Вопрос 3. Организационно-тактическое направление рационализации трудовых процессов. Организация и оборудование рабочего места сотрудника органов внутренних дел

Рационализация трудовых процессов обеспечивает экономию времени и сил сотрудников за счет применения наиболее эффек­тивных организационных и технических приемов труда.

Различают два взаимосвязанных направления рационализации трудовых процессов в органах внутренних дел: организационно-тактическое и техническое.

Организационно-тактическое направление охватывает ком­плекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников органов внутренних дел за счет наилучшей организа­ции и тактики осуществления трудовых операций. Эти меры при­менительно к труду сотрудников органов внутренних дел связаны, прежде всего, с совершенствованием технологии работы с доку­ментами и устранением непроизводительных затрат при проведе­нии организационных мероприятий (совещаний, инструктажей и т.п.)

При составлении документа следует исходить, как минимум, из двух условий: необходимость (полезность) документа и однократность записи информации.

Сущность первого состоит в том, что сотрудник должен четко представлять, каково назначение, необходимость составляемого документа и как он может быть использован на практике. Ответы на эти вопросы определяют действительную необходимость со­ставления документа и объем информации, которая должна найти отражение в составленном документе.

Изучение материалов, находящихся в производстве некоторых сотрудников, показывает, что последние расходуют значительное время на составление излишних, а иногда и заведомо бесполезных документов.

Создание излишних документов, отражение в них избыточной информации ведет к нерациональному расходованию сил и вре­мени, создает видимость работы, затрудняет возможность в после­дующем разобраться в делах, найти действительно необходимые документы, получить требуемую (значимую для работы) информа­цию.

Однократность записи предполагает составление документа без черновика, без повторного переписывания (сразу набело). От­сутствие у сотрудника такого умения удваивает и без того боль­шой объем работы по составлению документов.

Своеобразным условием рационализации труда сотрудников
внутренних дел является алгоритмизация (типизация) некоторых видов выполняемых ими работ. Она позволяет сократить время на выполнение работы, устраняет излишние трудовые операции, обеспечивает выполнение главных, объективно необходимых операций, позволяет сотруднику сосредоточиться на более качественном их выполнении. Типизация некоторых действий работника позволяет сократить расходы времени и сил на решение вопроса о том, что следует делать в той или иной ситуации, если такой вопрос, в общем, может быть решен заранее на основе обобщения передовой практики, использования научных достижений.

Служебные и оперативные совещания занимают значительное место в работе сотрудников органов внутренних дел. Это традици­онный и широко практикуемый метод выработки и принятия управленческих решений. Он не только не утратил своей значи­мости сегодня, но и приобретает особую роль в условиях непре­рывно усложняющейся системы управления, возрастания значимости задач охраны общественного порядка и борьбы с преступностью.

Вместе с тем следует признать, что далеко не каждое совеща­ние бывает эффективным и достигает желаемых целей. Велико еще и их количество. Продолжительность проведения доводит по­рой их участников до изнурения и безразличия к обсуждаемым вопросам. К сожалению, это застарелая болезнь, которая началась не вчера.

Таким образом, с одной стороны, необходима решительная борьба с заседательской суетней, а с другой — без совещаний не обойтись, что возможно при определенных условиях, основные из которых заключаются в том, чтобы каждый участник совещания прилежно и со всей ясностью воспринял обсуждаемый вопрос и постарался бы определить поставленные цели; обсуждение собрало компетентных людей (вооруженных соответствующей инфор­мацией и подготовленных в данной области); каждый из участни­ков мог возразить против принятого решения и предложить свое; у председательствующего был четкий план проведения совещания и чтобы он постарался аффективно провести заседание; всем участникам быть готовым и, за неимением своих, искренне прини­мать выдвинутые другими идеи, и суметь выбрать правильную по­зицию по отношению к рассматриваемой проблеме для принятия эффективного решения.

Для этого необходимо прежде всего:

- уделять особое внимание предварительной подготовке вопросов при коллективном обсуждении;

- умело отбирать наиболее актуальные вопросы для коллек­тивного обсуждения;

- заблаговременно снабжать участников совещания необходимой информацией, повышать их активность и заинтересован­ность путем их привлечения к обсуждению актуальных вопросов и повышения внимания к предложениям каждого участника совещаний;

- более эффективно использовать время в ходе проведения разного рода совещаний;

- приглашать для коллегиального обсуждения вопросов толь­ко заинтересованных и авторитетных сотрудников;

- вести работу по созданию ценностно-целевого и мотивационного единства всех участников совещания;

- развивать и всячески стимулировать между всеми участни­ками совещания высокую степень доверия, а также критику и са­мокритику при обсуждении актуальных вопросов;

- целенаправленно формировать группы и коллективы, способные принимать оптимальные управленческие решения;

- устранять формализм и неорганизованность в подготовке и
проведении совещаний.

