Понятие экономической информации. Требования, предъявляемые к экономической информации

Поясним некоторые основные понятия, связанные с термином «экономическая информация».

Данными называют разрозненные факты предметной области (описания, опросные и анкетные данные, ведомости и т.д.).

Информация - это организованные и обработанные данные. Как правило, информация представляет собой структурированные факты предметной области.

Часто при рассмотрении различных вопросов, связанных с обработкой информации, понятия «данные» и «информация» используются как синонимы. При этом имеется в виду, что обработка касается всегда только структурированных фактов предметной области, т.е., согласно данному определению, подразумевается обработка информации [20,С.5].

Особое место в системе информационного обмена занимает экономическая информация, которая отражает процессы производства, распределения и потребления материальных благ и услуг. Она характеризуется большими объемами, многократным использованием, постоянным обновлением и преобразованием, большим числом логических операций, таких как упорядочение, отбор, объединение, группировка и разнообразными математическими расчетами, позволяющими получать различные виды результатной информации, необходимой в экономике и управлении.

Экономическая информация – это информация о процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ и различных услуг. Она представляет те сведения, знания, сообщения, которые извлекаются из экономических данных, и которые помогают решить ту или иную задачу управления (т.е. уменьшить неопределенность ее исходов).

При этом в какой-то степени можно оценить полезность экономической информации: она тем ценнее, чем скорее или с меньшими затратами приводит к решению поставленной задачи. В современных условиях проблемы организации, сбора, переработки, хранения и использования экономической информации приобретают все большее значение.

Классификация экономической информации.По назначению в процессе управления общественным производством экономическая информация подразделяется на управляющую и осведомляющую (например, учетно-статистическую).

Управляющая информация состоит из доводимых до сведения исполнителей решений – либо в форме прямых приказов, плановых заданий (т.е. «директивно-адресных показателей»), либо в форме экономических и моральных стимулов, мотивирующих поведение исполнителей (объектов управления).

Осведомляющая информация (прежде всего, воплощенная в отчетных показателях) выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполнения решений, о состоянии управляемого объекта и т.д., с учетом которых принимаются новые решения, т.е. осуществляется дальнейший процесс управления.

В рамках этих двух больших классов экономическая информация классифицируется по признаку функции управления, которая ее вырабатывает: плановая, нормативная, учетная.

Учетно-статистическая информация (это информация о конъюнктуре рынка, о финансовом состоянии экономики, а также учет материальных ценностей на предприятии, оперативно-производственный учет, бухгалтерский учет, финансовые и статистические отчеты и т.д.).

По содержанию экономическая информация может классифицироваться:

а) по фазам и процессам производства: информация о рынке; информация о производстве, распределении, обмене, потреблении.

б) по элементам (факторам) воспроизводства: информация о населении и трудовых ресурсах; информация о природных ресурсах; информация о товарах и услугах; информация о финансовых средствах и т.д.

в) по отображаемым структурным единицам: информация по отраслям народного хозяйства; информация по экономическим районам; информация по предприятиям, компаниям, организациям и т.д.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную, избыточную и ложную.

Полезная информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки и восприятия, степенью использования.

Ложная информация возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных, а также в случае целенаправленной дезинформации.

Избыточная информация характеризуется двумя аспектами. Во-первых, это та информация, которая не нужна для принятия решений. Она бывает двух видов: сведения, не имеющие отношения к содержанию принимаемых решений, и сведения, поступающие в объеме, недоступном для своевременной обработки органом управления. При проектировании информационных систем управления необходимо выявлять избыточную информацию и избавляться от нее, что повысит качество управления. Однако, во-вторых, с точки зрения достоверности, избыточная информация – важное средство борьбы с помехами при передаче сообщений и выявления недостоверных сведений. Поэтому, в ряде случаев в информационных системах вводится искусственная избыточность информации (по сравнению с необходимым количеством символов для передачи сообщений). Например, в код добавляются контрольные разряды, в сообщение включаются дополнительные контрольные цифры, информация поступает из разных источников.

