього рядка чи порожнього стовпця в таблицю. У Excel це завдання виконується в такий спосіб:

• натисніть мишею заголовок стовпця, перед яким ви збираєтеся вставити порожній стовпець, у результаті чого він буде виділений кольором;

• натисніть праву кнопку миші. З'явиться список команд;

• виберіть команду Прибавить.З'явиться новий стовпець.
Можна вставити стовпець і в інший спосіб. Установіть маркер у будь-якій комірці стовпця, перед яким потрібно вставити новий стовпець, і виконайте команду Вставка/Столбик.Аналогічно для вставки рядка виконайте команду Вставка/Строчка.

Крім стовпців і рядків у таблицю можна вставляти й клітинки. Для цього виконайте команду Вставка/Ячейки.

Збереження файла на диску.Після того, як створено новий документ, його необхідно зберегти у вигляді файла. З цією метою в рядку головного меню треба активізувати команду Файл,для чого слід:

• або натиснути на клавіші Alt + F,

• або клацнути мишею на команді Файл.

На екрані дисплея з'являється перелік команд керування файлами. Для збереження файла на диску треба вибрати команду Сохранить как...та активізувати її (за допомогою миші або клавішею керування курсором на клавіатурі). Тоді на екрані дисплея з'явиться діалогове вікно/.

У полі Папка, розкривши список, слід вибрати потрібну папку, у полі Имя файла— ввести ім'я створеного файла, що зберігається; після цього треба клацнути мишею на кнопці Сохранить.

Ці дії стосуються файлів, що тільки-но створені або які потрібно зберегти під іншим іменем (в іншій папці, на іншому диску).

Для збереження існуючого файла на диску після його редагування необхідно з меню Файлвибрати команду Сохранитьабо скористатися кнопкою (Сохранить)панелі інструментів Стандартная. Файл буде збережений під своїм іменем.