Microsoft Office Professional Plus 2010

В зависимости от выбранного тарифного плана стоимость подписки может включать в себя лицензию (право использования) хорошо знакомого многим пользователям пакета MicrosoftOffice в редакции, включающей Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, SharePoint Workspace и Lync. Дистрибутив для установки размером около 640МБ скачивается с портала самообслуживания сервиса.

За умеренную абонентскую плату предприятие получает возможность легально пользоватьсяMicrosoft Office, причем последней версии и в максимальной редакции. И делать это гибко: в случае необходимости расширения штата сотрудников количество подписок увеличивается, сокращения штата — соответственно уменьшается. Необходимо отметить, что, существующая в настоящее время стандартная политика корпоративного лицензирования Microsoft не предусматривает аналогичной возможности гибко обращаться с приобретенными лицензиями. Например, у предприятия нет возможности «передать» (продать) приобретенную весьма дорогостоящую лицензию другому юридическому лицу. А в условиях российских реалий такая потребность могла возникать довольно часто, например, в связи с передачей каких-либо бизнес-функций между подразделениями холдинга, представляющими собой отдельные юридические лица, и соответствующим перемещением единиц штатного расписания.

По отношению к облачному сервису Office 365 пакет Microsoft Office Professional Plus 2010 является набором клиентских приложений. Код этих приложений исполняется на локальном ПК, и поэтому по отношению к сервису Office 365 их можно назвать «толстыми» клиентами, или настольными клиентами.

Про знакомую большинству пользователей функциональность приложений, входящих в пакет, сказано и написано достаточно, повторяться смысла не вижу; далее будем останавливаться только на той функциональности, которая связана с работой приложений в качестве клиентов сервиса Office 365.

Microsoft Exchange Server (Exchange Online)

Благодаря наличию в составе сервиса Office 365 продукта Exchange Online пользователи получают возможность работы с электронной почтой корпоративного класса, со «встроенной» защитой от спама и вирусов. Exchange Online — это облачная версия давно существующего на рынке продукта Microsoft Exchange Server, функциональность которого отнюдь не ограничивается только электронной почтой: пользователи получают возможность централизованного хранения своей контактной информации (адресная книга компании при этом сформируется автоматически), могут управлять своим графиком посредством календарей и задач.

Настольным клиентом для Exchange Online является Microsoft Outlook.

У Exchange Online есть также и онлайновый (тонкий) клиент — Outlook Web App, доступный из браузера и, соответственно, не требующий установки на ПК. Интерфейс пользователя Outlook Web App максимально приближен к настольному варианту Outlook, доступен практически весь функционал, включая щелчки правой кнопкой мышки.

Microsoft SharePoint Server (SharePoint Online)

SharePoint Online — облачная версия серверного продукта Microsoft SharePoint Server, предназначенного для организации совместной работы сотрудников предприятия, централизованного интеллектуального хранения документов, поддержки их одновременного редактирования, управления проектами и многих других функций.

Остановимся подробнее на функциональности этого компонента сервиса Office 365, как, на наш взгляд, наименее знакомого потенциальным пользователям сервиса из секторов малого и персонального бизнеса.

Для хранения документов на сайтах SharePoint служат так называемые библиотеки. Документ в библиотеку может быть помещен несколькими способами: из специального меню настольного клиента Word 2010, загружен с жесткого диска нажатием на ссылку «Add document» сайта или переписыванием файла в Проводнике Windows, поскольку любая библиотека SharePoint может быть открыта в Проводнике Windows как сетевая папка.

В чем же преимущество хранения документов в библиотеках SharePoint по отношению к широко распространенной модели хранения файлов в сетевых папках?

Во-первых — это исключение конфликтных с точки зрения содержимого файлов ситуаций, когда один документ редактируется двумя пользователями независимо друг от друга. В случае, если документ «извлечен» пользователем из библиотеки SharePoint для редактирования, другие пользователи в это время изменить его не смогут. Всегда видно, кем именно извлечен документ.

Во-вторых — это поддержка версионирования. Библиотека SharePoint может быть настроена таким образом, чтобы хранить все версии документов от момента их создания. Причем любую промежуточную версию можно открыть, узнать, кто является автором изменений и когда они были внесены. Можно даже сравнить две версии документа.