По степени обработки и месту в информационном процессе экономическая информация подразделяется на первичную и производную. Первичная информация – это исходное «сырье» в процессе переработки информации: она добывается путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т.е. путем сбора и восприятия данных. Производная информация – это продукт той или иной ее переработки.

Экономическая информация подразделяется также на постоянную, условно-постоянную и переменную. Однако это разделение носит условный характер.

Структура экономической информации. Структурной единицей экономической информации является показатель. Он состоит из совокупности реквизитов.

Реквизит – это логически неделимый элемент, отражающий определенные свойства объекта или процесса, к которым относится показатель.

Существуют реквизиты-признаки, характеризующие смысловое значение показателя и определяют его наименование (свойство относительности) и реквизиты-основания, характеризующие обычно количественные значения показателя. Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла, как правило, не имеют. Реквизиты могут быть выражены в цифровом, буквенном и буквенно-цифровом виде. Например, показатель должен содержать следующие реквизиты (рис.1.1). Данный показатель отражает курс доллара США по отношению к рублю 10 ноября 2003 года на Московской Межбанковской валютной бирже (1 доллар – 29 рублей 83 коп.).

ММВБ 10.11.03 1 $ 29,83 руб.

единица измерения (признак)

количество (основание)

единица измерения (признак)

количество (основание)

дата (признак)

где (признак)

Рис. 1.1. Пример показателя «Курс доллара»

При обработке данных значения реквизитов-признаков обычно подвергаются логическим операциям, а реквизиты-основания – вычислительным. Совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства объекта (процесса, явления), представляет собой информационное сообщение.

Под показателемпонимается сообщение, содержащее количественную характеристику одного из свойств отображаемого объекта (процесса, явления). Показатель является наименьшей смысловой единицей, способной быть самостоятельным предметом сообщения и образования документа.

В экономике обращаются миллиарды экономических показателей. Задача каждого органа управления любого уровня заключается в том, чтобы извлечь из этих показателей максимум полезной экономической информации для принятия решений. На основе показателей строятся документы, используемые в процессе управления.

Документ – это материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном виде, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Документы бывают на бумажных носителях (их иногда называют «твердые копии») и электронные.

Классификация документов. С точки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Такое деление позволяет для внутренних документов оптимизировать маршруты движения и определять те документы, которые можно усовершенствовать.

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений предприятия, различны по назначению и делятся на конструкторско-технологические, плановые, учетно-отчетные, нормативные, справочные. Такая группировка позволяет выявить общую закономерность возникновения и движения документов.

Кроме того, документы группируются в зависимости от способа их получения. Здесь выделяются первичные и производные документы. Первичные документы по форме размещения информации классифицируются на анкетные (например, карточка по учету кадров), зональные (например, типовой контракт), табличные (например, накладная на внутреннее перемещение материалов или оборудования), и комбинированные (например, акт о списании оборудования, акт о браке и т.д.).

По количеству отражаемых хозяйственных операций документы подразделяются на однострочные и многострочные, а по способу охвата хозяйственных операций – на разовые и накопительные.

По степени автоматизации заполнения (формирования) документы делят на заполняемые вручную, частично автоматизированным путем и полностью автоматизированным путем (электронные документы).

Рассмотренная классификация необходима для анализа процессов формирования и использования различных форм первичных документов.

Большое значение при изучении существующих потоков информации имеет периодичность составления и обработки документов, что отражается на определении длительности хранения информации.

Электронные документы хранятся в виде баз данных (БД) или отдельных файлов. Основной информационной совокупностью, с которой оперируют при компьютерной обработке информации, является файл (массив).

Файл – это совокупность записей о множестве объектов или множестве состояний объектов.

Запись – это сообщение об одном объекте или одном из состояний объекта или явления. Записи расчленяются на поля (практически это реквизиты).

Поле – группа символов, обозначающих конкретный реквизит, имеющих определенное значение и подвергающихся обработке за одну арифметическую или логическую операцию.

Символ – это знак, изображающий цифру, букву, математический знак и.т.д.

