Ревизия кассы и кассовых операции

Проводя ревизию кассы и кассовых операций необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операции в государственных учреждениях, утвержденным Приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 25.04.2000г. N 195

До начало ревизии кассы следует выяснить. До начала ревизии кассы следует выяснить, нет ли в бухгалтерии нескольких касс, не возложено ли на кас­сира ведение кассовых операций профсоюзной пли дру­гих организаций и не хранятся ли их деньги в кассе централизованной бухгалтерии. При этом следует иметь в виду, что храпение в кассе наличных денег, не принад­лежащих ревизуемому учреждению, запрещено.

До начала проверки кассы кассиром составляется отчёт об операциях за последний день, выводит остаток де­нег по кассовой книге.

Одновременно кассир даст расписку, в которой ука­зывается, что все приходные и расходные документы включены в отчет и к моменту ревизии кассы не опри­ходованных и не списанных в расход денег не имеется.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денег и других ценностей, находящихся в кассе. Денежное наличие проверяется путем полного полистного пересчета всех наличных денег. Одновременно инвентаризируются денежные документы и ценности, бланки строгой отчетности, хранящиеся в кассе. При проверке фактического наличия денежных документов (почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы и др.), устанавливается сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Бланки строгой отчетности проверяются по видам, номерам и сериям бланков. При подсчете фактического наличия денег в кассе принимается к учету наличность. Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются.

Если проверка наличия денежных средств в кассе проводится в срок выплаты заработной платы, на не выданные для этой цели подотчетным лицам суммы кас­сир предъявляет групповой список. Сохран­ность этих сумм проверяет ревизор. Наличные деньги и другие ценности, находящиеся в кассе, не оправданные приходными документами, счи­таются излишком и подлежат зачислению в бюджет.

Инвентаризация кассы оформляется отдельным актом. В акте указываются: состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризированных наличных денег и других ценностей, остаток в натуре в кассе бюджетной организации и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации (приложение N 15).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу бюджетной организации, второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка наличных денег и ценностей в акте указываются суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

Инвентаризация кассы оформляется отдельным актом. В акте указываются: состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризированных наличных денег и других ценностей, остаток в натуре в кассе бюджетной организации и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации (приложение N 15).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу бюджетной организации, второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка наличных денег и ценностей в акте указываются суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

Проверку кассовых операций осуществляют сплошным методом за весь ревизуемый период и за 2-3 месяца прошлого обревизованного периода.

При проверке кассовых операций в первую очередь проверяется правильность совершения операции и полноту отражения операции в бухгалтерском учёте по их поступлению в кассу и внесению на счёт. Проверку проводят путём сопоставления сумм отражённых в следующих документах и регистрах учёта: квитанция на взнос наличными, приходные расходные кассовые ордера, отчёт кассира, выписки со счетов банка и территориальных органов казначейства, мемориального ордера №1, накопительной ведомости формы 381. В случаях сомнения ревизора в достоверности сумм или цифр в документах, характеризующих операции с денежными средствами. Наиболее эффективным приёмом является встречная проверка.

Затем целесообразно проверить правильность ведения кассовой книги- основного сводного аналитического документа по осуществлению кассовых операций. По действующему законодательству на предприятии разрешается ведение только одной кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печать. Проверяется регулчрность ведения кассовой книги составление кассового отчёта. При этом имеется в в иду, что при совершении операции отчёт должен составляться ежедневно, или же в 3-5 дней. Подложная запись в остатке денежных средств устанавливается путём сплошного арифметического подсчёта сумм в каждом кассовом отчёте. В необходимых случаях составляется оборотная ведомость денежных средств за весь ревизуемый период. Для проверки реальности остатков денежных средств на отдельную дату используется данные мемориального ордера и накопительной ведомости, книги «Журнал-главная» и баланса. Проверка соответствия записей операций в кассовой книге и отчёте проводится путём взаимного их послеоперационного сличения. Противоречия между ними по записям могут быть в основном в результате неряшливого оформления документов, бесконтрольности бухгалтерии или умышленного сокрытия злоупотреблений. Полноту страниц в кассовой книге и кассовом отчёте документов по приходу и расходу наличных денег ревизор проверяет сопоставлением первичных документов – приходных и расходных кассовых ордеров с приложенным к ним оправдательными документами – кассовой книги и отчётом кассира Такая проверка позволяет вскрывать случаи неполного оприходывания денег, полученных по чекам из учреждений банка., от сотрудников учреждения в счёт погашения, а также случаи неполного списания денежных средств в расход.

