Юридической службы

Документация во все времена имела ценность, как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.

Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.

До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.

Одна из первых задач на пути создания идеального делопроизводства – уточнение понятия делопроизводства, или документационного обеспечения управления. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документированное и организацию работы с документами. Определение верно отражает сущность данного процесса. Однако практика делопроизводства расходится со стандартом: делопроизводство реально работает не со всеми официальными документами, не со всеми управленческими документами, а лишь с организационно-распорядительными. За пределами делопроизводства остаются бухгалтерские, банковские, учетные (в том числе по личному составу) и другие, официально входящие в ОКУД как управленческие документы.

Вторая задача на пути создания идеального делопроизводства – четкое определение функций, обязанностей, прав и ответственности службы делопроизводства и всех работников организации при работе с документами. Данная задача решается путем разработки должностных инструкций и положений о соответствующих службах. Так, в должностные инструкции специалистам следует включать пункт об обязанности соблюдать действующую инструкцию по делопроизводству.

Третья задача – создание электронного документа и организация электронного документооборота.

Рекламируемые в течение последнего десятилетия «безбумажные конторы», безбумажный документооборот на практике разработчикам программ автоматизации делопроизводства создать не удалось – оно осталось лишь мифом.

В настоящее время находит подтверждение необходимость долговременного хранения традиционных бумажных документов в управлении. Идеальное делопроизводство должно базироваться на параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов, во многом содержащих идентичную информацию.

Для юридического оформления идеального делопроизводства в организации должны быть следующие документы:

– Инструкция по делопроизводству, построенная на основании государственного стандарта и соответствующих нормативов;

– Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе типового);

– Положение о службе делопроизводства;

– Положение об архиве организации;

– Должностные инструкции работников службы делопроизводства и архива;

– Положение об экспертной комиссии организации;

– Табель унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации;

– Альбом унифицированных форм документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);

– Номенклатура дел организации.

При наличии филиалов, территориальных органов, подведомственных организаций и предприятий все перечисленные документы разрабатываются как типовые или примерные.