Информационный ресурс – основа информатизации управления

В период информатизации общества формирование и производст­во информации становится важнейшим для ее полноценного при­менения.

Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация оп­ределяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении инфор­мации учитываются закономерности ее создания, преобразова­ния и использования в различных сферах человеческой деятель­ности.

Информацию как продукт производства и применения отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнооб­разна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управ­ленческая, управленческая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смы­словую ценность, формы представления и отображения на фи­зическом носителе, требования к точности, достоверности, опе­ративности отражения фактов, явлений, процессов.

Предметом дальнейшего рассмотрения будет управленческая и управленческая информация, важнейшими свойствами которой яв­ляются:

• достоверность и полнота;

• ценность и актуальность;

• ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное поло­жение дел. Недостоверная информация может привести к непра­вильному пониманию или принятию неправильных решений.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и при­нятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие ре­шений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи реша­ются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и ак­туальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и по­нятной, если она выражена языком, на котором говорят те, ко­му предназначена эта информация.

Совокупность больших сложных человеко-машинных ин­формационных систем является важнейшей составляющей ин­фраструктуры общества, где информация выступает одним из главных ресурсов жизнедеятельности. Являясь связующим зве­ном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и произ­водством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а на­оборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-управленческого управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения управленческого, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, инфор­мация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация — продукта тру­да; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Управленческая информация также представляет собой сово­купность различных сведений управленческого характера, кото­рые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анали­за на всех уровнях отраслевого и регионального управления на­родным хозяйством.

Управленческая информация включает сведения о составе тру­довых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Управленческая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для управленческой информации характерны:

• большие объемы;

• многократное повторение циклов ее получения и преобразо­вания в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

• многообразие ее источников и потребителей;

• значительный удельный вес логических операций при ее об­работке.

Эти свойства управленческой информации предопределяют на­учно-техническую необходимость и управленческую целесообраз­ность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработ­ке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объ­емы перерабатываемой информации.

Структура управленческой информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Подинфор­мационной совокупностью понимается группа данных, характери­зующих объект, процесс, операцию. По структурному составу ин­формационные совокупности можно разделить на:

• реквизиты;

• показатели;

• документы.

Элементарными неделимыми единицами управленческой ин­формации являются реквизиты, выражающие определенные свой­ства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качест­венные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явле­ний, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания управленческого смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая управленческий смысл, образует показатель.