Полноту отражения в кассовой книге и кассовом отчёте документов по приходу и расходу наличных денег ревизор проверяет сопоставлением первичных документов – приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов с кассовой книгой и отчётом кассира. Такая проверка позволяет вскрыть случаи неполного оприходывания денег, полученных с учреждения банка, от сотрудников, а также списания их в расход.. Проверку достоверности приходных и расходных кассовых ордеров необходимо проводить в целях выявления фактов использования кассиром подложных ордеров или использования кассовых ордеров повторно. Как известно все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных ордеров. Операции по приёму и выдаче денежных средств по приходным и расходным ордерам должны производиться только в день выписки и регистрации в журнале. Кассовые ордера должны выписываться работниками бухгалтерии, а не кассиром. Ревизия обращает внимание на то, чтобы на приходных документах были погашающие штампы «получено», а на расходных «оплачено», с указанием даты. Кассовые ордера, по которым кассовые операции по каким – либо причинам не были совершены должны изыматься бухгалтерией и выписываться новые. При проверке правильности регистрации кассовых ордеров ревизор обращает внимание на наличие и подлинность на приходном ордере подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере подписи главного бухгалтера и разрешительной подписи руководителя учреждения. При установлении фактов пропуска в нумерации кассовых ордеров или отсутствия на них подписей должностных лиц или отдельных исполнителей ревизор требует от кассира объяснения по замеченным нарушениям.

Проверка документов на взнос в кассу подотчётным лицом сумм неизрасходованных авансов производится во взаимной связи с операциями, характеризующими сумму утверждённого авансового отчёта. Сопоставлением сумм данных авансовых отчётов подотчётных лиц с данными приходных кассовых ордеров, кассовой книги и отчёта кассира проверяется правильность и реальность поступивших в кассу денег.

При проверке кассовых операций по экономическим однородным направлениям расхода денег наибольший удельный вес занимает контроль операций по выплате заработной платы. Источниками для проверки обоснованности списания в расход денег по кассе служат расчётно-платёжные ведомости, документы по промежуточным расчётам в случаях увольнения или ухода в отпуск, выплат внеплановых авансов.

Ревизор сверяет данные расчётно-платежных ведомостей с данными отдела кадров. Ревизией устанавливаются факты списания в расход по кассе денег в завышенном размере или по расчётно-платёжным ведомостям в целях злоупотребления или а порядке одолжения денежных средств работникам до следующего срока выдачи заработной платы. При проверке расчётно-платежных ведомостей ревизор обращает внимание на наличие и достоверность подписей в получении денег, правильность подсчёта итогов сумм выданной и депонированной заработной платы. Достоверность подписей в получении денег ревизор устанавливает путём сличения их с росписями на таких же или других документах прошлых месяцев или документов отдела кадров. При исследовании документов на выдачу денег лицам не состоящим в списочном составе обращается внимание на наличие отметок в расходном кассовом ордере, наименование документа, удостоверяющего личность получателя, его номера, кем и когда он выдан.

Тщательной проверке и анализу подвергаются операции по депонированным суммам заработной платы и прочей кредиторской задолженности. При этом необходимо выяснить по депонентским суммам, сделаны ли в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших заработную плату, отметки «депонировано», составлен ли реестр депонированных сумм и все ли суммы в него записаны. Проверяется также правильность ведения книги депонированной заработной платы и своевременность отражения в ней соответствующих сумм.

В целях выявления повторных выплат заработной платы и выплат депонентской задолженности подставным лицам целесообразно провести встречную проверку путём сопоставления платёжных ведомостей по которым была депонирована сумма, с книгой учёта депонентских сумм, расходными кассовыми ордерами на выдачу депонентской задолженности, а также дебетовыми записями в лицевых счетах рабочих и служащих.

Заключительным этапом ревизии кассовых операций является проверка их по данным синтетического учёта, особое внимание при этом обращается на правильность корреспонденции счетов, полноту отражения сумм счетах, правильность подсчётов итогов построчно и каждой графе мемориального ордера №1- накопительной ведомости формы 381, взаимосвязь с корреспондирующими счетами, отражённых в других регистрах учёта.

Необходимость проверки правильности корреспонденции счетов по каждой кассовой операции и полноты отражения сумм на соответствующих счетах заключается в том, чтобы выявить возможные случаи вуалирования злоупотреблений и хищений, когда выданные из кассы суммы или полученные платежи вместо одного счёта относят на другой.