Понятие документооборота
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать:
1) Полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документе, поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой — на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия.
2) Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.
При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций — одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.
Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).
Пример организации документооборота предприятия приведен
в табл. 1.
Организация документооборота
Структурные | Бухгалтерская служба | Бухгалтерская служба передает |
подразделения, | получает документы | документы |
сторонние | ||
организации | ||
Коммерческий | — хозяйственные договоры | — сведения о нормах расхода |
отдел | — акты и другие материалы | денежных средств и |
по вопросам выполнения | материалов | |
договорных обязательств | — сведения о затратах по | |
— счета на приобретение | видам деятельности и | |
товарно-материальных | отдельным договорам | |
ценностей | ||
— авансовые отчеты | — сведения об оплате | |
сотрудников | счетов, дебиторах и | |
кредиторах | ||
— указания по вопросам | ||
оформления и представления | ||
для учета документов и | ||
сведений | ||
Секретариат | — копии приказов | — проекты приказов и |
и распоряжений директора | распоряжений по вопросам | |
по основной деятельности | финансовой деятельности | |
— корреспонденция | — сводки,справки, | |
в адрес бухгалтерии | сведения по запросам | |
руководства | ||
— отчеты о результатах | ||
финансово-хозяйственной | ||
деятельности | ||
Склад | — товарные отчеты | — приходные и расходные |
— сведения о бое, ломе, | накладные | |
порче товарно- | — акты на списание товарно- | |
материальных ценностей | материальных | |
ценностей | ||
Банк | — выписки по счетам | — расчетно-платежные |
и прилагаемые к ним | банковские документы | |
документы | ||
— письменные | — чеки на получение | |
разъяснения | денежных средств | |
по вопросам | и объявления на взнос | |
взаимодействия с банком | наличными | |
— сведения по вопросам | ||
работы с денежной | ||
наличностью | ||
— бухгалтерские балансы и | ||
отчеты | ||
Государственная | — акты и документы по | — приказы, документы и |
налоговая | вопросам правильности | пояснения, необходимые для |
инспекция | исчисления и уплаты | правильного исчисления |
налогов в бюджет | налогов. | |
— письменные разъяснения | — расчеты по налогам | |
по налогообложению | (налоговые декларации) | |
— бухгалтерские балансы | ||
и отчеты |
Основные этапы документооборота:
• составление и оформление документов;
• движение документов по рабочим местам;
• прием документов в бухгалтерии;
• обработка документов в бухгалтерии;
• сдача документов в архив.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:
1. Порядок составления документа:
— количество экземпляров;
— ответственный за выписку;
— ответственный за оформление;
— ответственный за выполнение;
— срок исполнения.
2. Порядок проверки документа:
— ответственный за проверку;
— кто представляет;
— порядок представления;
— срок представления.
3. Порядок обработки документа:
— исполнитель;
— срок исполнения.
4. Порядок передачи документа в архив:
— исполнитель;
— срок исполнения.
Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.
Пример графика документооборота приведен в табл. 2.
Наименование документа | Приходный ордер | Накладная на отпуск материалов | |
Создание документа | Количество экземпляров | ||
Ответственный за выписку | Кладовщик | Кладовщик | |
Ответственный за оформление | Кладовщик | Кладовщик | |
Ответственный за исполнение | Кладовщик | Кладовщик | |
Срок исполнения | Ежедневно до 17.00 | В течение дня выписки | |
Ответственный за проверку | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | |
Проверка документа | Кто представляет | Бухгалтер | Бухгалтер |
Порядок представления | Отчет за месяц | Отчет за месяц | |
Срок представления | До 2-го числа следующего месяца | До 2-го числа следующего месяца |
Обработка документа Кто исполняет Бухгалтер Бухгалтер
Срок исполнения До 2-го числа следующего месяца До 2-го числа следующего месяца
Передача в архив организации Кто исполняет Главный бухгалтер Главный бухгалтер
Срок исполнения По окончании следующего месяца До 30-го числа месяца
В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.
Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты конфиденциальных данных в документах.
В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.
Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.
В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.
Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.
На практике различают три направления совершенствования документооборота:
• Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации.
• Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.
Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике1 возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.
Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.
•Третье направление совершенствования документооборота — рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм.
Основное содержание и порядок учета основных средств
Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 925;