Как провести эффективное совещание

В целом правила эффективных совещаний можно сформулировать так:

1.Поставьте конкретную цель – зачем вы проводите совещание. Обязательно проверьте, действительно ли эта цель может быть достигнута с помощью совещания.

2.Определите, с помощью каких приемов вы достигните этой цели.

3.Установите время совещания и добейтесь того, чтобы оно не только началось, но и закончилось вовремя.

4.Вне зависимости от цели совещания обязательно оставьте время на то, чтобы участники задали вопросы и высказали свою позицию.

5. Использовать критику, даже конструктивную, надо очень осторожно и в ограниченных дозах.

Во время дискуссии приходится критиковать собеседника. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, удовольствия она нам не доставляет. для успешного ее использования целесообразно соблюдать ряд правил, которые выработаны многолетним опытом деловых дискуссий.

6.Для снижения затрат рекомендуется использовать Интернет и селекторную связь. Они могут связать по телефону несколько человек — это дешевле, чем собирать их и прекращать работу на некоторое время.

29 3. Особенности публичного выступления.

30 3.1. Грамотность, логичность и эмоциональная окраска речи.

«Богатство языка есть богатство мыслей»

Н.М. Карамзин.

Практически любому руководителю когда-либо приходилось выступать с сообщениями и докладами публично. Обычно это связано с выступлениями на комитетах и конференциях, защитой своих проектов, обучением работников и т.д. Успех публичного выступления зависит от многих факторов, но прежде всего от личности выступающего: его коммуникативных способностей, творческого потенциала, эрудиции, логичности и доказательности суждений, опоры как на практику, так и на теоретические знания, от степени доброжелательности и интеллигентности поведения во время выступления, от оптимизма, чувства юмора и т.д.

По своему психолого-педагогическому оформлению любое устное выступление является разновидностью лекции, учебной беседы, научного рассказа.

Наблюдения показывают, что успешные публичные выступления руководителей способствуют росту их авторитета, что неизбежно благотворно сказывается на решении задач по управлению. В то же время многие менеджеры у нас испытывают затруднения в свободном оперировании словами. Если кому-то кажется, что опытный лектор может успешно выступать без подготовки, то он ошибается: неподготовленная речь бывает или бесцветной, или пустопорожней. Тщательная подготовка позволяет даже неопытному оратору выступать вообще без каких-либо записей в руках. К аудитории желательно выходить со своими личными заготовками: ключевые слова, тезисы, наглядное пособие (схема, слайд, диафильм), презентация.

Большое влияние на успех выступления оказывает правильная и грамотная речь. Она создает форму выступлению и идет в сообщении впереди смысла. Однако у некоторых ораторов имеют место изъяны в произношении, подборе эпитетов, применении фигур речи. Такие ораторы берут содержанием, логикой и эмоциональной окраской речи. Аудитория должна почувствовать дружеское расположение к ней оратора.

Замечено, что аудитория скорее простит оговорки, чем нелогичность изложения. Это связано с тем, что нашему сознанию свойственно искать во всем систему, порядок — логику. Логика как наука изучает законы мышления, пути и способы получения знаний о мире путем рассуждений.

Знание логики так же помогает правильно мыслить, как знание грамматики — правильно говорить и писать. Оно необходимо и ученому, и оратору.

Цель выступления перед слушателями — подвести их к определенным выводам. При этом оратор не копирует ход своих мыслей, не воспроизводит логику рассуждений, а стремится к тому, чтобы управлять мыслительным процессом слушателей.

Логика изложения — это «логика для аудитории».

31 Рассмотрим основные требования логики к устному выступлению:

• требование определенности, ясности — слушатели должны ясно понимать все слова и выражения, употребленные выступающим. Неопределенность возникает, когда оратор произносит незнакомые для аудитории термины, существует разница в толковании слов или двусмысленные фразы («Все члены правления были переизбраны»).

• требование последовательности — когда одна мысль подготавливает другую. Логической считается такая последовательность, когда изложение идет от известного к неизвестному, от простого к сложному, от описания знакомого и близкого — к далекому. Последовательность изложения дисциплинирует мышление оратора, вносит ясность в самый трудный вопрос и способна доставить эстетическое удовольствие слушателям.