В-третьих — это поддержка возможности одновременного редактирования документов. В частности, например, возможно одновременное редактирование одного документа Word двумя или более пользователями. Абзац, над которым работает один пользователь, закрепляется за ним и другие пользователи изменения в него вносить не могут. (Блокирование в Excel осуществляется на уровне ячеек.) Во время такого редактирования пользователи могут поддерживать между собой связь посредством обмена мгновенными сообщениями, голосом или видео за счет наличия в составе службы Office 365 компонента Lync Online .

В-четвертых — это возможность организации полнотекстового поиска по содержимому документов. Введя в окно поиска сайта SharePoint Online часть слова, в результатах поиска будут присутствовать все документы, в содержимом которых встретилось такое сочетание букв. Это позволяет эффективно управлять накопленной в компании информацией, находящейся в документах Microsoft Office. Каждый новый документ будет дополнять базу знаний предприятия.

В состав SharePoint Online входит также набор приложений Office Web Apps — это тонкие (режим On-line) клиенты для работы с файлами Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Тонкие клиенты исполняются в браузере, соответственно, не требуют установки на ПК, и реализуют наиболее востребованные пользователями функции своих настольных аналогов. В качестве браузеров для Office Web Apps поддерживаются Internet Explorer, FireFox, Safari и Chrome (подробные технические требования см. ниже).

С помощью Office Web Apps можно как просматривать документы Office, так и редактировать их прямо в браузере. Нужно отметить, что Office Web Apps хорошо справляются с довольно сложным форматированием, и только чрезвычайные ухищрения будут отображаться приближенно.

Для открытия файла в Office Web Apps достаточно щелкнуть мышкой на ссылку на соответствующий файл в библиотеке.

С использованием Office 365 можно перестать пересылать файлы как вложения в письма электронной почты, а высылать только ссылки на документы, находящиеся в библиотеке SharePoint. Таким образом, достигается сокращение объема информации, пересылаемой по электронной почте, поддерживается одна актуальная версия документа, хранящаяся централизованно, а также нет нужды беспокоиться о том, установлена ли у получателя последняя версия нужного приложения Microsoft Office — Office Web Apps помогут открыть документ в любом браузере.

Также возможно и оффлайновое редактирование файлов. Приложение Microsoft SharePoint Workspace, входящее в Microsoft Office Professional Plus, прозрачно для пользователя управляет локальной копией документов библиотек, синхронизируя измененные документы, когда появляется подключение к Интернету, и, соответственно, к сервису Office 365.

SharePoint Workplace

На сайт SharePoint сервиса Office 365 можно выгрузить базу данных Microsoft Access, что позволяет иметь доступную через веб-интерфейс единственную актуальную копию небольшой базы данных, достаточную, например, для ведения складского учета небольшого предприятия.

Опубликованная таким образом база данных автоматически синхронизируется с локальной копией, хранящейся на ПК пользователя.

Библиотеки сайта SharePoint Online сервиса Office 365 могут быть сконфигурированы для поддержки механизмов оповещений и бизнес-процессов.

В частности, при помощи механизма оповещений подписавшиеся пользователи могут по электронной почте получать письма при добавлении или изменении документов в интересующей их библиотеке, что позволяет всегда оставаться в курсе изменения документов, по которым в настоящее время ведется активная совместная работа или наоборот, редко изменяемых, но важных в деятельности компании документов — различных положений и регламентов. При этом сотрудник, внесший изменения или опубликовавший новый документ, освобождается от обязанности оповещать заинтересованных лиц — SharePoint Online сделает эту работу за него.

Механизм бизнес-процессов позволяет автоматизировать типовые процессы прохождения документов внутри предприятия. Например, в редакции компьютерного издания после подготовки материалов автором должно состояться утверждение редактором, а потом постановка материала в очередь на публикацию. В данном случае бизнес-процесс имеет очевидные шаги, которые могут быть настроены в SharePoint Online сервиса Office 365. После помещения документа в библиотеку бизнес-процесс автоматически запустится, и редактор получит по электронной почте уведомление о новом материале, нуждающемся в его рассмотрении. После просмотра материала в Word или Word Web App редактор может либо одобрить документ, либо отклонить его с комментарием. Автор в любом случае получит соответствующее оповещение по электронной почте. После утверждения материала редактором оповещение получит ответственный за дальнейшие действия сотрудник и так далее до окончания бизнес-процесса. На сайте всегда доступна информация о том, на какой стадии находится тот или иной стартовавший бизнес-процесс, что позволяет держать ситуацию под контролем.