Расчет объемов экономической информации. При исследовании информационных потоков рассчитывают объемы экономической информации. Расчет объемов экономической информации может осуществляться на различных уровнях. Однако на каком бы уровне ни производился расчет, он всегда прямо или косвенно связан с расчетом объема информации документа. По натуральному объему информация может измеряться числом документов, документострок (количеством строк в документах), показателей, реквизитов, символов. Такой подход к измерению объемов информации используется для ориентировочного расчета трудоемкости обработки документов и данных, а также потребности в трудовых ресурсах и технических средствах (например, при обработке документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства).

При расчетах, связанных с передачей информации по каналам связи, с размещением информации в памяти ЭВМ, с компьютерной обработкой данных, ее количество измеряется такими единицами как бит и байт (1байт = 8 бит). Байт (byte) – совокупность битов, рассматриваемая как единое целое и изображающая символ в ЭВМ. На практике, как правило, используется единица измерения – байт или килобайт (1 Кбайт = 1024 байта).

Выявление структуры и объемов потока информации включает ряд последовательных приемов:

1) Сначала фиксируют перечень документов и проводят их классификацию с указанием количества документов каждой формы за определенный период.

2) Затем выявляют полную номенклатуру реквизитов с указанием количества алфавитно-цифровых знаков.

3) Определяют объемы информации.

Эффект от использования экономической информации. Производство и потребление информации должно быть хорошо мотивировано, так как требует значительных затрат. Для принятия планово-экономических, маркетинговых, инвестиционных, коммерческих и любых других управленческих решений необходима информация о спросе и предложении, о товарах и конкурентах, о наличии ресурсов и об издержках производства, о курсах акций и темпах инфляции и т.п. Эффект же от принятого решения проявит себя лишь спустя определенное время.

Менеджер, эффективно принимающий решение, собирает необходимую информацию лишь до тех пор, пока ожидаемые предельные выгоды не повысят предполагаемых предельных затрат на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентрации и рассеяния информации, согласно которой около одной ее трети по интересующему вопросу концентрируется в небольшом количестве источников. Поэтому при поиске и сборе информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее объема (полноты).

Информация добывается, как известно, не бесплатно, более того, пытаясь собрать больше данных, можно упустить драгоценное время. Пока предприятие будет заниматься длительным сбором информации, конкуренты могут принять в условиях некоторой неопределенности эффективное интуитивное решение деловой проблемы и тем самым занять преимущественное положение на рынке. Вот что по этому поводу пишет известный экономист П. Хейне: «Информация – редкое благо, у которого имеются свои издержки производства… Невыгодно откладывать действие, собирая (и покупая) информацию до бесконечности. Рациональный покупатель будет приобретать информацию лишь до тех пор, пока ожидаемый предельный проигрыш от ее неполноты будет больше, чем ожидаемые предельные затраты на приобретение информации».

Экономический эффект (доход, прибыль) от использования информации должен превышать затраты на ее получение. Это общий критерий, определяющий целесообразность получения и обработки информации. Иллюстрация данного положения представлена на рис.1.3, где f₁(x) – функция общего экономического эффекта от использования информации, а f₂(x) – функция затрат на приобретение и обработку информации. Тогда разность [f₁(x) – f₂(x)] есть экономический эффект от использования информации. Чем больше эта разность, тем лучше. На рис. 1.2 экономический эффект, равный величине отрезка [AB], достигает максимальной величины при объеме информации, равном x^* .

Точка x^* может быть вычислена, если задать функции f₁(x) и f₂(x) аналитически. На рисунке видно, что существует такой объем информации, при котором выгода от ее использования максимальна. При x > x^* выгоды от получения дополнительной информации по сравнению с дополнительными затратами на ее приобретение начинают уменьшаться. В этом проявляется закон убывающей предельной полезности и предельной производительности факторов производства. Отсутствие необходимой информации, использование устаревших или неточных данных является, как правило, причиной серьезных ошибок.

Получатель информации оценивает ее в зависимости от того, где и для чего она будет использована. Поэтому информация имеет свойство относительности и имеет разную ценность для разных получателей.

f(x) A f1(x)   f2(x)   B   х 0 х* Количество информации   Рис.1.2. Эффект от использования информации