«Для успеха речи важно течение мысли оратора. Если мысль скачет с предмета на предмет, перебрасывается, если главное постоянно прерывается, то такую речь почти невозможно слушать», — писал известный русский юрист, теоретик красноречия А.Ф. Кони. Всем известна пословица «В огороде — бузина, а в Киеве — дядька».

• требование непротиворечивости— утверждая что-либо о каком-то предмете или явлении для какого-то момента времени в каком-то отношении, нельзя это же отрицать. Противоречивость в суждениях выступающего подрывает доверие к нему, сводит на нет все его старания. Как понимать оратора, который в одном выступлении с небольшим интервалом утверждает: «Частная собственность не нужна для перехода к рынку» и «Без частной собственности никакие рыночные реформы невозможны»?

• требование обоснованности важно соблюдать, если нужно убедить слушателей в чем-то или склонить их к определенным действиям. Трезво мыслящему человеку нужно обосновать, что дело обстоит так, а не иначе, да еще сделать это в такой форме, чтобы он сам был заинтересован в вашем выводе или предложении. Логическая структура обоснования: четко сформулировать саму мысль, которую вы хотите обосновать, подкрепить ее аргументами и продемонстрировать ход рассуждений.

32 Эмоциональность речи выражается через:

· обширный словарный запас — ибо вид человека, во время выступления мучительно подыскивающего слова для выражения собственной мысли, вряд ли может произвести благоприятное впечатление на аудиторию, вряд ли будет способствовать воздействующей силе речи. Чем больше слов в запасе у оратора, тем больше вероятность выразить мысль тоньше, понятнее, доступнее, зримее; тем больше возможности избавиться от всего того, что делает речь тяжелой для слуха, неэстетичной, мало воздействующей. Существуют специальные средства для выражения эмоций — экспрессивная, ассоциативная и оценочная лексика;

· затрагивание ценностной системы слушателей;

· звуковое оформление речи, умение оратора правильно озвучить речь (голос, интонация, ритм). Выступающему необходимо уметь найти «правильную», соответствующую предмету, аудитории и ситуации интонацию, ритм, чтобы облегчить слушателям восприятие речи;

· кинетические средствами воздействия — движения и жесты, которые также способствуют реализации замысла выступления.

33 3.2 Выступление перед аудиторией. Использование презентации.

На подготовку хорошего выступления времени затрачивается в несколько раз больше, чем на само выступление, однако, невидимый ни для кого труд - кроме подготовки дает еще и уверенность выступающему. Размер его волнения обратно пропорционален затраченному труду.

34 В основе классической схемыподготовки к публичному выступлению лежит пять этапов:

1. Подбор необходимого материала, содержания публичного выступления;

2. Составление плана, распределение собранного материала в необходимой логической последовательности (порядок);

3. «Словесное выражение», литературная обработка речи, насыщение ее содержания;

4. «Память» т.е. заучивание отдельных блоков или всего текста речи;

5. «Разыгрывание», т.е. произнесение речи с соответствующей интонацией, мимикой, жестами (для обратной связи здесь лучше использовать запись на аудио- или видеопленку.)

Особенно следует с особой тщательностью продумать и прорепетировать первые минуты выступления. Если речь начата уверенно и первые пять минут прошли удачно, то можно полагать, что и все выступление будет удачным.

Логика любого устного выступления требует продуманного заключения в конце изложения. Без заключения речь воспринимается как оборванное ничему не обязывающее сообщение. «... Всякая речь, — утверждал древнегреческий мыслитель Платон, — должна быть составлена словно живое существо, — у не должно быть тело с головой и ногами, причем туловище и конечности должны подходить друг к другу [ соответствовать целому».¹

35 Рекомендации в процессе публичного выступления:

· представиться не знающей Вас публике;

· сформулировать четко тему Вашего выступления;

Того, что читаем;

Того, что слышим;

Того, что видим;