Подготовка к проведению делового совещания.

В наиболее общем виде при принятии решения о проведении совещания подготовка к нему включает следующие действия:

· определение целевой направленности и предмета совещания;

· подбор оптимального регламента (понятие «регламент» включает тематику, повестку дня, время, общую продолжительность, состав участников совещания и ответственных за его проведение);

· выбор метода проведения;

· подготовка доклада и проекта решения;

· предварительная подготовка участников и помещения.

При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

23 По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, поставку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание - это совещание, направленное на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации.

По регламенту совещания намечается состав участников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах. Другими словами, приглашаются только те сотрудники, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. Обязательно нужно определить лимит выступления участников, в том числе и руководителя. Речи, занимающие более семи минут, недопустимы.