Порядок передачи и оформления материальных ценностей с объекта.

Хозяйственные операции по движению материальных ценностей осуществляются материально ответственными работниками строительной организации.

Важным условием для обеспечения сохранности МПЗ является рациональная организация их учета и достоверное оформление первичных документов. Как известно, первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно по ее окончании.

В соответствии с действующим законодательством к порядку оформления документов предъявляются высокие требования.

Строительная организация определяет круг лиц, отвечающих за сохранность МПЗ, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности. Наряду с этим руководитель организации определяет должностных лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дорогостоящих материальных ценностей.

Материально-производственные запасы поступают со склада поставщика, от транспортной организации и посреднических организаций в порядке, установленном договором, по правилам приемки ценностей по качеству и количеству, установленным действующим законодательством. Уполномоченное лицо принимает ценности по документам, характеризующим груз, а также по доверенности.

Ценности, полученные уполномоченным лицом, сдаются на склад лицу, отвечающему за их сохранность на данном складе, под расписку на первичных учетных документах или с составлением приходного ордера или акта о приемке материалов.

Материальные ценности, поступившие на склад из собственных подсобных и вспомогательных производств и обслуживающих хозяйств, из других складов в порядке внутреннего перемещения, из основного производства как ценности многоразового использования, приходуются на основании ведомостей учета выхода продукции и накладных внутреннего перемещения ценностей.

Материалы, полученные от ликвидации основных средств, оформляются актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Поступление материальных ценностей безвозмездно оформляется в порядке, установленном для оформления поступления ценностей от поставщиков.

Излишки материалов, выявленные в процессе инвентаризации, приходуются на основании актов инвентаризации и решения инвентаризационной комиссии организации, утвержденного руководителем строительной организации.

Согласно правилам действующего нормативного регулирования бухгалтерского учета распоряжения главного бухгалтера в части документального оформления операций по движению материальных ценностей, порядка ведения оперативного учета являются обязательными для материально ответственных лиц.

Материально-производственные ценности приходуются в единицах, указанных в расчетных документах, или в единицах учета их использования с пересчетом количества ценностей в данные измерители при оприходовании. Допускается оформление однородных грузов, поступающих в организацию в течение одного дня, один раз - по окончании рабочего дня.

Существенной особенностью строительной отрасли является частый отпуск материальных ценностей на нужды строительства. Этим вызвана целесообразность использования лимитно-заборных карт. Они выписываются в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, а второй - остается на складе. Отпуск материалов в производство осуществляется работником склада при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения строительной организации.

Отпуск материалов на производство в строительных организациях производится в соответствии со сметой строительства. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими производится только по разрешению руководителя строительной организации, главного инженера или других лиц, на это уполномоченных.

Другая особенность строительной отрасли заключается в том, что в ходе строительных работ применяется значительное количество различных однородных (навалочных) материальных ценностей, таких как цемент, щебень, песок, гвозди и т. п. Отпуск такого рода материальных ценностей разрешено оформлять актом инвентаризации, проводимой рабочей комиссией организации на определенную дату. При этом количество ценностей, отпущенных в производство, определяют расчетным путем как разницу между остатком ценностей на начало отчетного периода с учетом их поступления в этом периоде и количеством ценностей, выявленных в результате их инвентаризации.

Подрядные строительно-монтажные организации для хранения материальных запасов могут иметь центральные и приобъектные склады, а также кладовые. Крупные организации имеют в своем составе специализированные подразделения по заготовлению, хранению и доставке материалов на строительные объекты, так называемые управления производственно-технологической комплектации.

Особенности строительной отрасли требуют закрепления мест хранения и материально ответственных лиц отдельным распорядительным документом.

Как правило, по строительным участкам, отдельным объектам строительства (стройкам) материально ответственным лицом является руководитель участка или объекта строительства. Кроме того, в соответствии со ст. 245 Трудового кодекса РФ в строительстве может быть бригадная материальная ответственность. Таким образом, при совместном выполнении работниками строительной организации отдельных видов работ, связанных с применением переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между строительной организацией и всеми членами коллектива (бригады). Вопросы, связанные с заключением договоров о бригадной материальной ответственности, регламентирует постановление Минтруда России от 31.12.2002. N 85.

Суть договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности сводится к следующему: ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины. При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Так как в строительно-монтажные организации кроме основных производств могут входить подсобные и вспомогательные хозяйства, то в бухгалтерском учете отдельно, но взаимосвязано следует отражать результаты основного производства, подсобных и вспомогательных производств. Необходимо отметить, что производство строительных конструкций, изделий, материалов и реализация их сторонним организациям является промышленной деятельностью.

Материальные затраты строительно-монтажных организаций подразделяют на прямые и накладные расходы в точном соответствии с группировкой статей затрат в сметных расценках. Это позволяет осуществлять контроль за соблюдением сметной стоимости строительства, на базе которой, в частности, может рассчитываться договорная цена объекта.