Организация служебных совещаний на научной основе пред­полагает проведение их в заранее определенные дни, если это, конечно, не вызывается чрезвычайными обстоятельствами. Нужно помнить, что другие сотрудники органов внутренних дел планируют свое рабочее время, в связи, с чем приглашение их на планированное совещание выбивает из графика, вносит дезорганизацию в работу.

Приглашая людей на совещание, следует указать, помимо времени его начала, предполагаемое время его окончания. Об этом правиле, к сожалению, забывают многие. В условиях неопределенности сотрудник, приглашенный на совещание, лишен возможности планировать свое рабочее время проведения мероприятия.

Говоря о времени проведения совещания, нельзя преподнести готовые рецепты, когда его лучше проводить. Оно определяется конкретными условиями. Единственное, что можно рекомендовать в связи с этим: совещание нежелательно проводить в середине рабочего дня, чтобы не разрывать его.

Обязательно следует делать перерывы: через час при небольшом числе участников совещания и через полтора часа – при их значительном количестве. Не рекомендуется проводить совещание в ущерб обеденному перерыву.

С организационно-тактическим направлением рационализации трудовых процессов тесно связано техническое направление, заключающееся в использовании различных технических средств, позволяющих сократить время на выполнение работ, устранить излишние перемещения работников. Это, прежде всего, использо­вание средств оргтехники, а также вычислительной техники.

В теории и практике работы по внедрению НОТ под условиями труда понимается совокупность факторов внешней среды, оказывающих влияние на организм человека, его физиологические функции и психику, а, следовательно, и на работоспособность человека в процессе труда.

Условия труда определяются уровнем развития производи­тельных сил общества и формируются в зависимости от особенно­стей производственной (служебной) обстановки — материально-технических, санитарно-гигиенических, социально-психологических и иных факторов. Эти факторы могут быть благоприятными и неблагоприятными. Первые способствуют повышению производительности труда и сохранению здоровья человека, вторые приводят к ухудшению его здоровья, быстрой производственной утом­ляемости и снижению работоспособности. Утомляемость выража­ется также в понижении качества работы, невнимательности и т.п.

Факторы, определяющие условия труда работника органов внутренних дел, могут быть сгруппированы следующим образом: санитарно-гигиенические, психофизиологические, эстетические, социально-психологические.

Санитарно-гигиенические факторы определяют внешнюю про­изводственную среду. К ним относятся метеорологические условия производственной среды (микроклимат); шум; освещенность общая и местная; санитарно-бытовое состояние и обслуживание рабочих (служебных) помещений и др.

Психофизиологические факторы. Эти факторы обусловлены конкретным содержанием деятельности работника, характером его труда. К важнейшим психофизиологическим факторам относятся: физическая нагрузка, нервно-психическое напряжение, монотонность труда, ритмизация труда, рабочая поза, режим труда и отдыха.

Эстетические факторы. Производственная эстетика играет важную роль в создании благоприятных условий труда. Ее внедрение способствует формированию положительных эмоций у работника и повышению эффективности труда. К эстетическим факторам относятся: архитектурно-конструкторско-художественноное оформление интерьера, служебного оборудования, озеленение, применение функциональной музыки.

Социально-психологические факторы. Данный вид факторов характеризует взаимоотношения людей, сложившиеся в коллекти­ве органа внутренних дел, их настроение и отношение к своей работе, стиль руководства коллективом органа и многие другие социально-психологические явления. Известно, что взаимоотно­шения сотрудников органа, складывающиеся в процессе работы, психологический настрой оказывают огромное влияние на реше­ние задач, стоящих перед органом, на состояние работоспособности.

Следовательно, создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе является важным условием эффективности труда работников органов внутренних дел. Важную роль в создании благоприятного социально — психо­логического климата на рабочем месте играет этика служебных отношений, то есть соблюдение работниками в процессе общения между собой и с гражданами существующих правил поведения (этика), выработанных практикой и обеспечиваемых мерами социального воздействия. В частности, каждый работник органа внутренних дел должен чутко, внимательно и вежливо относиться к людям, с которыми ему в процессе работы приходится иметь дело; быть тактичным во взаимоотношениях со своими товари­щами по работе, уважать их труд, ценить их время, оказывать им помощь в работе; быть принципиальным, нетерпимым к бюрокра­тизму и формализму, нарушениям законности; в своей деятельно­сти должен учитывать интересы и нужды не только органа, где работает, но и других органов, учреждений, организаций и граждан.