Методы проведения совещаний

Доклад – один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.

Обмен мнениями (обмен информацией) – каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Например: «Ситуация в подразделении за последнюю неделю», «Как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения» или «Ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта». Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.

Мозговой штурм – участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача – генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например: где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? и т. д.

Обсуждение – любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на сегодняшний день не решен.

Для сокращения по возможности длительности мероприятия можно рекомендовать подготовить несколько вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании с рассылкой проектов решений заинтересованным и компетентным специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку.

Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента. Кроме того, нормой этики деловых отношений следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов.

Требуется заблаговременно оповестить участников совещания о о повестке и целях его проведения, познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Так же необходима подготовка помещения для проведения совещания, в том числе необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.

25 Ведение делового совещания.

В день проведения совещания рекомендуется:

1. Начать заседание точно вовремя;
2. сообщить участникам:

· цель совещания;

· повестку дня;

· возможные решения и условия их принятия;

· порядок ведения и оформления протокола.

1. согласовать с участниками правила совместной работы: последовательность обсуждения вопросов, время выступлений, перерывов, окончания совещания, порядок принятия решений и т. д.;
2. поручить одному из участников или секретарю ведение протокола;
3. держать под контролем перерывы;
4. распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения;
5. во время заседания перепроверять, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация;
6. повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия;
7. в конце заседания подвести итоги и пояснить: что, кем и к какому времени должно быть сделано;
8. перед окончанием совещания подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий главным образом принятые решения, ответственных и сроки. При отсутствии такой возможности протокол разослать участникам и заинтересованным лицам не позже чем через 48 ч;
9. завершить совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Поблагодарить выступавших, всех участников и готовивших совещание;
10. закончить совещание точно в назначенное время, чем обеспечить себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня.

26 После совещания рекомендуется:

1. Проанализировать ход и результаты состоявшегося совещания.

2. По результатам анализа наметить: что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания.

3. Составить и выслать участникам четкий итоговый протокол — не более чем через 48 ч после завершения заседания (если не был роздан участникам заседания при его окончании краткий протокол);

4. Контролировать выполнение принятых решений, добиться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий;

5. Информировать участников очередного заседания о выполнении решений предыдущего заседания.

Чтобы деловое совещание было плодотворным председательствующий менеджер должен владеть техникой организации и проведения дискуссий. Необходимо учитывать, что при проведении совещаний нередко приходится иметь дело с одними и теми же, весьма характерными, типами участников обсуждения. Данные участники зачастую вносят дезорганизацию и неконструктивный подход к рассмотрению вопросов. В таблице перечислены основные, наиболее характерные и часто встречающиеся типы участников обсуждения и рекомендуемые методы их обхождения или нейтрализации.

27 Типы участников обсуждения и их нейтрализация