Механизмы бизнес-процессов в Office 365 могут настраиваться достаточно гибко. В системе уже есть ряд предварительно сконфигурированных бизнес-процессов, и утверждение документов — один из них. В случае необходимости изменить бизнес-процесс или построить свой собственный, доступны несколько инструментов: простую настройку можно выполнить напрямую в SharePoint Online, более сложные операции — в специализированном ПО SharePoint Designer (распространяется бесплатно) и Microsoft Visio.

В SharePoint Online доступны функции управления проектами. Например, может быть создан список, содержащий перечисление задач, выполняющихся участниками рабочей группы проекта. Такой список визуально может быть отображен в виде диаграммы Ганта. При назначении задачи ответственному лицу по электронной почте будет направляться соответствующее уведомление. Также уведомление будет направляться всем подписавшимся при любом изменении этой задачи: сроки, содержание, состояние; за счет чего проектная команда всегда находится в курсе выполнения проекта.

На сайте SharePoint Online может быть размещен календарь рабочей группы проекта, включающий даты совещаний, доступ к которому может быть получен и из настольного клиента Outlook (см. 3) и из тонкого клиента Outlook Web Access. Сами совещания могут проводиться в онлайне за счет интеграции с Lync Online.

Microsoft Lync Server (Lync Online)

Этот компонент сервиса Office 365 отвечает за коммуникации между пользователями. Собственно, Lync Online — это облачная реализация сервера унифицированных коммуникаций Microsoft Lync Server 2010. Как и всякий продукт, претендующий на реализацию концепции унифицированных коммуникаций, Lync рассматривает в качестве основного абонентского терминала коммуникаций персональный компьютер пользователя.

Клиентское приложение Lync Client реализует контактоориентированный пользовательский интерфейс, в котором сразу видны индикаторы присутствия других пользователей, и из которого, используя одни и те же простые приемы, можно начать сеанс обмена мгновенными сообщениями, голосовой звонок, видео- или веб-конференцию. В процессе общения можно добавлять участников, сменить аналоговое устройство — например, переключить звонок на bluetooth-гарнитуру.

Интерфейс Microsoft Lync Client

Lync достаточно полно интегрирован с другими компонентами Office 365, за счет чего может реализоваться следующий сценарий. В Outlook, определив потенциальных участников веб-конференции, буквально в один клик можно начать ее планирование. Outlook получит из Exchange Online информацию о доступности потенциальных участников и актуальную версию их рабочих календарей, благодаря чему инициатор конференции может предложить время не наугад, а с учетом занятости коллег, что значительно повышает шансы попасть в удобное для всех время с первого раза. Всем потенциальным участникам по электронной почте будет направлено письмо, содержащее приглашение и ссылку на запланированную конференцию. Принять приглашение, равно как и начать или присоединиться к конференции, можно непосредственно из Outlook также в один клик.

Планирование веб-конференции в Outlook

Конференция в Lync. Сессия обмена мгновенными сообщениями, видеосвязь с отображением активного участника, показ слайдов презентации Microsoft PowerPoint с возможностью навигации для участников — все в едином интерфейсе

Для участия в веб-конференции можно приглашать участников, не являющихся сотрудниками компании. Такие участники смогут присоединиться, например, используя Silverlight-версию клиента, то есть для участия в веб-конференции Lync не нужно устанавливать на свой ПК никакого дополнительного программного обеспечения, и, соответственно, не нужно обладать правами локального администратора. Этот сценарий может найти широкое применение при приглашении к участию в вебинарах клиентов и партнеров компании.

Lync также интегрирован и с SharePoint, благодаря чему, например, во время совместного редактирования документа Word можно начать обмен мгновенными сообщениями с другими активными пользователями прямо из интерфейса настольного клиента Microsoft Word, после чего, в случае необходимости, перейти к общению голосом или видео.

10 мая 2011 года было объявлено о приобретении компанией Microsoft компании Skype. На пресс-конференции, посвященной событию, были озвучены планы Microsoft по интеграции технологий Skype с существующими продуктами: Lync, Messenger, Xbox. Логично предположить, что, когда эти планы реализуются, пользователям Office 365 будет доступна прямая связь с многомиллионной аудиторией пользователей Skype.