Особенности и специфика строительной отрасли оказывают непосредственное влияние на систему организации учета материально-производственных ценностей при проведении строительных работ и обусловливают значительные различия по сравнению с другими видами деятельности.

В общей системе бухгалтерского учета в строительстве учет МПЗ занимает важное место. Материальные затраты являются основным элементом себестоимости строительной продукции. В некоторых строительных организациях данный показатель доходит до 60% себестоимости объекта строительства. В новых условиях рынка расходы и доходы строительной организации тесно взаимосвязаны. Без тщательного анализа показателя себестоимости материалов строительная организация не сможет контролировать уровня затрат на выполнение и сдачу работ, сопоставлять его с выручкой и тем самым влиять на рост своего дохода.

Помимо специфики производства, определяемой видом строительной деятельности, на ведение учета МПЗ оказывают влияние принятая организацией структура управления, правовая форма и другие факторы. Принимая во внимание эти обстоятельства, в учетной политики на предстоящий год строительная организация определяет, какие синтетические счета следует включать в рабочий план счетов и какие субсчета необходимо открыть к этим счетам.

Правила организации бухгалтерского учета и формирования информации о МПЗ в строительной организации определяются Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01.

Принимая от материально ответственных лиц первичные документы, подтверждающие операции по движению материальных ценностей, бухгалтер должен проверить их по существу совершенных хозяйственных операций, правильности и полноте заполнения всех реквизитов, подлинности подписей должностных лиц. После этого проверяется правильность заполнения отчета о движении материальных ценностей. Аналитический учет производственных запасов может быть организован двумя способами: количественно-суммовым или сальдовым.

Количественно-суммовые карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет в них ведется не только в натуральном, но и в денежном выражении. Информация о движении материальных ценностей в карточках количественно-суммового учета должна быть отражена на основании первичных документов. Данный признак является недостатком, свойственным данному порядку учета материальных ценностей, так как происходит дублирование складского учета.

Карточка количественно-суммового учета материалов служит также основой для расчета стоимости материальных ценностей при их списании.

По каждому аналитическому счету открываются оборотные ведомости, в которые переносятся ежемесячно данные карточек количественного учета. Итоговые данные оборотных ведомостей сверяют с оборотами и остатками по соответствующему синтетическому счету Главной книги.

В крупных и средних строительных организациях со значительной номенклатурой материальных ценностей целесообразно использовать сальдовый метод учета. При данном методе бухгалтерия не дублирует данных складского учета, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складе.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом или работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на начало месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в сальдовую ведомость.

Бухгалтерия определяет остатки материалов по учетным ценам, выводит их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовые ведомости можно вести двумя способами. При первом способе ведомости открывают и ведут по материально ответственным лицам, при втором - в целом по организации. Решение о выборе формы ведения сальдовой ведомости принимает главный бухгалтер строительной организации.

В целях сокращения работы по переписке наименований материальных ценностей и других реквизитов на начало каждого месяца сальдовые ведомости подготавливаются с необходимым количеством вкладных листов. При этом наименования материальных ценностей записывают в ведомости лишь в начале года (при их открытии).

Если в строительной организации применяются отчеты о движении материальных ценностей, то бухгалтер расценивает их натуральные показатели по твердым учетным ценам, а отклонения от них учитывает на отдельном аналитическом (синтетическом) счете. Ежемесячно данные материальных отчетов обобщаются в денежном выражении в оборотных ведомостях. В данном регистре систематизируются по корреспондирующим счетам дебетовые и кредитовые обороты по счетам учета материальных ценностей. Ведомости открываются на месяц в разрезе синтетических счетов, субсчетов или групп материальных ценностей. Поскольку записи о движении производственных запасов в ведомости сделаны в учетных ценах, бухгалтерия распределяет суммы отклонений от учетных цен и корректирует записи в кредит материальных счетов. При этом суммы отклонений записываются отдельной строкой в конце ведомости. Путем сложения всех сумм прихода, расхода и остатка по учетным ценам и отклонений определяют фактическую себестоимость материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов и в целом по строительной организации.

Данные накопительных ведомостей являются основанием для заполнения ведомости N 10 (10-а), которая используется в тех строительных организациях, где количество складов превышает пять; когда их менее пяти, применяется ведомость N 10-а.

Для обобщения информации о движении материальных ценностей на складах, а также в производстве (на стройплощадках, на участках) используется ведомость N 11 "Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цехам и цеховым складам". В ней, как и в ведомости N 10 (10-а), данные о движении материальных ценностей показываются в разрезе синтетических счетов, учетных групп и стоимости по учетным ценам. Применяется она отдельно для учета движения материальных ценностей в цеховых складах и производстве. Записи в ней ведутся по данным производственных отчетов, обоснованных надлежащими документами. При этом сумма поступивших со складов материальных ценностей, выявленная в ведомости, должна быть равна сумме, показанной в ведомости N 10 (10-а), по расходу в целом по организации - как внутренний оборот.

