Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать:

1) Полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документе, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой — на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия.

2) Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций — одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).

Пример организации документооборота предприятия приведен

в табл. 1.

 

Организация документооборота

 

Структурные Бухгалтерская служба Бухгалтерская служба передает
подразделения, получает документы документы
сторонние    
организации    
Коммерческий — хозяйственные договоры — сведения о нормах расхода
отдел — акты и другие материалы денежных средств и
  по вопросам выполнения материалов
  договорных обязательств — сведения о затратах по
  — счета на приобретение видам деятельности и
  товарно-материальных отдельным договорам
  ценностей  
  — авансовые отчеты — сведения об оплате
  сотрудников счетов, дебиторах и
    кредиторах
    — указания по вопросам
    оформления и представления
    для учета документов и
    сведений
Секретариат — копии приказов — проекты приказов и
  и распоряжений директора распоряжений по вопросам
  по основной деятельности финансовой деятельности
  — корреспонденция — сводки,справки,
  в адрес бухгалтерии сведения по запросам
    руководства
    — отчеты о результатах
    финансово-хозяйственной
    деятельности
Склад — товарные отчеты — приходные и расходные
  — сведения о бое, ломе, накладные
  порче товарно- — акты на списание товарно-
  материальных ценностей материальных
    ценностей
Банк — выписки по счетам — расчетно-платежные
  и прилагаемые к ним банковские документы
  документы  
  — письменные — чеки на получение
  разъяснения денежных средств
  по вопросам и объявления на взнос
  взаимодействия с банком наличными
    — сведения по вопросам
    работы с денежной
    наличностью
    — бухгалтерские балансы и
    отчеты
Государственная — акты и документы по — приказы, документы и
налоговая вопросам правильности пояснения, необходимые для
инспекция исчисления и уплаты правильного исчисления
  налогов в бюджет налогов.
  — письменные разъяснения — расчеты по налогам
  по налогообложению (налоговые декларации)
    — бухгалтерские балансы
    и отчеты

 

Основные этапы документооборота:

• составление и оформление документов;

• движение документов по рабочим местам;

• прием документов в бухгалтерии;

• обработка документов в бухгалтерии;

• сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:

1. Порядок составления документа:

— количество экземпляров;

— ответственный за выписку;

— ответственный за оформление;

— ответственный за выполнение;

— срок исполнения.

2. Порядок проверки документа:

— ответственный за проверку;

— кто представляет;

— порядок представления;

— срок представления.

3. Порядок обработки документа:

— исполнитель;

— срок исполнения.

4. Порядок передачи документа в архив:

— исполнитель;

— срок исполнения.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в табл. 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование документа Приходный ордер Накладная на отпуск материалов
Создание документа Количество экземпляров
Ответственный за выписку Кладовщик Кладовщик
Ответственный за оформление Кладовщик Кладовщик
Ответственный за исполнение Кладовщик Кладовщик
Срок исполнения Ежедневно до 17.00 В течение дня выписки
Ответственный за проверку Главный бухгалтер Главный бухгалтер
Проверка документа Кто представляет Бухгалтер Бухгалтер
Порядок представления Отчет за месяц Отчет за месяц
Срок представления До 2-го числа следующего месяца До 2-го числа следующего месяца

 

Обработка документа Кто исполняет Бухгалтер Бухгалтер

Срок исполнения До 2-го числа следующего месяца До 2-го числа следующего месяца

Передача в архив организации Кто исполняет Главный бухгалтер Главный бухгалтер

Срок исполнения По окончании следующего месяца До 30-го числа месяца

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

• Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации.

• Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике1 возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

•Третье направление совершенствования документооборота — рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм.

 

Основное содержание и порядок учета основных средств








Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 919;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.014 сек.