Изложенный порядок учета МПЗ позволяет осуществлять систематический контроль за складским учетом, получать информацию об их наличии и движении, которая необходима для принятия управленческих решений на разных иерархических уровнях строительной организации.

Учет строительных материалов на складе организуется материально ответственным лицом и ведется им непрерывно под постоянным контролем бухгалтерии организации. Для складского учета строительных материалов используются карточки учета материалов (форма N М-17) по каждому виду. Все записи в данных карточках должны быть сделаны на основании первичных документов. Материально ответственное лицо должно располагать образцами подписей тех лиц, которые имеют право распоряжаться материальными ценностями. После каждой записи о поступлении или отгрузке материальных ценностей выводится сальдо.

Дальнейший учет материально ответственными лицами может быть осуществлен двумя способами. Первый способ предусматривает в конце каждого месяца на основании первичного документооборота и записей в карточках учета материальных ценностей составление отчета о движении материальных ценностей. К данному отчету прилагаются все первичные документы, накопленные за месяц. При этом отчеты составляются в натуральных измерителях; оценку отраженных в отчете материалов производят в бухгалтерии строительной организации. Отчеты о движении материальных ценностей составляются в двух экземплярах, из которых один остается в бухгалтерии, а второй с подписью бухгалтера о приемке возвращается материально ответственному лицу после сверки его данных с данными первичного документооборота. На каждую группу материальных ценностей составляется отдельный отчет. В отчете должен быть указан остаток ценностей на начало месяца, затем заполняют приходную и расходную его части, и выводится сальдо на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по отчету.

При большом ассортименте материалов допускается составление отчета материалов на бланках отчета материальных ценностей в суммовом выражении (без наименований материалов).

Приход и расход строительных материалов группируются по источникам поступления и направлениям их использования. Данная группировка должна осуществляться по корреспондирующим счетам, которые проставляет в отчете бухгалтер материального отдела.

При организации складского учета по второму способу материально ответственное лицо сдает бухгалтеру материального отдела все первичные документы. При их приеме-сдаче оформляется реестр приемки-сдачи документов, в котором должны быть указаны количество и номера сдаваемых первичных документов каждого наименования раздельно по приходу и расходу.

Бухгалтер материального отдела строительной организации принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках учета материалов и подтверждает правильность записей своей подписью. С этого момента карточка приобретает статус регистра бухгалтерского учета.

Материально ответственное лицо ежемесячно переносит остатки из карточек учета материалов в ведомость учета остатков. Ведомость открывается в разрезе хранения или по материально ответственным лицам. При этом бухгалтер материального отдела должен проверить правильность отражения остатков в количественном выражении.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности строительной организации необходимо проводить инвентаризацию МПЗ.

Инвентаризация - это проведение проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета строительной организации, отраженным на счетах. Инвентаризация материальных ценностей позволяет проверить, все ли хозяйственные операции отражены в системном бухгалтерском учете строительной организации, а также внести необходимые уточнения и исправления. Инвентаризации подлежат материальные ценности, как принадлежащие организации, так и находящиеся на давальческих условиях.

При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины, а также виновников выявленных расхождений или порчи материалов и дает заключение о порядке регулирования разницы и возмещения потерь.

Учетные операции по движению материальных ценностей должны быть оформлены с применением унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с действующим порядком поступление материальных ресурсов в строительно-монтажные организации происходит от поставщиков и организаций-заказчиков. При строительстве используются также строительные материалы заказчиков, передаваемые в качестве давальческих сырья и материалов.

В зависимости от источника поступления материалов производится соответствующее отражение этих операций в бухгалтерском учете строительно-монтажной организации.

В частности, при использовании подрядчиком материалов поставки заказчика (ст. 745 ГК РФ) следует проверить, приняты ли указанные материалы к учету у подрядчика в установленном порядке. На практике стоимость переданных материалов не оплачивается подрядчиком со своего расчетного счета, а удерживается заказчиком с подрядчика при расчетах за выполненные работы. При этом НДС исчисляется подрядчиком исходя из полной стоимости выполненных СМР, включая стоимость переданных заказчиком материалов. Суммы НДС по таким материалам принимаются к вычету у подрядчика на основании счетов-фактур, выписанных заказчиком, и соответствующих первичных документов при условии указания этих сумм отдельной строкой. Аналогичным образом отражаются в учете операции по передаче (продаже) материалов от генподрядчика субподрядчику.

Подрядчик принимает от заказчика материальные ценности по соответствующим передаточным документам (накладным на отпуск, актам и др.). Полученные материальные ценности принимаются подрядчиком к учету и списываются на производство в установленном порядке